boîte à outils

Mise à jour : 08 janvier 2016

  • Comment choisir une date de réunion qui convienne à tous sans multiplier les échanges de mails et perdre beaucoup de temps à analyser le tout ?
  • Comment faire pour que mon groupe de travail accède aux dernières versions des documents et puisse avoir un espace dédié dans lequel chacun puisse déposer et trouver des ressources clés ?
  • Comment recueillir rapidement l’avis de certains agents sur un projet / un événement que j’ai contribué à organiser ?
  • Comment co-travailler sur un document pour éviter la perte de temps et la multiplication des versions ?
  • Comment augmenter la participation à un groupe de travail ou à un événement que j’organise ?
  • Comment transmettre des fichiers volumineux sans avoir à déplacer mes dossiers numériques sur des supports externes?
  • Comment échanger avec quelqu’un à distance comme si nous étions dans la même pièce ?

Les outils à votre disposition

Qu’est-ce que Framapad ?

Framapad est un éditeur de texte collaboratif en ligne. Il permet à plusieurs contributeurs d’écrire sur un même document de manière simultanée (compte rendu de réunion, synthèse…). À titre d’exemple, cet outil a permis de finaliser la relecture et l’amendement d’un document par 20 personnes en une journée, alors que trois semaines auraient normalement été nécessaires. Les contributions de chaque utilisateur sont signalées par un code couleur. Elles apparaissent à l’écran en temps réel et sont enregistrées au fur et à mesure qu’elles sont tapées.

Comment ça marche et où trouver l’outil ?

Il s’agit d’un outil en accès libre. Ainsi, il suffit de se rendre sur le site de Framapad pour créer votre nouveau document pour la durée d’utilisation qui vous conviendra (de 1 jour à une durée illimitée) : http://www.framapad.org. Une fois votre document créé, vous pouvez commencer à rédiger un texte et inviter vos collègues en leur transmettant le lien internet. Vous utiliserez ce lien internet pour accéder à chaque fois que vous le souhaitez à votre co-production. Une fois le travail terminé, il vous est possible d’exporter votre document dans divers formats compatibles avec OpenOffice.

Quelques trucs et astuces

Accès au document / Confidentialité
L’accès au document peut être limité aux membres du groupe dans un souci de protection des travaux. Pour ce faire, il faut créer un compte à chaque participant.

Traçabilité et sauvegarde du document
L’historique permet de suivre l’évolution du travail et de récupérer le texte effacé accidentellement ou volontairement.
Mise en forme du document
L’outil ne permet pas d’intégrer toutes les mises en forme envisageables avec un traitement de texte. Il est donc conseillé de ne pas s’attarder sur la mise en forme des documents.
Par ailleurs, il ne permet pas d’inclure des images ou des tableaux.
Échanges en direct sur le document
Il existe un « chat » qui permet à plusieurs personnes connectées sur le même document d’échanger grâce à ce service de messagerie instantanée.
Fonctionnement de l’outil
Le service peut connaître des interruptions passagères. Dans ce cas, il convient d’attendre un peu et de se reconnecter au site plus tard.
Framapad connaît un fonctionnement plus optimal avec le navigateur web Google Chrome.
Il est recommandé de ne pas changer l’intitulé du framapad pour éviter des blocages.

Comment me familiariser avec l’outil ?Un tutoriel vidéo, précisant comment créer et utiliser un document Framapad, est accessible au lien suivant : https://www.youtube.com/watch?v=77SkndgjgmI

Combien de temps faut-il pour un premier usage de l’outil ?

Besoin d’un coup de pouce pour vous lancer ?

Cet outil ne doit être utilisé que pour des données non confidentielles.

Qu’est-ce que Framacalc ?

Framacalc est un tableur collaboratif en ligne. Il permet à plusieurs utilisateurs connectés à la même feuille de calcul, de modifier simultanément les cellules. Chacun visualise les changements en temps réel.
Nombreuses fonctions sont disponibles : statistiques, financières, mathématiques, texte, etc. Il permet de réaliser des graphiques de base (histogramme, lignes, points).

Comment ça marche et où trouver l’outil ?

Il s’agit d’un outil en accès libre. Ainsi, il suffit de se rendre sur le site de Framacalc pour créer votre nouveau document pour la durée d’utilisation qui vous conviendra (de 1 jour à une durée illimitée) : http://www.framacalc.org
Une fois votre document créé, vous pouvez commencer à compléter le tableur et inviter vos collègues en leur transmettant le lien internet. Vous utiliserez ce lien internet pour accéder à chaque fois que vous le souhaitez à votre co-production. Une fois le travail terminé, il vous est possible d’exporter votre document en formats HTLM et CSV.
Le document Framacalc est sauvegardé en permanence et automatiquement, et reste toujours accessible par internet.

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