La complexité du nouveau Code de la commande publique et le recours accru aux outils et plateformes numériques rendent nécessaire la mutualisation des compétences et des expertises. De nouvelle pratiques vont donc se mettre en place avec la création d’un véritable centre de services partagés (CSP) régional dédié aux achats.

D’ici 2020, la cinquantaine de services concernés pourront bénéficier d’outils structurants novateurs type "chatbot" pour mieux connaître le contenu des marchés mutualisés nationaux et régionaux.

Il est aussi prévu que ces services confient à la PFRA la charge administrative de leurs procédures d’achat  : Sourcing des entreprises, rédaction des cahiers des charges, mise en concurrence et publication d’avis d’appel à la concurrence, analyse des candidatures et des offres, sélection des attributaires, calcul des gains achats et transfert des pièces justificatives dans la chaîne comptable.

Cette prise en charge des marchés par la PFRA s’effectuera progressivement, avec l’arrivée de nouveaux acheteurs (en cours de recrutement) qui viendront compléter l’équipe actuelle. Les marchés passés par la PFRA passera de 20 par an actuellement à près de 400 par an.

A terme, l’objectif sera de soulager les services concernés d’une partie du processus d’achat, en confiant leurs procédures à une équipe formée spécifiquement aux outils métiers (APPACH, ORME, PLACE). La PFRA sera chargée de sécuriser juridiquement les procédures de marchés et d’optimiser leur performance économique.

De même, la PFRA devra intégrer dans ces achats les dimensions environnementales, sociales et innovantes, voulues par la direction des achats de l’État et par chaque responsable ministériel achats.

Les services régionaux et départementaux conservent naturellement les décisions d’achats et la définition des besoins, puis une fois la procédure achat/marché menée par la PFRA, également les tâches d’approvisionnement sur marchés, les déclarations de service fait et les mises en paiement.

La nouvelle organisation reposera sur des relations de confiance réciproque. Une chaque service concerné. La PFRA s’engagera notamment sur des délais de traitement, selon la nature et le montant de l’achat envisagé :

• les achats modestes, inférieurs à 25 000 € HT (seuil de publication d’un avis d’appel public à la concurrence sur un "profil acheteur") seront traités en quelques jours;
• les procédures formalisées et particulièrement complexes (concours d’architecte) pourront exiger plusieurs mois de traitement.

Pour y parvenir, la PFRA s’appuiera sur la programmation annuelle des achats établie par les services, pour anticiper au mieux le lancement des procédures, lorsque le besoin n’est pas couvert par un support contractuel déjà existant.

Au sein de la PFRA, des référents territoriaux se verront affecter un ou deux départements. Chaque service concerné disposera donc d’un interlocuteur direct et dédié.

Enfin, un "contrôleur interne" veillera à la bonne exécution des processus et assurera des reportings réguliers à destination des instances régionales et nationales engagées dans cette démarche novatrice.

À l’issue de l’expérimentation, qui durera 18 mois, un bilan sera effectué avant de pérenniser l’organisation mise en place et de la systématiser aux autres régions.