WEBINAIRE INCUB'O- Moncommissariat.fr: un tchat pour repenser la relation de la police à la population

Mis en place en juin 2020, "moncommissariat.fr" est une plateforme sur laquelle des policiers  apportent des réponses personnalisées et confidentielles, 24 heures sur 24, aux questions des usagers. Avec plus de 80 000 conversations enregistrées, "moncommissariat.fr" a connu un succès certain, qui a permis de désengorger le 17. Le 29 septembre 2021, le commissaire de police Caroline Mougnaud, qui pilote l'équipe de 25 policiers et policières spécialement formés pour répondre aux questions sur une messagerie instantanée, a présenté le fonctionnement de ce service novateur , lauréat des Victoires des Acteurs publics 2021, qui illustre la volonté de la Police nationale de tisser de nouveaux liens avec la population. 
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WEBINAIRE LAB'O- Civicap, un outil interactif pour organiser votre participation citoyenne

Civicap est un jeu de cartes hexagonales développé par la communauté d'agglomérations du Sicoval pour construire de façon ludique et collective une stratégie de participation citoyenne avec une équipe-projet. Le principe de l'outil consiste à explorer progressivement la recherche de solutions de participation citoyenne en s'appuyant sur le canevas de questions et de pistes proposées pour chaque thème. A l'issue de ce travail collectif, vous détenez un plan d'action stratégique qui vous permettra d'associer les citoyens de manière adaptée et innovante. Le 21 septembre 2021, Cédric Vandaele et Davy Madamour, les concepteurs de cette solution, sont venus présenter l'outil via Klaxoon.
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FORMATION INCUB'O - Dématérialiser sans complexifier: les clés de la réussite!

Comment atteindre l'objectif de dématérialisation totale des procédures d'ici 2022? Comment éviter de rendre les procédures numériques encore plus complexes qu'auparavant ? Parce que la dématérialisation ne se limite pas à la numérisation de procédures, cette formation a permis de sensibiliser des agents publics aux facteurs de réussite d'une dématérialisation efficace, susceptible de générer des simplifications réelles. Sur la base de retours d'expérience concrets dans les services de l'Etat, Laure Lourmière, du cabinet OPta-S, a présenté les étapes fondamentales d'une démarche d'optimisation de process (comment s'approprier les méthodes et outils pour cartographier un processus existant, identifier les gains potentiels, animer des ateliers de simplification, adapter la posture de facilitateur, etc.). Cette formation s'est tenue les 5 juillet à la DDTMDirection départementale des territoires de la mer de l'Hérault et le 22 juillet au Cav'O de Montpellier.

FORMATION INCUB'O- Sensibilisation à la gestion de projets numériques

Dans le cadre du programme Incub'O, une formation de sensibilisation à la gestion de projets numériques a été proposée à tout chef de projet susceptible d'accompagner un projet de transformation numérique. Organisée sur une journée en présentiel le 19 juillet à Toulouse, cette formation animée par Céline Carbon, du cabinet Daylight, vous permettra de mieux cerner les enjeux du management de projets, les différents niveaux d'organisation d'un projet, les modalités d'organisation (gouvernance, équipe-projet, etc.), de communication et d'association des parties prenantes et de prise en compte des contraintes projet.  
 

WEBINAIRE INCUB'O- Des robots pour assister des agents de préfectures : retours d'expérience sur des cas d'usages concrets 

Automatiser les tâches manuelles répétitives et irritantes pour se consacrer à des opérations à plus forte valeur ajoutée? Telle est la promesse des assistants digitaux, programmés pour réaliser un enchaînement de tâches fastidieuses (recherche d'informations sur des fichiers ou des sites web, ressaisie d'informations sur des fichiers ou des applications, génération automatique de documents, etc.). Dans le cadre du programme Incub'O, dispositif d'accélération de la transformation numérique, le Lab'O a accompagné deux préfectures de la région pour expérimenter la technologie RPA (robotic process automation) sur plusieurs cas d'usage: le processus de dotations aux collectivités et certains processus simples relatifs aux demandes de titres de séjour. Le 9 juillet 2021, ce webinaire a permis de présenter la démarche engagée et les gains obtenus. Vous assisterez également à des démonstrations de trois robots avec témoignages des agents à l'appui.
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WEBINAIRE INCUB'O- Comment développer une application sans être un expert de la programmation : le "no-code" ou "low-code" en quelques mots

Programmer une application métier sans maîtriser le code? C'est désormais possible grâce à des plateformes "no-code" ou "low-code", qui permettent à n'importe porteur de projet de concevoir en quelques semaines des sites web, des applications de bureau ou des applications  mobiles. Avec des interfaces graphiques simples d'utilisation, qui intègrent des blocs visuels préprogrammés, le "no code" est une solution pour réaliser en quelques heures et pour un coût modeste un produit minimum viable qui prouve la pertinence de votre idée auprès de vos futurs utilisateurs potentiels. Animé par Brice Jones, responsable Prospective et innovation à la Caisse primaire d'assurance maladie (CPAM) de Haute-Garonne, ce webinaire vous propose de comprendre la démarche et de vous présenter des cas d'usage concrets. > Revoir le webinaire sur le lien ci-contre

FORMATION INCUB'O - Piloter des projets à distance

Comment adapter sa manière de conduire et animer un projet en distanciel? Flavien Besset, formateur en intelligence collective et collaborative en ligne, propose 4 modules de 2H30 les 18, 22 et 29 juin pour apprendre à des chefs de projets à transposer en ligne leur savoir-faire: mener un bainstorming atelier collectif avec ses parties prenantes, faire émerger et cadrer un projet en fédérant une équipe autour, suivre l'avancement de son projet de manière collaborative, recueillir les retours de ses équipes et recadrer son projet. La formation s'est déroulée sous la forme d'ateliers à distance sur l'outil Klaxoon, avec une mise à niveau de 2h sur les fondamentaux de Klaxoon pour les participants les moins aguerris.

WEBINAIRE INCUB'O- Promouvoir son service en tant qu'agent sur Linkedin

Linkedin est un réseau social professionnel qui rassemble plus de 500 millions d'utilisateurs dans le monde. Au-delà de sa fonction première de valorisation de son parcours et de réseautage, il est un levier pour démultiplier la communication de la structure à laquelle on appartient. Dans le webinaire du 17 juin 2021, Noemie Buffault donnera quelques clés pour devenir ambassadeur ou ambassadrice de son service grâce à son profil LinkedIn, en passant notamment par: savoir identifier et attirer des profils qualifiés pour étendre son réseau, tirer parti de l'algorithme, engager la conversation avec son réseau, faire rayonner son service à travers des publications efficaces. Cette session s'adresse à des agents disposant déjà d'un compte et souhaitant approfondir leur pratique professionnelle.
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WEBINAIRE LAB'O - Comment réguler la charge de travail d'une équipe?

Transformations des modes de travail, crise sanitaire et montée en puissance du télétravail... De nombreuses structures souhaitent aujourd'hui se doter d'outils et de méthodes efficaces pour évaluer et réguler la charge de travail. Quand un problème de surcharge ou de sous-charge de travail se manifeste, les managers expriment souvent un sentiment d'impuissance : comment s'y prendre? De quelles façons réguler la charge de l'équipe alors qu'elle est conditionnée par l'activité de toute la structure? Pour être efficace, la régulation de la charge de travail s'organise entre le manageur et son collaborateur, mais aussi avec les autres parties prenantes : direction, IRP, management, salariés. Le 16 juin 2021, Françoise Verdier, chargée de mission à l'ARACT Occitanie, a présenté le kit "charge de travail", qui s'adresse à l'ensemble de ces acteurs afin de partager des repères pour articuler collectivement les priorités et les objectifs, accompagné d'outils pratiques et illustré d'exemples d'application.
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WEBINAIRE LAB'O- Techniques essentielles de coach pour managers

Managers d'équipe, de projets ou futurs managers, de nombreux articles et livres décrivent ce que doit être un bon manager, un manager moderne, un manager agile, un manager-coach mais aucun ne vous explique comment faire. Lors du webinaire du 8 juin 2021, Jean-Yves Reynaud et Jean-Luc Nève, tous les deux coachs et formateurs ont fait tester quelques techniques de coachs fondamentales pour transformer votre quotidien. Webinaire 100% pratique, 100% en ligne, échantillon de leur parcours de formation "Manager-coach".

WEBINAIRE INCUB'O- Concevoir une stratégie de communication digitale en 6 étapes

Communiquer sur les réseaux sociaux semble désormais incontournable, notamment pour toucher certains types de publics. Le 3 juin 2021, Noemie Buffaut, fondatrice de l'agence Leksi, est venue expliquer les six étapes fondamentales pour concevoir une stratégie digitale: comment dresser un état des lieux, identifier ses cibles en fonction des objectifs, définir une promesse éditoriale, élaborer une stratégie de diffusion, identifier les canaux les plus adaptés, etc. La présentation sera illustrée par des bonnes pratiques et basée sur le retour d'expériences sur la politique de la ville. 
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WEBINAIRE INCUB'O- Simplifier et dématérialiser les procédures liées à la chasse: retour d'expériences de la DDT de l'Aveyron

Dans le cadre du programme Incub'O, les services de l'Etat en Occitanie peuvent bénéficier d'un dispositif d'accompagnement pour dématérialiser des procédures simples ou moyennement complexes. La méthode proposée vise à cartographier les processus existants, identifier les gaspillages et les gains de simplification, formaliser le processus cible, avant de dématérialiser les formulaires dans l'outil le plus approprié (exemple: démarches-simplifiees). La Direction départementale des territoires (DDT) de l'Aveyron a travaillé sur la dématérialisation de plusieurs procédures liées à la chasse. Animé par Laure Lourmière, du cabinet Opta-S, et Régine Debor, cheffe de projet à la DDT, le webinaire du 28 mai 2021 a présenté la méthode, les facteurs clés de réussite et les résultats obtenus grâce à cette méthode, qui peut être répliquée pour toutes DDT.
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WEBINAIRE INCUB'O- Carte d'identité électronique: usages, opportunités et controverses

Depuis le mois de mars 2021, les citoyens français peuvent maintenant bénéficier d'une carte nationale d'identité électronique hautement sécurisée dotée d'une puce comportant l'ensemble de leurs informations biométriques ainsi que leur adresse de résidence. L'architecture de la carte lui permettra également, au fil du temps, d'embarquer d'autres types d'informations liée à l'identité des personnes et accessibles de manière numérique. ce nouvel outil à disposition des citoyens, des acteurs publics et de l'ensemble des pourvoyeurs de services nécessitant une authentification renforcée apparaît désormais comme un gisement d'innovations encore inexploitées. Mais l'évolution de la notion d'identité numérique est encore aujourd'hui perçue comme porteuse de nombreux risques. Le 27 mai 2020, Baptiste N'tsama a piloté en 2019 une étude prospective de la Direction Interministérielle de la Transformation Publique sur les usages et enjeux de l'identité numérique au XXIème siècle. Aujourd'hui responsable de programmes de design et d'innovation publique au Liberté Living-Lab, il a présenté les enjeux prospectifs des systèmes d'identification de demain.
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WEBINAIRE INCUB'O- Smart, une plateforme pour visualiser les actions financées par l'Etat sur les territoires

Donner de la visibilité aux projets financés par l'Etat sur les territoires, cartographier la couverture territoriale par des dispositifs d'Etat tels que France service, actions Coeur de ville, Territoires d'industrie, France mobile, etc.: tels sont les principaux objectifs de la plateforme SMART, développée par la préfecture de région des Pays-de-la-Loire. Smart permet de générer des tableaux, des cartes, ou des portraits de territoire synthétiques, à partir de données fiables (Chorus, etc.). Au-delà des résultats, Smart est aussi un levier pour sensibiliser les agents aux opportunités de l'usage et du partage des données pour le pilotage des politiques publiques. Le 23 avril 2021, Yann Le Jeune, chargé de projets data au SGAR Pays-de-la-Loire, a présenté la démarche et la méthode, démonstration à l'appui, ainsi que les modalités de déploiement possibles dans d'autres régions.
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WEBINAIRE INCUB'O- Présentation du volet France relance "transformation numérique des collectivités"

Dans le cadre du plan France Relance, la ministre de la Transformation et de la Fonction publiques Amélie de Montchalin a annoncé l'ouverture d'une enveloppe de 500 millions d'euros pour accélérer la transformation numérique de l'Etat et des territoires, dont 88 millions d'euros pour des projets portés par des collectivités ou des groupements de collectivités. Le 15 avril 2021, les équipes France relance de la Direction interministérielle de la transformation publique (DITP) et de la Direction interministérielle du numérique (DINUM) ont présenté les objectifs de ce volet et l'architecture du dispositif, qui combine appels à projet et guichets selon la nature et la taille de la collectivité, avec un focus sur le guichet territorial, dédié au financement de projets numériques portés par des petites et moyennes collectivités ou au financement de projets présentés en lien avec des laboratoires d'innovation territoriale.
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WEBINAIRE LAB'O- Réussissez vos réunions, même à distance!

Les cadres passent en moyenne 16 ans de leur carrière en réunion, dont près de 7 années dans des réunions jugées inutiles. Le recours généralisé au télétravail, accéléré par la crise sanitaire actuelle, nous demande de repenser nos modes de fonctionnement en équipe pour les adapter au format "virtuel". Le 13 avril 2021, Jean-Luc Nève, coach et formateur à la Région Occitanie, a animé un webinaire 100% pratique et 100% en ligne pour savoir comment réussir vos réunions... même à distance.

WEBINAIRE PFRH- Le télétravail, un processus apprenant

Se poser les bonnes questions avant le télétravail, bien s'organiser pendant le télétravail et valoriser ce qui va bien ou rectifier ce qui dysfontcionne... Le 12 avril, Benoît Duée, conseiller en organisation du travail à la préfecture de région Occitanie, vous présente le télétravail de manière concrète, étape par étape, que l'on soit agent ou manager...
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WEBINAIRE OASIS- L'intelligence artificielle: quelles transformations demain pour les métiers et les organisations?

Le monde du travail est à l'aube de grandes transformations et n'y est encore que peu préparé", peut-on lire dans le rapport Villani chargé d'organiser la stratégie française en matière d'intelligence artificielle. Quelles sont ces transformations ? Quels seront les métiers les plus impactés? Quelle sera la place de l'humain? Pour ce webinaire du 12 avril, organisé par l'Oasis, le réseau des acteurs de l'innovation publique en Occitanie, Yann Ferguson, sociologue à l'ICAM de Toulouse, a interrogé les transformations à l'oeuvre pour les organisations, les métiers et les compétences, sur la base de travaux de recherche de 5 ans au sein des organisations qui ont intégré l'IA. Il a également abordé les grandes questions publiques qui se posent, au regard de son expérience auprès de  concepteurs d'applications sur les enjeux d'acceptabilité et au sein du Partenariat mondial pour l'intelligence artificielle, où il pilote la réalisation d'un catalogue de cas d'usages réels .
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WEBINAIRE LAB'O- Revitaliser les espaces vacants : une opportunité pour coconstruire de nouveaux lieux de vie

Comment transformer les espaces vacants en lieux de vie? De nombreuses communes rurales sont confrontées à des problématiques de dévitalisation de leurs centres-bourgs et manquent de lieux pour accueillir des activités au bénéfice des habitants de leur territoire. Le collectif Ouishare accompagne les collectivités locales dans des démarches d'urbanisme transitoire, en s'appuyant sur les valeurs des communs et des tiers-lieux et sur des outils de facilitation et de création participative, pour faire émerger des usages et projets qui redonneront vie à un espace en pause. Le 9 avril 2021? Vincent Laurent, animateur de la communauté Ouishare basée à Toulouse, a présenté cette approche, illustrée par un exemple concret  à Lavelanet (Ariège) en 2019 auprès de 40 habitants et d'élus locaux.
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WEBINAIRE INCUB'O- Dotsafe, une plateforme de prise de rendez-vous pour du multi-sites et du multi-acteurs!

Utilisée par les acteurs de la French Tech, la solution de guichet unique développée par la société bordelaise Dotsafe permet aux entreprises de prendre rendez-vous en 5 minutes avec différents interlocuteurs de l'Etat et aux différents interlocuteurs de l'Etat d'automatiser la gestion des créneaux et de l'organisation des permanences sur un même site (envoi automatique des invitations et plans d'accès par mail et SMS), tout en délivrant des informations personnalisées (conditions de rendez-vous, etc.). Le 9 avril 2021, Thomas Mauger, fondateur de l'entreprise Dotsafe, est venue présenter cette solution, qui peut être utilisée dans différents contextes: maison France services, cités administratives, sites en multi-occupation ou simplement pour gérer les rendez-vous de différents services au sein d'une même organisation.
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WEBINAIRE INCUB'O- Le numérique au service de la gestion du patrimoine immobilier : illustration avec la solution d'Intent technologies

La gestion du patrimoine immobilier implique de collecter, maîtriser et analyser les données des bâtiments, afin de garantir sa performance dans un contexte réglementaire toujours plus exigeant. Or les gestionnaires immobilier s’appuient souvent sur plusieurs sources d’information qui sont dispersées sur une multitude d’outils et présentées dans des formats hétérogènes et référentiels non synchronisés (GMAO, fournisseurs, GTP, Excel, BIM, etc.). En connectant tous les fournisseurs de service et en centralisant ces différents flux de données sur une plateforme unique, la solution Intent technologies facilite le pilotage du parc immobilier, par exemple pour superviser et maîtriser les consommations énergétiques de chacune des installations, consulter les informations liées aux équipements (consommation, usage, panne, etc.) et déclencher des alertes en temps réel pour engager des actions rapidement.
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WEBINAIRE INCUB'O- Du bon usage des réseaux sociaux au ministère de l'Intérieur : rappels déontologiques

Si les réseaux sociaux permettent aujourd'hui une grande liberté d'expression, il n'est pas toujours facile pour les agents publics de savoir lesquels sont adaptés aux différents usages, comment les utiliser en toute sécurité, sans compromettre l'image de son administration, et en respectant le devoir de réserver et la discrétion professionnelle. Le 26 mars 2021, Pascal Soleil, référent déontologie à la préfecture de région Occitanie, a présenté les bonnes pratiques en matière de publication sur les réseaux sociaux, les questions à se poser avant de publier un contenu, les bons réflexes à avoir, sur la base d'un guide du ministère de l'Intérieur.
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WEBINAIRE PFRH- Comprendre la réforme sur l'organisation territoriale de l'Etat (OTE) en Occitanie   

La réforme de l’organisation territoriale de l’État (OTE) a pour objectifs de clarifier la répartition des compétences entre l’État et les collectivités territoriales, de réorganiser les services déconcentrés, de gagner en efficacité et de donner plus de pouvoir de gestion aux responsables déconcentrés. Vous avez entendu parler de cette réforme, mais vous n'en cernez pas forcément bien les enjeux et ne maîtrisez pas les multiples nouveaux sigles qui émergent (SGCD, DRAJES, DREETS, etc.)? Le 25 mars 20210, Clémence Wegscheider et Pascal Soleil, respectivement directrice de la plateforme RH et directeur de la coordination au SGAR Occitanie, ont présenté la nouvelle organisation territoriale des services de l'Etat en région, avec un zoom sur les nouvelles structures et leurs missions.
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WEBINAIRE INCUB'O- Un chatbot pour améliorer l'orientation des usagers: présentation d'un cas d'usages à la DDT de l'Aveyron

Dans le cadre du Fonds de modernisation des DDI, la direction départementale des territoires (DDT) de l'Aveyron (12) a réalisé un chatbot pour améliorer l’accueil des services publics, avec l'appui de la société toulousaine Synapse. Cet agent conversationnel assiste les agents en charge de l'accueil physique et téléphonique: il permet d'interroger une base de données recensant le "qui fait quoi?" au sein de la direction, d'identifier le bon interlocuteur et  ainsi, d'apporter rapidement un renseignement de premier niveau. Le 18 mars 2021, Jean-Christophe Salager, responsable commercial de Synapse, et Régis Armengaud, chef du projet à la DDT de l'Aveyron, ont présenté la démarche engagée et les premiers résultats.
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WEBINAIRE LAB'O - Comment améliorer les interfaces avec les usagers ? Retour d'expériences de la DDTM 34

Dans le cadre de sa démarche globale d'innovation, la direction départementale des territoires et de la mer (DDTM) de l'Hérault (34) a lancé une démarche de design participatif pour améliorer les relations avec ses partenaires et ses usagers. Objectifs: analyser les besoins des usagers, identifier les points de contacts ainsi que la nature et la qualité des différentes interfaces, repérer les irritants tout au long des parcours usagers, faire remonter des propositions d'améliorations partagées et formalisées d'un plan d'actions, prototyper et tester les différentes solutions. Cette démarche qui a associé les agents de la DDTM et des usagers, a donné lieu à des actions concrètes pour faire évoluer l'accueil physique (installation d'une borne d'accueil, réflexion sur la signalétique, etc.) et les interactions entre la DDTM et les usagers ou partenaires (développement d'un outil facilitant la recherche d'informations et la réorientation vers les bons interlocuteurs, prise de rendez-vous en ligne, etc.). Le 9 mars 2021? Magali Migeon, chargée de communication à la DDTM34, a présenté cette démarche qui peut être inspirante pour tout service souhaitant engager une réflexion sur l'accueil.  
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WEBINAIRE MOIS DE L'INNOVATION PUBLIQUE - Empreinte digitale, un jeu pour accélérer l'appropriation des usages numériques

Vous souhaitez découvrir de façon ludique la diversité des outils numériques pour travailler plus efficacement ? Vous souhaitez développer votre culture numérique au travers de défis ? Le 30 novembre 2020, Cédric Spérandio, responsable du laboratoire d'innovation de l'Etat en Auvergne-Rhône-Alpes, Archipel , a présenté le jeu de plateau "Empreinte digitale", conçu par et pour des agents publics, pour comprendre l'usage et le fonctionnement de 15 outils numériques essentiels et échanger autour des usages numériques, avec un témoignage de la préfecture de Haute-Savoie sur la manière de déployer la démarche en interne.
> En savoir plus sur le site du lab Archipel

WEBINAIRE MOIS DE L'INNOVATION PUBLIQUE - Détecter et lutter conter les vulnérabilités dans le cyber-espace: approches et projets innovants des acteurs publics

Depuis plus de 10 ans, le cyberspace est entré dans le champ des enjeux de défense nationale et de souveraineté. La multiplication des usages numériques dans le service public explique en partie cet investissement massif dans la cybersécurité et la lutte contre les vulnérabilités. De nouvelles pratiques d'attaques informatiques voient le jour. Les phénomènes de manipulation de l'information se multiplient sur les réseaux sociaux, allant jusqu'à destabiliser les processus électoraux ou provoquer des drames. Dans ce contexte, les administrations publiques doivent redoubler d'efforts pour s'assurer d'une confiance des citoyens dans les systèmes publics et d'une stabilité des relations géopolitiques. Ces enjeux pourraient nous amener à tendre vers un renforcement de dispositifs numériques fermés et inaccessibles. Pourtant, plusieurs administrations publiques ont fait le choix de l'ouverture et de la collaboration pour détecter et lutter contre les vulnérabilités et radicalités dans le cyberespace. Le 24 novembre 2020, dans ce webinaire animé par la FING , partenaire du programme Incub'O , des administrations sont venues présenter des pratiques inspirantes: quelles méthodes innovantes l'ANSSI met-elle en oeuvre pour lutter contre les cyberattaques? comment le ministère des Affaires étrangères tente de lutter contre les manipulations de l'information? Comment et pourquoi la Direction interministérielle du numérique (DINUM) fait appel à des hackers éthiques pour sécuriser ses applications?

WEBINAIRE MOIS DE L'INNOVATION PUBLIQUE - Clarifier les écrits administratifs par la méthode FALC

La méthode FALC (facile à lire facile à comprendre) est un ensemble de règles de rédaction et de présentation de documents, élaborées sous l'égide de Inclusion Europe, déclinées dans les Etats de l'Union européenne. En France, c'est l' UNAPEI qui est chargée de diffuser ces règles et de veiller à la bonne utilisation du logo FALC. Destinée à faciliter la compréhension de textes aux publics en situation de handicap, le FALC est de plus en plus utilisée pour clarifier et simplifier les documents administratifs et faciliter leur appropriation par des publics vulnérables (personnes âgées, personnes dont le français n'est pas la langue maternelle, ayant des difficultés d'accès à la lecture ou à l'écriture). Le 23 novembre 2020, Evelyne Lucotte-Rougier, présidente de l'UNAPEI Occitanie, est venue présenter les grands principes de communication issus du FALC ainsi que quelques clés pour transcrire des documents avec cette méthode.
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WEBINAIRE INCUB'O - Upsignon, une solution pour en finir avec la galère des mots de passe... 

Nous sommes tous au quotidien, en tant qu'agents ou en tant qu'usagers, confrontés à la nécessité de nous authentifier sur des sites, et donc de renseigner des formulaires d'inscriptions, d'inventer et mémoriser des mots de passe puis de mettre à jour ses données de profil... Comment faciliter la gestion des mots de passe de manière simple et sécurisée? Le 18 novembre 2020, Paul Latournerie, fondateur d'UpSignOn, une start-up innovante et éthique de la région toulousaine, lauréate de l'appel à projet Smartcity de Bordeaux Métropole, viendra présenter la solution, avec démonstration à l'appui et retours sur des cas d'usage en cours de déploiement avec certaines collectivités d'Occitanie. 
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WEBINAIRE MOIS DE L'INNOVATION PUBLIQUE - Accélérer le traitement des demandes des usagers avec une solution "apprenante"

De nombreux outils numérique de gestion de la relation usager (GRU) existent sur le marché pour traiter des dossiers administratifs de manière dématérialisée, suivre les demandes des usagers et l'état d'avancement des dossiers. Mais face à un nombre croissant de demandes formulées en texte libre (+50% par an), les services publics sont confrontés au défi de répondre avec un niveau de qualité de service au moins équivalent, tout en maîtrisant la croissance de ses effectifs. Le 17 novembre 2020, après avoir exposé les grands principes de la gestion de la relation usagers, l'équipe de CGI a présenté la solution Smartcase, plateforme cognitive apprenante dédiée au traitement des demandes usagers, qui a notamment permis à un opérateur du secteur public de faire face à un afflux du nombre de demandes dans ses centres de contacts en automatisant le routage vers les services compétents et en leur proposant une réponse adaptée.
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WEBINAIRE MOIS DE L'INNOVATION PUBLIQUE - Les sciences comportementales au service de l'action publique: retour sur des cas d'usages concrets dans le secteur public

Les sciences comportementales sont désormais reconnues comme des leviers susceptibles de faire gagner l’action publique en efficacité et en légitimité. Fondée sur les enseignements de la psychologie et de l’économie comportementale,  cette démarche permet de mieux comprendre les mécanismes de décisions des usagers ou des agents, afin de mettre en place des services publics qui y sont plus adaptés. Le 13 novembre 2020, Mariam Chammat, cheffe de projet à la Direction interministérielle de la transformation publique (DITP), a expliqué les grands principes de la méthode, illustrée de cas d'usages concrets sur différents champs du secteur public (préservation en santé, environnement, insertion professionnelle des jeunes, etc.).
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WEBINAIRE INCUB'O # NUMÉRIQUE & TRAVAIL - Travailler à distance - Zoom sur des outils d'idéation et de facilitation à distance

Durant la période de confinement, les agents ont dû trouver les moyens de continuer à travailler à distance, en utilisant le numérique. Mais face à la diversité des solutions existantes et avec des contraintes techniques propres à chaque structure, pas toujours facile de savoir quel outil est le plus adapté à tel ou tel usage et comment s'en servir. Le Lab'O propose une série de webinaires pour dresser un panorama des outils à disposition des agents de l'Etat en Occitanie : webinaires, réseaux sociaux collaboratifs, outils de facilitation à distance, messagerie instantanée, outils de gestion de projet. Le 9 novembre 2020, cette troisième séance a permis de présenter des outils qui permettent d'animer des réunions à distance en faisant participer les agents sous une multitude de formats (sondages, quizz, brainstorming, etc.).   
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WEBINAIRE PFRH- Trois nouveaux fonds pour accompagner vos projets d'innovation RH!

La campagne de trois fonds nationaux vient d'être lancée: le Fonds pour l'innovation en ressources humaines (FIRH), le fonds pour l'amélioration des conditions de travail (FIACT) et le Fonds pour l'égalité professionnelle (FEP). Le 5 novembre 2020, ce webinaire animé par le PFRH Occitanie a permis de présenter les objectifs et opportunités de ces fonds mais aussi d'apporter des informations concrètes sur les différentes étapes de la démarche pour candidater (critères d'éligibilité, calendrier, etc.). Dates limites de candidature: 11 décembre 2020 pour les FEP et FIRH, 18 décembre 2020 pour le FIACT.
 > En savoir plus sur site de la DGAFP
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WEBINAIRE INCUB'O - Cybersécurité: comprendre les menaces et adopter les bons réflexes 

La crise liée au Covid-19 représente une véritable aubaine pour les cybercriminels, qui laisse augurer une recrudescence de campagnes massives de cyberattaques dans le monde, sans épargner le secteur public. Le 16 octobre 2020, ce webinaire, animé par Philippe Bouland, de la société Inforsud, a permis de mieux cerner les différents types de menaces, illustrés d'exemples concrets dans les services de l'Etat, et identifier les bonnes pratiques pour s'en prémunir.
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ATELIER - Des managers de Pôle Emploi en intelligence collective!

Le 12 octobre 2020, l’équipe de managériale de l'agence de pôle emploi de Villeneuve-les-Avginon s'est retrouvée  à l'antenne du Lab'O de Montpellier pour un temps d’échanges et de partage autour du thème suivant: mieux se connaitre pour mieux fonctionner ensemble et trouver les fondamentaux d’une relation performante inscrite dans la confiance. Ce temps en intelligence collective leur a permis de co-construire les bases de leur coopération future pour améliorer leur propre fonctionnement et accompagner le collectif de l’agence vers plus de performance.

WEBINAIRE INCUB'O  # NUMÉRIQUE  & MANAGEMENT - Quelles compétences stratégiques managériales mettre en oeuvre à l'ère du numérique et de l'intelligence artificielle (IA)?

Le 9 octobre 2020, cette conférence a proposé des repères à la fois sur les fondamentaux de la civilisation numérique (valeurs, règles, langages, compétences) et du management mais également sur les nouvelles compétences stratégiques à acquérir. Sous forme de storytelling avec des exemples provenant de learning expédition du monde entier (USA, Chine, Hong Kong, Indonésie, Singapour, Japon), Cécile Dejoux, professeure des universités au CNAM et directrice de la chaire d'entreprises sur le futur du travail et le management, développera les points suivants :
 - les compétences numériques, pour intégrer l’alphabet de cette civilisation,
 - les compétences d’agilité, pour avoir les bons comportements,
 - les compétences de design thinking, pour penser différemment
 - les compétences de collaboration pour créer de l’intelligence collective
 - les compétences pour devenir "IA compatible"

WEBINAIRE INCUB'O # NUMÉRIQUE  & METIERS- L'intelligence artificielle et les métiers du contrôle: opportunités et cas d'usages dans les services de l'Etat

Sur le territoire, de nombreux services déconcentrés - que ce soit à l'échelle départementale ou régionale - gèrent des politiques publiques qui comprennent des actions de contrôle sur des champs divers: qualité de l'air, qualité de l'eau, aménagement du territoire, développement rural et urbain, légalité des actes administratifs, etc. ces métiers du contrôle impliquent nécessairement la gestion d'informations concernant les sites et organisations contrôlées et ainsi la collecte et le traitement de données. L'intelligence artificielle est entendue comme l'ensemble des concepts et technologies susceptibles de mettre en place des dispositifs automatisés capables de simuler, d'augmenter les processus humains. Ces nouvelles techniques ouvrent des opportunités de transformation des métiers du contrôle: comment et pour quels usages? Quelles sont les limites technologiques, organisationnelles, éthiques de l'usage de l'IA dans la sphère publique? Le 6 octobre, ce webinaire a donné la parole à des agents publics qui ont mené un projet d'intelligence artificielle dans le domaine du contrôle: ils témoigneront des méthodologies mises en place, des résultats obtenus et des enseignements.
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WEBINAIRE INCUB'O- Comment réaliser ses montages vidéos en autonomie? Démonstration de la solution Pitchy et témoignage du ministère de l'économie et des finances

La vidéo est devenue un média incontournable pour valoriser ses actions en interne, ou pour accélérer sa communication externe, auprès des usagers et des partenaires, notamment sur les réseaux sociaux: la vidéo capte l'attention, facilite la compréhension et permet de faire passer des messages de manière plus vivante. La solution Pitchy, référencée à l'UGAP et utilisée par le ministère de l'Economie et des Finances, permet de réaliser tout type de vidéos sans aucune compétence technique. Elle répond à tout type de besoins: annoncer un événement, faire passer des messages de manière pédagogique, valoriser des expériences, former, etc. et permet de réaliser tout type de supports (film teaser, modules de e-learning, interviews, reportages, tutoriels vidéo, infographies vidéos, etc.). Le 6 octobre 2020, Lionel Chouraqui, fondateur de la solution Pitchy, fera une démonstration de la plateforme, et Alexandre Guerfal, adjoint au département Développement des compétences à l'Institut de la gestion publique et du développement économique (IGPDE), a expliqué comment et dans quels cas la solution est aujourd'hui utilisée au ministère de l'Economie et des Finances.
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WEBINAIRES INTER FONCTIONS PUBLIQUES  # NUMÉRIQUE & TRAVAIL - Quels impacts du numérique sur les modes de travail et de management?

Dans le cadre d'un partenariat entre le Lab'O et le CNFPTCentre national de la fonction publique territoriale Occitanie, il était proposé aux agents des trois fonctions publiques de la région de participer à des ateliers thématiques sur les usages du numérique et ses impacts sur le et dans le travail. L'objectif était de partager leurs expériences à partir de situations de travail, identifier des irritants et des bonnes pratiques dans les usages du numérique au quotidien, analyser les impacts perçus pour éclairer les changements à l'oeuvre dans les organisations et dégager des points de vigilance et des leviers d'actions concrets pour tous. Les ateliers ont été animés à distance par Carine Belin, chargée de mission à l'ARACTAssociation régionale de l'amélioration des conditions de travail Occitanie.

WEBINAIRE INCUB'O- La data au service de l'action publique - A un moment « données », comment  bien exploiter ses data?

Nouvel "or noir" du XXIe siècle, les données numériques  se développent à une croissance exponentielle. Qu'en est-il dans le secteur public? Quel type de données peut-on traiter et exploiter pour améliorer l'action publique? Le 29 septembre 2020, l'équipe Sopra Steria partagera quelques fondamentaux pour tirer profit des données, présentera plusieurs retours d’expériences concrets de projets réalisés avec des agents du service public, ainsi qu'une méthode pour détecter de nouvelles opportunités et surtout « penser données ». Au programme de ce webinaire : un peu de théorie, des pièges à éviter, des retours d'expérience ciblés et surtout des réponses à vos questions! D'ici là, n'hésitez pas à poser vos questions sur le lien suivant: https://app.klaxoon.com/participate/brainstorm/FYXB4HR
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WEBINAIRE INCUB'O # NUMÉRIQUE & TRAVAIL - Travailler à distance - Zoom sur les réseaux sociaux collaboratifs Osmose, Resana, Res-O: comment choisir?

Durant la période de confinement, les agents ont dû trouver les moyens de continuer à travailler à distance, en utilisant le numérique. Mais face à la diversité des solutions existantes et avec des contraintes techniques propres à chaque structure, pas toujours facile de savoir quel outil est le plus adapté à tel ou tel usage et comment s'en servir. Le Lab'O propose une série de webinaires pour dresser un panorama des outils à disposition des agents de l'Etat en Occitanie : webinaires, réseaux sociaux collaboratifs, outils de facilitation à distance, messagerie instantanée, outils de gestion de projet. Cette seconde séance du 25 septembre était consacrée à la présentation de différents réseaux sociaux collaboratifs: Osmose, Resana et Res-O, avec des retours d'expérience de la DDTM de l'Hérault, de la préfecture du Tarn-et-Garonne et de la DRAAF Occitanie. 
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WEBINAIRE INCUB'O- # RISQUES & NUMÉRIQUE - Quelle place du numérique et des données pour anticiper, prévenir, gérer et résoudre des crises?

La crise liée au Covid-19 a été révélatrice du rôle du numérique pour informer les citoyens, outiller les acteurs de la gestion de crise, guider les décisions publiques, accompagner les équipes dans de nouvelles configurations de travail. Alors que les risques sanitaires, environnementaux, industriels se multiplient, quelles stratégies numériques mettre en place pour anticiper, prévenir, gérer, résoudre des crises? Quelles sont les contraintes à dépasser sur le territoire? Quelles sont les nouvelles opportunités que nous offre le numérique pour améliorer l'information et le pilotage autour des risques? Dans le cadre du programme Incub'O, nous proposons une série de webinaires sur la thématique "Risques et numérique", avec des éclairages théoriques et pratiques, et des échanges prospectifs et critiques, pour aborder les besoins et opportunités que les agents identifient dans leur métier et organisation au quotidien.
 
 Le 23 septembre 2020, ce premier webinaire a donné la parole à  :
 - Mathilde Hoang, chargée de mission open data, Etalab : quels sont les enseignements apportés par la crise sur les enjeux d'ouverture, de gouvernance des données et de pilotage des politiques publiques par la donnée ? Focus sur les tableaux de bord covid et PGE et ouverture sur de nouveaux chantiers en lien avec les territoires;
- Juliette Grossmann, chargée de recherche à la FING (Fondation internet nouvelle génération) : présentation du cahier de veille de l'expédition "Numérique tous risques", exposant des premiers axes de problématisation sur les rôles - facilitant ou fragilisant - du numérique dans la gestion d'événements majeurs ( https://fing.org/actions/numeriques-tous-risques.html )
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WEBINAIRE INCUB'O- Welcome-At, une solution digitale pour simplifier l'accueil des visiteurs

Comment fluidifier l'accueil, en absorbant les flux de visiteurs, en améliorant le contrôle et la traçabilité des entrées et des sorties dans un bâtiment, notamment dans les grosses structures ou dans les sites multioccupants? Welcome-AT est une solution référencée à l'UGAP et développée par une start-up toulousaine. Elle permet de gérer automatiquement les rendez-vous extérieurs: les visiteurs reçoivent une convocation par mail qui contient toutes les indications requises (adresse, codes d'accès, consignes sanitaires, etc.) ainsi qu'un code-barre qu'ils scannent sur une borne d'accueil à leur arrivée. Le 22 septembre 2020, Julien Guiraud, cofondateur de Welcome-At, présenteé l'ensemble des fonctionnalités de la plateforme, illustré de retours d'expériences et démonstration à l'appui.
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WEBINAIRE INCUB'O # NUMÉRIQUE & TRAVAIL - Travailler à distance - Zoom sur les webinaires: cas d'usage et mode d'emploi

Durant la période de confinement, les agents ont dû trouver les moyens de continuer à travailler à distance, en utilisant le numérique. Mais face à la diversité des solutions existantes et avec des contraintes techniques propres à chaque structure, pas toujours facile de savoir quel outil est le plus adapté à tel ou tel usage et comment s'en servir. Le Lab'O propose une série de webinaires pour dresser un panorama des outils à disposition des agents de l'Etat en Occitanie : webinaires, réseaux sociaux collaborataifs, outils de facilitation à distance, messagerie instantanée, outils de gestion de projet. Le 15 septembre 2020, cette première séance a permis de présenter la solution webikeo et répondre aux questions suivantes: dans quels cas faire des webinaires, comment faire, quels sont les pré-requis techniques, etc.?
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WEBINAIRE INCUB'O- Géolocaliser les zones de fragilité numérique sur un territoire: présentation d'un indice de fragilité numérique

Répondant au besoin qu’ont de nombreux acteurs de pouvoir géolocaliser à grande ou à petite échelle, les zones de fragilité numérique d’un territoire, la préfecture de région Occitanie, dans le cadre du programme Incub'O d'accompagnement à la transformation numérique, a construit un indice de fragilité numérique, avec le concours de l’Agence nationale des solidaités actives (ANSA), en partenariat avec la Mednum. A destination des acteurs publics, collectivités, opérateurs de service publics et services de l’Etat, cet indice permet d’obtenir une projection des zones en risque de fragilité numérique d'un territoire, d’identifier et catégoriser les zones de fragilité numérique selon différents critères. Il constitue ainsi un outil d’aide à la décision et de mobilisation des acteurs de l’inclusion numérique sur leur territoire. Le 3 juillet 2020, ce webinaire a présenté le fonctionnement de l'indice de fragilité numérique ainsi que les retours d’expériences de deux collectivités pionnières l’ayant déjà mis en œuvre: le Sicoval et la communauté d'agglomération de La Rochelle.
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WEBINAIRE INCUB'O - Communiquer sur les réseaux sociaux: panorama des usages possibles pour les agents publics

Les réseaux sociaux sont aujourd'hui omniprésents dans la sphère publique et dans notre vie quotidienne. Ils impactent notre manière de communiquer et d'interagir avec les usagers des services publics. Comment s'y retrouver dans les différents réseaux sociaux existants? Comment mieux cerner les différents publics qu'ils visent et les usages qui peuvent en être faits? Après un panorama historique qui retrace l'émergence des réseaux sociaux, Bastien Ingweiller, fondateur de la start-up Guty, a présenté le 1er juillet 2020 des cas d'usage concrets et inspirants de communication d'organismes publics et rappellera ce qu'il est possible de faire ou pas en tant qu'agent public.
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WEBINAIRE OASIS- Éclairages prospectifs sur l'action publique de demain et le rôle de l'innovation publique pour accompagner des transformations de fond

Conférence organisée par le réseau Oasis, la communauté des acteurs de l'innovation publique en Occitanie
La crise du Covid19 a accéléré et mis en lumière certaines des transformations déjà à l'oeuvre, dont la capacité des acteurs publics à mettre en place de nouveaux modes d'organisation et de nouvelles formes de coopération. Dans un environnement incertain et mouvant, les marqueurs traditionnels de l'innovation publique (agilité, transversalité, horizontalité, pragmatisme, autonomisation, etc.) ont semblé revenir au-devant de la scène. Au sortir de cette période de confinement, quels enseignements en tirer pour l'action publique de demain? Le 25 juin 2020, Yannick Blanc, président de Futuribles international, a apporté un éclairage prospectif sur les dynamiques économiques sociales et politiques ouvertes par la crise en France et en Europe pour aider les acteurs de l'innovation publique à penser et explorer le champ des possibles, pour s'engager dans un futur souhaitable.
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WEBINAIRE INCUB'O- Consolider les fondamentaux du management grâce au numérique

 Avec le retour progressif des équipes, les challenges posés aux managers sont multiples. Après l'expérience du tout numérique dans laquelle ils ont été plongés à marche forcée, ils devront adopter des modes de pilotage hybrides, mixant le présentiel et le distanciel. Dans ce contexte de déconfinement, comment ancrer durablement les nouvelles pratiques managériales qui ont émergé pendant la crise? En quoi le numérique peut aider à mobiliser les collaborateurs? Quels principes pour adapter et dématérialiser les routines d’animation de son équipe ? Comment faire du management visuel à distance? Comment susciter le développement du collaboratif au sein de ses équipes? Autant de questions auxquelles ont répondu Christophe Bessin et Grégoire Mochulpich, consultants de la société Opta-S, le 23 juin 2020.
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WEBINAIRE INCUB'O- Quels impacts du numérique sur le travail des agents publics? Risques et promesses au regard de la crise du Covid

Conférence organisée en partenariat avec la délégation Midi-Pyrénées du CNFPTCentre national de la fonction publique territoriale

La crise du Covid 19 a accéléré les usages du numérique tout en bouleversant les pratiques et modes de travail des agents publics. Cette expérience particulière, qui a fait basculer nombre d'agents publics dans une situation exceptionnelle de travail à distance, a mis en lumière les changements profonds induits par le numérique, en matière d'organisation du travail, de management, de posture mais aussi de relations de travail avec les collègues et les usagers. Quels enseignements peut-on tirer de cette accélération contrainte ? Organisée en partenariat par le Lab'O, laboration d'innovations des services de l'Etat en Occitanie, et le Centre national de la fonction publique territoriale (CNFPT) dans le cadre de la semaine de la Qualité de vie au travail le 19 juin 2020, cette conférence, animée par Carine Belin, chargée de mission à l'ARACT Occitanie, a été l'occasion de réinterroger les impacts du numérique sur le travail et de dégager des leviers fondamentaux pour accompagner de manière durable la transformation numérique dans les organisations publiques.
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WEBINAIRE INCUB'O- Aides-territoires, une "start-up d'Etat" pour faciliter la recherche de financement de projets locaux

Aides-territoires  est la plateforme en accès libre portée par le Ministère de la cohésion des territoires qui facilite la recherche d'aides, financières et d'ingénierie, des collectivités et de leurs partenaires locaux. En quelques clics, les agents et les élus trouvent des dispositifs pour réaliser leurs projets et peuvent se paramétrer une alerte personnalisée pour être informés des nouvelles aides qui paraissent ! Le 11 juin 2020, Léa et Alexia de l'équipe Aides-territoires vous feront une démonstration de l'outil et de ses fonctionnalités et vous présenteront l'expérimentation réalisée en Occitanie.
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WEBINAIRE INCUB'O - Le "numérique responsable" au regard de la crise: bilan, perspectives et opportunités 

Durant la période de confinement, le numérique a pris une place prépondérante dans notre vie quotidien. A titre d'exemples: 40% des personnes se sont retrouvées en situation de télétravail et 100% des étudiants ont suivi leur cours en ligne. En parallèle, la pollution et le réchauffement climatique ont semblé décroitre. Le développement massif du numérique est-il pour autant "responsable"? Le 10 juin 2020, Vincent Courboulay, maître de conférences à l'université de La Rochelle et membre de l’Institut pour un numérique responsable (INR), a rappelé les impacts "réels" et les risques du numérique, déconstruisant un certain nombre de préjugés, mais également les opportunités que représente un numérique responsable.
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WEBINAIRE INCUB'O - Comment l'IA peut (et va) transformer l'action publique?  

L'intelligence artificielle (IA) est aujourd'hui partout, mais qu'en est-il dans les services publics? Faut-il en avoir peur ou se saisir de ses opportunités? Va-t-elle réellement transformer les métiers de la fonction publique et les modes d'action publique? Le 3 juin 2020, ce webinar, animé par Loic Maisonnasse, responsable du pôle IA chez ATOS, a permis d'aborder les différents mécanismes d'apprentissage sur lesquels se fonde l'IA et de mieux appréhender les champs d'application dans le secteur public, avec des illustrations de nombreux cas d'usages dans le secteur public, dans le domaine de l'emploi, de la formation, de la transition écologique ou de la santé.
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WEBINAIRE INCUB'O- Organiser sa veille sur Linkedin et twitter

En charge de l'animation de politiques publiques, de réseaux métiers ou experts d'un domaine? Vous avez besoin de faire de la veille pour suivre l'actualité, sonder le territoire, repérer les réactions du public face à un dispositif de politique publique, identifier ce que font les autres services sur votre sujet, etc. Animé par Inès Slama, de l'agence Leksi, le webinaire du 29 mai 2020 a permis de mieux cerner les opportunités que représentent les réseaux sociaux pour professionnaliser ses pratiques, avec illustrations concrètes de cas d'usage dans les services de l'Etat.  
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WEBINAIRE INCUB'O- Comment et pourquoi investir les réseaux sociaux en tant qu'agent public?

Dans quel contexte et situations professionnelles peut-on utiliser les réseaux sociaux ? En tant qu'agent de la fonction publique, quelles sont les opportunités et limites de ces outils ? Le 27 mai 2020, Noémie Buffault, directrice de l'agence Leksi, a présenté les enjeux et perspectives des réseaux sociaux dans la fonction publique, ainsi que les différents usages qui peuvent en être faits, illustrés par des retours d'expérience concrets issus du secteur public (exemples: social room du MAE, un jour de tweets à Paris, gendarmerie nationale, etc.).
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WEBINAIRE INCUB'O- Comment le numérique va transformer les métiers publics de demain?

Trop souvent abordée sous le seul angle des outils et des technologies, la transformation numérique induit des changements profonds dans le monde du travail. Elle bouleverse la manière dont les métiers de demain seront exercés, suscitant à la fois crainte et fascination: certains appréhendent la raréfaction du travail humain au profit des machines, d'autres voient dans l'automatisation une opportunité pour libérer du temps sur des tâches répétitives et se consacrer à des activités plus enrichissantes. Anticiper et prendre conscience des risques et des leviers de cette transformation doit permettre d'aborder le futur plus sereinement, en dessinant une vision plausible et souhaitable des métiers de demain. Le 7 mai 2020, Sandra-Jeanne Lara-Golliot, directrice de projet à la Direction interministérielle de la transformation publique (DITP), a présenté les résultats de deux études prospectives qui ont passé au crible une trentaine de familles de métiers publics différents (voir sur le site de la DITP ).
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WEBINAIRE INCUB'O- Comment se libérer des tâches automatisables pour se recentrer sur son coeur de métier?

Automatiser les tâches manuelles répétitives et irritantes pour se consacrer à des opérations à plus forte valeur ajoutée? Telle est la promesse des assistants digitaux, programmés pour réaliser un enchaînement de tâches fastidieuses (recherche d'informations sur des fichiers ou des sites web, ressaisie d'informations sur des fichiers ou des applications, génération automatique de documents, etc.). Le 6 mai 2020, Dorothée Belle, directrice associée chez Ernst & Young, a présenté l'approche RPA (Robotic Process Automation), illustrée par des cas d'usage dans la fonction publique, sur différents processus métiers (à titre d'exemples: chaine de la dépense; contrôle interne; processus RH: recrutement, validation des congés, etc.; traitement et centralisation des données pour le reporting, etc.). Elle a expliqué également comment identifier des processus éligibles au RPA et quelles sont les étapes de déploiement d'un telle solution.
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WEBINAIRE INCUB'O- Réguler sa charge mentale dans un contexte de télétravail où le numérique est omniprésent: l'apport des sciences comportementales

Comment mieux réguler notre charge mentale et adopter des modes de travail équilibrés face au numérique ? Quels sont les risques liés à cette situation inédite de télétravail prolongé ? Face à des conditions de travail dégradées, et un usage désormais permanent du outils numériques, notre cerveau dispose de ressources limitées. L’hyper-connexion, la collaboration digitale accrue, l'urgence permanente, et des rythmes de travail bousculés peuvent nous pousser rapidement dans un état de surcharge mentale, et altèrent notre efficacité et notre bien-être. Le 28 avril 2020, Gaetan de Lavilleon, cofondateur de l'agence Cogx, a présenté l'approche des sciences comportementales pour adapter son mode de travail aux limites de notre cerveau.
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WEBINAIRE - Comment vivre sereinement et créativement la période de confinement?

Depuis le début de la crisa sanitaire, nous sommes confrontés au risque de basculer, selon les situations et les tempéraments, dans le stress, l'inquiétude voire la maladie. Certaines personnes peuvent avoir des difficultés à trouver une organisation et un état d'esprit adéquats pour faire face à cette situation inédite de "télétravail" forcé qui transforme profondément notre quotidien. Le 23 et la 30 avril 2020, Patrick CLaudez, coach, conférencier et formateur, est venu apporter quelques clés pour vivre cette période de confinement sereinement et en faire une opportunité pour développer sa résilience dans un monde qui sera vraisemblablement de plus en plus changeant, complexe et incertain.  Organisé en partenariat avec le CVRH Occitanie, ces webinaires sont accessibles en replay.
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ATELIER - Automatiser les tâches répétitives pour se recentrer sur son coeur de métier, c'est possible!

Dans le cadre de la transformation numérique des organisations, les assistants digitaux permettent, grâce à une solution simple, rapidement maitrisable et facilement déployable, d’automatiser les tâches manuelles répétitives et irritantes pour se consacrer à des opérations à plus forte valeur ajoutée. Eléments incontournables dans la recherche de performance, ils améliorent également l’expérience usagers, augmentent la satisfaction des agents et participent significativement à l’optimisation des processus. Le 7 et le 14 février, Marc-Alexys Calonne est venu à Toulouse et Montpellier pour présenter la solution UiPath et ses cas d'application dans le secteur public: l'occasion pour les agents d'identifier les opportunités sur certains processus métiers: la chaine de la dépense, le contrôle interne, les processus RH, la validation des congés, le traitement et la centralisation des données pour le reporting, etc.

ATELIER - Initiation au backcasting pour préparer collectivement un plan stratégique désirable

Le backcasting est une méthode de planification des actions nécessaires pour atteindre les objectifs futurs souhaités. L’objectif est de réfléchir sans aucune limite à une situation idéale que votre organisation pourrait atteindre: imaginer les réussites futures et, à partir de cette vision, définir les actions et décisions qui doivent être prises aujourd’hui. Cet atelier, animé par Emilie Chevalier le 24 janvier 2020 à Toulouse, a permis à des  managers ou porteurs de projet de comprendre les enjeux de cette méthode qui peut rassembler des groupes importants, pour les inciter à s'affranchir des contraintes du quotidien, pour construire une vision désirable avec son équipe, et ainsi formaliser une stratégie déclinable de manière opérationnelle.

ATELIER - Sensibilisation aux méthodes collaboratives à la direction de l'habitat et des parcours résidentiels de la métropole de Montpelllier

Suite à une mutualisation et à des transferts de compétences, une nouvelle direction a été créée à la métropole de Montpellier. Elle regroupe des services de la métropole, du conseil départemental et de la ville de Montpellier. Pour que les différentes entités apprennent à mieux se connaître et à collaborer, un séminaire interne a été organisé avec l'ensemble des agents le 23 janvier 2020. Les agents ont pu ainsi travailler sur les missions de la direction, élaborer une frise chronologique de la genèse de la direction, identifier les partenaires, les usagers et formaliser des valeurs communes. Ces ateliers ont aussi été l'occasion pour les agents de tester les méthodes collaboratives.

SEMINAIRE - REUSSIR ENSEMBLE LES CHANGEMENTS: PARTAGE D'EXPERIENCES MANAGERIALES A LA DRFIP OCCITANIE

Les 20 et 21 janvier 2020, la Direction régionale des Finances publiques
de Haute-Garonne (DRFiP31) a rassemblé près de 80 managers sur le thème « Réussir ensemble des changements : partage d’expériences managériales et propositions ». Animé par Brigitte Bon avec l'appui de référents innovation du Lab'O, ce séminaire a permis aux cadres de la DRFIP de partager les bonnes pratiques et réfléchir collectivement sur la posture, le positionnement et le rôle des encadrants pour la conduite
des changements.

ATELIER - Présentation et prise en main de Réso, une plateforme numérique collaborative pour une approche innovante de l'action publique face aux problèmes complexes

De nombreuses questions d'action publique supposent, de par leur complexité, de travailler dans des formats nouveaux, qui favorisent dans le moyen / long terme l'interaction et la mobilisation d'acteurs différents au travers de processus de co-construction et de co-intelligence. Mais dans les faits, ces processus restent difficiles à mettre en oeuvre et posent beaucoup de questions. Le 14 janvier 2020, Bruno Lion, directeur adjoint de la DRAAFdirection régionale de l'alimentation de l'agriculture et de la forêt, est venu présenter Réso, une plateforme collaborative qui a été conçue pour permettre la constitution progressive de communautés d'action publique pour la prise en charge des problèmes complexes et multi-acteurs. 

OPENLAB - Participez à la coconstruction de la plateforme "Aides-territoires" pour aider les collectivités à rechercher les aides auxquelles elles ont droit!

Aides-territoires  est une plateforme publique, développée en mode "start-up d'Etat" au sein de l'incubateur du ministère de la cohésion des territoires, "La fabrique numérique". L'objectif est de faciliter la recherche d’aides et d’appels à projets des petites collectivités territoriales en rendant visibles sur un site unique toutes les aides financières et d'ingénierie auxquelles elles peuvent prétendre. A ce jour, plus de 200 aides de grands opérateurs nationaux (Banque des territoires, ADEMEAgence de l'environnement et de la maîtrise de l'énergie, etc.) sont déjà référencées. En plus d’aider les collectivités et porteurs de projets à s’y retrouver dans la diversité des offres disponibles, la plateforme apporte de la visibilité aux candidatures et offre la possibilité de réaliser un état des lieux des aides disponibles sur un territoire ou une thématique donnés. Pour accélérer le déploiement de la plateforme, les régions Occitanie et Bretagne ont été choisies comme premiers terrains d'expérimentations. Dans ce cadre, deux open lab ont été organisés à Toulouse et Montpellier les 5 et 6 décembre 2019: ils ont permis de rassembler des collectivités et des services de l'Etat susceptibles de financer des projets de collectivités pour faire émerger les besoins et les attentes des uns et des autres, échanger sur les difficultés rencontrées tout au long du parcours de demande de financement, tester la plateforme et identifier les points d'amélioration.

ATELIER - Lancement d'une expérimentation centrée usagers sur le "corps européen de solidarité"

Le corps européen de solidarité est une initiative de l’Union européenne qui vise à donner aux jeunes la possibilité de se porter volontaires ou de travailler dans le cadre de projets organisés dans leur pays ou à l’étranger et destinés à aider des communautés et des personnes dans toute l’Europe. Lancé en 2018, ce dispositif peine à atteindre sa cible. Pour comprendre les freins et les points de blocage, la direction départementale de la cohésion sociale (DDCS) de Haute-Garonne a voulu lancer une expérimentation, avec l'appui du Lab'O. Le 5 décembre 2019, Lilas Ozanne, designer indépendante, est venue à TOulouse présenter les différentes méthodes d'observation et d'écoute des usagers selon les situations. L'atelier a permis de construire un programme d'immersion en identifiant les différents usagers à interroger (jeunes, acteurs en charge de l'accompagnement déjà labellisés ou non, collectivités, etc.) et les outils à mobiliser (parcours d'usage, guide d'entretien, observation sur place, etc.). La première étape sera lancée en janvier 2020.

ATELIER - Repenser la stratégie multicanale d'accueil des usagers en préfecture

Cinq préfectures d'Occitanie (Ariège, Tarn-et-Garonne, Gard, LOt et Hérault) ont participé à une mission lancée par le Lab'O pour améliorer l'accueil des usagers en préfecture, notamment pour les demandes relatives aux titres de séjour. Après une phase d'immersion pour identifier les points de tension tout au long des parcours, plusieurs outils ont été prototypés, avec l'appui de designers. Ces outils visent à fiabiliser l'information diffusée par une diversité d'intermédiaires: maquettes de sites internet, fiches pratiques pour les agents d'accueil et les services civiques, panneaux d'affichage pour rendre la procédure plus compréhensible. Le 3 décembre 2019, des responsables de bureau, agents d'accueil et membres d'associations susceptibles d'intervenir pour aider un étranger dans ses démarches, sont venus à Montpellier pour tester ces outils, vérifier leur caractère opérationnel et leur valeur ajoutée pour les usagers et leurs "aidants". 

SEMAINE DE L'INNOVATION PUBLIQUE - Séminaire des référents innovation

Le 29 novembre 2019, les référents innovation se sont réunis pour faire un bilan des actions engagées depuis la création du Lab'O et réfléchir à leur manière de se positionner pour la suite du projet, au regard des nouvelles perspectives du Lab'O: réorientation du dispositif vers l'accompagnement à des chantiers structurants, dont la réorganisation territoriale des services de l'Etat et la transformation numérique. L'occasion également de tester de nouveaux outils d'animation et de partager un moment de convivialité à l'atelier des chefs de Toulouse.

SEMAINE DE L'INNOVATION PUBLIQUE- L'accueil dans les services publics: quelles pistes concrètes pour améliorer la relation aux usagers?

Dématérialisation croissante, disparition progressive des guichets, explosion des demandes des usagers et des citoyens, multiplication et numérisation des canaux de communication, avec une prédominance des échanges par internet et réseaux sociaux au détriment des canaux traditionnels (guichet physique, téléphone, etc.), réorganisation territoriale des différents points de contacts, avec l'émergence de "maisons" de services publics, etc.: à quoi ressemblera l'accueil du futur dans les services publics? Comment accompagner les évolutions du métier d'agent d'accueil mais aussi de la relation aux usagers et de l'organisation interne des services publics? Comment conserver le lien de proximité avec les usagers et garantir l'accessibilité des services pour un public divers et de plus en plus exigeant?  Dans le cadre de la Semaine de l'innovation publique 2019, la préfecture de la région Occitanie, le conseil régional Occitanie et le Sicoval, communauté d'agglomération du sud-est toulousain, ont organisé une conférence interactive, pour partager une vision sur les enjeux de ce secteur et découvrir des actions concrètes et des bonnes pratiques mises en place en Occitanie. Après une intervention de Halimah Pujol, du groupe AFNOR, des acteurs publics locaux divers (Gendarmerie nationale, Pôle emploi, URSSAF, Région Occitanie, Sicoval, Communauté du Grand Cahors, CNFPT, etc.) sont venus témoigner de la manière dont ils ont accompagné la montée en compétences des agents, repensé des espaces d'accueil et les organisations internes, développé de nouveaux outils (chatbots, brigade numérique sur les réseaux sociaux, etc.) ou mis en place des approches "pro-actives" pour aller au-devant des publics (bus itinérant, webinaires, etc.).

Réécouter l'ensemble des interventions: https://webdiffusion.laregion.fr/eclairages-videos-lucarne

SEMAINE DE L'INNOVATION PUBLIQUE / INCUB'O - Initiation au design fiction pour anticiper les transitions numériques de l'administration

Comment réussir à projeter dans les futurs usages d'un outil numérique imaginaire? Comment imaginer une action publique futuriste dans un contexte de transition numérique et à quoi ressembleront les lieux, les rôles et les outils des agents publics de demain?  Le design prospectif propose un détour créatif pour regarder les fonctionnement de l'administration sous un nouveau jour et anticiper les impacts de nouveaux dispositifs ou de nouvelles modalités de travail au sein d'un service ou entre différents services. Le 27 novembre 2019, Yoan Ollivier, cofondateur de l'agence Vraiment vraiment, est venu présenter les principes du design fiction, les opportunités de cette démarche dans un contexte de changement permanent, avec des cas d'usage concrets dans le secteur public.

SEMAINE DE L'INNOVATION PUBLIQUE - "Administration +" et "Aidants connect": deux Start-up d'Etat au service du travail social

Le numérique est de plus en plus présent dans le quotidien des travailleurs sociaux. A l'occasion de la semaine de l'innovation publique, la plateforme d'observation sociale Occitanie, dont la mission est de partager et valoriser les travaux relatifs aux politiques de solidarités et de cohésion sociale, a organisé le 22 novembre 2019 à Montpellier un atelier dédié à cette thématique. Ouvert à tout agent public et plus particulièrement aux agents travaillant dans le champ de l'action sociale, cet atelier débutera par une intervention d'Olivier Griffith, chercheur à l'Institut régional du travail social (IRTS) pour présenter des travaux réalisés par la commission "numérique" du Haut conseil du travail social auxquels il a participé ; deux nouveaux outils développés à l'attention des travailleurs sociaux seront ensuite présentés: "Administration +", qui permet de résoudre des situations a priori inextricables dans lesquelles se trouve un usager après avoir mis en œuvre les moyens de communication habituels auprès de structures administratives (cette solution a été retenue pour équiper l'ensemble des Maisons France Service sur tout le territoire); "Aidants-connect", autre start-up d'Etat, dont l'objectif est de permettre à un professionnel habilité préalablement, de réaliser des démarches administratives en ligne à la place d'une personne ne parvenant pas à les faire seule via une connexion sécurisée.
 > Plus d'informations sur https://pos-occitanie.fr
 > Inscriptions sur le lien ci-contre

ATELIER / INCUB'O - Travailler autrement: impacts et leviers du numérique

L'arrivée du numérique implique de faire évoluer nos façons de travailler et demande toujours plus d'agilité. Nous sommes tous face à ces changements culturels dans l’environnement de travail. A l'ère du numérique, comment adapter ses modes de management et de collaboration au sein de son équipe? Ou avec vos collaborateurs ? Ou avec vos partenaires externes? Suzie Lewis, consultante bilingue, forte de 20 ans d'expérience dans ce domaine en entreprise et en tant qu’indépendante, est venue le 22 novembre 2019 à Toulouse pour faire découvrir différentes méthodes, dont certaines inspirées du monde de l’industrie. Elle mènera également une reflexion collective sur les bonnes pratiques et le travail en collectif. Cet atelier interactif sera aussi l'occasion de tester en séance certains outils pour s'approprier de nouvelles manières de travailler, d’interagir avec ces collaborateurs et de collaborer en équipe.

ATELIER - Sensibilisation au télétravail

Le télétravail se développe de plus en plus dans l'administration mais cette pratique suscite parfois des inquiétudes. Le 20 novemreb 2019, Clémence Wegscheider, conseillère en organisation du travail au SGARSecrétariat général pour les affaires régionales Occitanie, a animé un atelier de sensibilisation pour permettre de mieux comprendre les enjeux et de répondre à certaines questions que les managers peuvent se poser: de quoi parle-t-on, quelles sont les bonnes pratiques, est-ce pour tout le monde? Cet atelier a été aussi l'occasion de tester le jeu sérieux développé par le SGARSecrétariat général pour les affaires régionales Occitanie dans le cadre du fonds d’innovation RH (FIRH), à destination des télétravailleurs, des responsables qui le mettent en place et des cadres qui ont des équipes de télétravailleurs.

ATELIER - Passer de la vision à l'exécution: la méthode OKR (objectifs, résultats clés)

Les OKR sont une méthodologie pour aligner vision et exécution développée par Intel et de plus en plus utilisé par des entreprises de toutes tailles et à chaque échelle de l’entreprise: du top management aux équipes opérationnelles. Les OKR se sont affirmés comme une des meilleures méthodes de management pour permettre aux organisations et aux équipes de grandir en se donnant un focus fort sur leur mission et en gardant une agilité sur les objectifs et les résultats à atteindre : le O correspond aux objectifs stratégiques et inspirants de l’entreprise qui se déclinent en objectifs d’équipe, les KR sont les Key Results: les résultats clés liés aux objectifs, mesurables et vous permettent de savoir si vous avez atteint vos objectifs. Si l’intérêt des OKR est simple à comprendre, leur maîtrise n’est pas intuitive. Une mauvaise application ou une sur-simplification peuvent générer de la dispersion. Cette journée de formation, dispensée le 19 novembre par le Campus de la transformation publique, a persmis à des agents publics d'expérimenter la méthode, d'apprendre à formuler des objectifs mesurables, et comprendre comment implémenter et faire évoluer les OKR.

ATELIER -Anticiper le futur de l'action publique grâce au design prospectif

Comment se projeter dans les futurs usages d'un outil, mesurer les risques de la mise en place d'une nouvelle organisation, imaginer les impacts de nouvelles technologies et pratiques sur les métiers de la fonction publique de demain? La prospective et le design spéculatif sont des méthodes qui permettent de construire des stratégies d’action publique sur le long terme. D’abord en identifiant des signaux faibles et des tendances de fond, permettant de définir des objectifs désirables, puis en modélisant les nouveaux services et orientations stratégiques qui en découlent, afin d’en objectiver les impacts, la faisabilité et les risques opérationnels. Baptiste N'Tsama, chef de projet innovation à la Direction interministérielle de la transformation publique (DITP), est venu à Toulouse le 15 novembre 2019 pour présenter les principes du design prospectif. A travers une présentation de cas d’usages concrets réalisés dans le public, la formation a permis d’objectiver les opportunités de cette démarche et d'apprendre à construire des scénarios prospectifs. 

DÉJEUNER PETILLANT - L'appreciative inquiry : une méthode pour se centrer sur les réussites

« On a toujours bien assez de temps lorsqu'on l'emploie bien » (Goethe). C'est bon et ça fait du bien: les déjeuners pétillants sont conçus comme des espaces-temps ressourçants animés par Anne-Pierre Carbonnier, une facilitatrice du cabinet Ressources heureuses. L'intention est de profiter de la pause méridienne pour nourrir le corps et l'esprit. Le 8 novembre 2019, la dernière séance de l'année a porté sur la méthode "appréciative inquiry": une méthode pour se centrer sur les réussites, faire reposer le changement sur les réussites, les acquis et les énergies positives de l’organisation ou de l'entreprise. Il ne s'agit plus de résoudre des problèmes mais de porter son attention sur les forces... qui permettront d'avancer !

FORMATION - Participation citoyenne : quel(s) dispositifs pour quel(s) usages ?

Si la question de la participation citoyenne devient de plus en plus incontournable dans les politiques publiques, les agents publics ne disposent pas toujours d'une vision globale sur les enjeux de ces démarches participatives. Animée par la Direction interministérielle de la transformation publique, au travers du Campus de la transformation publique et du Centre de la participation citoyenne, le 7 novembre 2019 à Montpellier, cette formation avait pour objectif de sensibiliser les agents publics aux risques et opportunités de ces démarches. Elle a permis de mieux cerner les différents niveaux de participation et donner des clés méthodologiques pour savoir quels formats, outils et méthodes (numérique et/ou présentiel) mobiliser, en fonction du contexte, des situations et des projets de chacun. 

FORMATION - Passer de la vision à l'exécution: initiation à la méthode OKR

Les OKR sont une méthodologie pour aligner vision et exécution développée par Intel et de plus en plus utilisé par des entreprises de toutes tailles et à chaque échelle de l’entreprise: du top management aux équipes opérationnelles. Les OKR se sont affirmés comme une des meilleures méthodes de management pour permettre aux organisations et aux équipes de grandir en se donnant un focus fort sur leur mission et en gardant une agilité sur les objectifs et les résultats à atteindre : le O correspond aux objectifs stratégiques et inspirants de l’entreprise qui se déclinent en objectifs d’équipe, les KR sont les Key Results: les résultats clés liés aux objectifs, mesurables et vous permettent de savoir si vous avez atteint vos objectifs. Le 7 novembre 2019, cette formation animée par le Campus de la transformation publique à Toulouse, a permis de questionner le "pourquoi", qui se traduit par des scénarios de succès priorisés sur des temps courts et quantifiés, et des résultats qui quantifient la réalisation de l'objectif. Les participants ont pu tester la méthode, qui se conduit collectivement au sein des équipes, à la fois sur des cas fictifs et sur leurs situations propres. Une démarche centrée sur le collectif, court terme et valeur ajoutée.

ATELIER - Réinventer ses réunions

Le 5 novembre 2019, les équipes d'encadrement de la production de l'URSSAFUnion de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales (Union de recouvrement des cotisations et sécurité sociale et d'allocations familiales) Midi-Pyrénées se sont réunis au Laboikos pour une séance d'intelligence collective consacrée à la "réinvention" de ses réunions, par une approche "design thinking". Les bénéfices d'une telle séance : aborder tous les aspects d'une problématique, aller chercher tout ce qui gratte, qui frotte, qui freine et qui pique puis mobiliser en un très court délai toute l'intelligence d'un collectif et le faire décadrer pour inventer de nouvelles façons de faire...

CONFERENCE-ATELIER  - Simplifier les écrits administratifs grâce aux sciences comportementales !

Si le service public jouit d'un crédit important auprès de l'opinion publique, des zones de confiance restent à reconquérir: la réactivité des services et la simplicité des démarches sont régulièrement désignées comme des cibles d'amélioration prioritaires. La nécessaire simplification de l'environnement administratif est une affaire de fond (simplification normative) mais aussi de forme. Camille Rozier, cheffe de projet à la Direction interministérielle de la transformation publique (DITP), est venue à Toulouse le 22 octobre expliquer comment mobiliser les sciences comportementales pour simplifier l'ensemble des démarches et des supports produits par l'administration (formulaire, site internet, courrier, etc.). Une quinzaine d'agents de l'Etat et de collectivités ont pu travailler concrètement sur des documents qu'ils souhaitaient simplifier, pour réduire la quantité d'informations, rédiger simplement, penser la formulation, personnaliser l'expérience usager, choisir le bon message, etc. Ces travaux s'inspirent d'une étude publiée sur le  site de la DITP .

ATELIER - C'est quoi le sens de notre travail?

La compréhension du sens de l'action de la structure dans laquelle nous travaillons est un facteur important de compréhension, d'engagement, de protection contre le stress. Le 14 octobre 2019, Patrick Vianès, conseiller en organisation du travail et conduite du changement RH en PACA, est venu expliquer comment travailler sur la notion de sens au travail par une approche théorique et une mise en situation pratique. Les participants ont analysé collectivement la différence entre sens d'une mission et descriptif d'activités souvent utilisé pour définir nos missions. Donner un sens à ces missions permet d'embarquer un collectif d'agents, d'améliorer sa communication vers les usagers et de mieux prioriser ou arbitrer. Ils ont pu poser les bases du sens de leur mission, et exposé les difficultés à s'inscrire dans une finalité quand celle-ci n'est pas portée à tous les niveaux hiérarchiques d'un service. Celui qui a un « pourquoi » qui lui tient lieu de but, de finalité, peut vivre avec n'importe quel comment (Nietzsche).

ATELIER - Découverte de l'agilité et des pratiques agiles

Dans un environnement de plus en plus complexe, avec des changements de plus en plus rapides, une quête de sens et une recherche de coopération plus forte entre acteurs, les approches "agiles" proposent de nouvelles façons de gérer des projets et des équipes, à partir d'outils de management visuels et de jeux qui ont démontré leur efficacité pour la priorisation, la résolution de problématiques ou l'acquisition de connaissances. Au travers de présentation et de mini ateliers ludiques, Clémence Wegscheider, conseillère en organisation du travail au SGARSecrétariat général pour les affaires régionales Occitanie, a animé un atelier le 10 octobre 2019 à Toulouse. Par le biais d'un jeu emblématique de l'agilité, l'objectif était d'illustrer les 4 valeurs et les 12 principes de ces pratiques. Loin d'être une méthodologie, il s'agit plutôt d'un état d'esprit qui s'appuie sur le collectif, le sens, la valeur ajoutée des services rendus et sur les individus. L'atelier avait vocation à expliquer les termes (lean, agile, itération, scrum, etc.), leur histoire, et de voir comment les faire vivre dans le management d'équipe ou la gestion de projet.

MARDI DE L'INNOVATION - Décalez vos représentations de l'égalité professionnelle!

Vous souhaitez agir sur l’égalité professionnelle et sensibiliser les agents de votre service à ce sujet ? Vous voulez mieux comprendre comment se traduisent concrètement les inégalités femmes-hommes au travail ? Vous ne savez pas comment identifier les causes structurelles des inégalités, et leurs conséquences en termes de performance et de qualité de vie au travail? Le 8 octobre 2019, l'ARACTAssociation régionale de l'amélioration des conditions de travail Occitanie a présenté à Toulouse un quizz accessible à toute administration! En s'appuyant sur les études statistiques et de nombreuses interventions en entreprise, le réseau Anact-Aract a élaboré une grille de lecture des inégalités professionnelles en entreprise selon 4 dimensions : la mixité, les conditions de travail, les parcours et l"articulation vie personnelle / vie professionnelle. Ce quizz peut être utilisé dans le cadre d'une négociation collective, de la prévention des risques professionnels ou à l'occasion de tout projet de transformation organisationnelle.

LUNDI DE L'INNOVATION - Les assistants digitaux: cas d'usage et opportunités pour les administrations publiques

Dans le cadre de la transformation numérique des organisations, les assistants digitaux permettent, grâce à une solution simple, rapidement maitrisable et facilement déployable, d’automatiser les tâches manuelles répétitives et irritantes pour se consacrer à des opérations à plus forte valeur ajoutée. Eléments incontournables dans la recherche de performance, ils améliorent également l’expérience usagers, augmentent la satisfaction des agents et participent significativement à l’optimisation des processus. Le 7 octobre 2019, Marc-Alexys Calone est venu à Toulouse présenter la solution UiPath et sas cas d'application sur la chaine de la dépense, le testing dans le cadre du contrôle interne, l’incrémentation des SI RH, la validation des congés, le traitement et la centralisation des données pour le reporting, etc.

ATELIER - Comment utiliser Linkedin et twitter dans un environnement professionnel?

Dans quel contexte et situations professionnelles peut-on utiliser les réseaux sociaux? En tant qu'agent de la fonction publique, quelles sont les opportunités et limites de ces outils? Olivier Dulac, chef de projet au SGARSecrétariat général pour les affaires régionales Occitanie, est intervenu à Toulouse le 25 septembre 2019 pour donner des clés de compréhension des enjeux et modes de fonctionnement de deux outils, Linkedin et Twitter, en illustrant des usages possibles (faire de la veille, développer un réseau, valoriser et communiquer sur son activité, etc.). L'atelier a également permis de présenter les principales fonctionnalités pour une prise en main rapide.
 

FORMATION - Comment impulser le changement et embarquer ses équipes?

Comment identifier les changements qui nécessitent un accompagnement et l'impact d'un changement? Quels sont les fondamentaux théoriques psychologiques et sociologiques pour comprendre et accompagner le changement? Quels sont les outils clefs de l'accompagnement au changement?  Comment se positionner et positionner son équipe dans une dynamique positive face aux changements? Le 20 septembre à Toulouse et le 2 octobre à Montpellier, une trentaine de cadres des services déconcentrés de l'Etat ont suivi cette formation qui a alterné apports théoriques et séquences de travail collaboratives.

Atelier - Préparation du prix impulsions

Le Prix Impulsions est le rendez-vous des agents de l'Éducation nationale qui souhaitent faire connaître et développer leur idée ou projet de modernisation, de simplification et d'amélioration de leur travail (hors projets pédagogiques). Pour cette 6e édition placée sous le thème de l'amélioration de la qualité de service et de la relation aux usagers, 3 projets ont bénéficié d'un accompagnement particulier avec un atelier organisé au LabO le 17 septembre 2019 à Montpellier : "Affectations simplifiées" (expérimentation par la DSDEN de l'Aude de l'outil "démarches simplifiées" pour la dématérialisation des demandes d'affectation en collèges); "Lycée 4.0" (mise en oeuvre d'une démarche collaborative visant à moderniser les processus de gestion et la qualité de l'information des parents, élèves, et personnels du lycée Louise Michel de Narbonne); "Rectorat dis-moi tout" (projet visant à améliorer l'information des personnels et des usagers se rendant au Rectorat, notamment pendant le temps d'attente à l'accueil du site). Les porteurs de ces 3 projets ont pu échanger sur leurs projets respectifs, puis préparer et tourner un "pitch" qui sera présenté au jury académique du prix.
> Pour plus d'informations, contactez Julien Cayla , référent innovation du rectorat de Montpellier.

Déjeuner pétillant - L'art de faire des "retours d'information" (feedback) et des propositions "d'option pour le futur" (feedforward)

« On a toujours bien assez de temps lorsqu'on l'emploie bien » (Goethe). C'est bon et ça fait du bien: les déjeuners pétillants sont conçus comme des espaces-temps ressourçants à Montpellier, animés par Anne-Pierre Carbonnier, une facilitatrice du cabinet Ressources heureuses. L'intention est de profiter de la pause méridienne pour nourrir le corps et l'esprit. Le 6 septembre 2019, la séance a porté sur l'art de faire des retours d'information et des propositions d'option pour le futur, en réponse aux questions suivantes: comment faire des critiques constructives, qui nourrissent le besoin de reconnaissance et encouragent les changements d'attitude ? Comment se positionner sans s'opposer ? Comment faire des reproches utiles ? Comment développer des comportements non jugeants et faire monter en compétences relationnelles son équipe ?

SEMINAIRE -  Réflexion prospective sur les modalités de fonctionnement de coopérations interdépartementales entre DDT

En juin 2019, les treize directions départementales des territoires et de la mer (DDTMDirection départementale des territoires de la mer), la Direction régionale de l'alimentation, de l'agriculture et de la forêt (DRAAFdirection régionale de l'alimentation de l'agriculture et de la forêt) ainsi que l'Agence de service et de paiement (ASP) s'étaient réunis pour réfléchir à de nouvelles manières de travailler ensemble sur certaines missions relevant du ministère de l'alimentation et de l'agriculture (MAA). Ce séminaire avait permis d'identifier une liste de missions pouvant faire l'objet de coopérations interdépartementales. Le 6 septembre 2019, un second séminaire a permis de partager ces propositions avec les chefs des services d'économie agricole et de travailler sur les modalités concrètes de fonctionnement, afin de préciser le périmètre géographique, l'échéance, la répartition possible des tâches, etc.

FORMATION - Comment faire vivre les fondamentaux du management malgré la distance?

Dans un contexte d'organisation territoriale des services de l'Etat en bi- ou multi-sites, comment continuer à manager des équipes à distance? Le 29 août 2019, une quinzaine de cadres de services déconcentrés de l'Etat ont participé à cette formation-action. Objectifs : savoir identifier adapter son style de management aux besoins des équipes à distance, renforcer ses fondamentaux en management et acquérir des outils spécifiques au management à distance.

SEMINAIRE - Réflexion des cadres des rectorats sur la nouvelle organisation de la région académique d'Occitanie

Le 15 juillet 2019, près de 150 cadres des académies de Toulouse et Montpellier étaient réunis à Bize-Minervois pour apprendre à mieux se connaître et à appréhender les contours de leur future organisation. Le LabO a mobilisé 3 facilitatrices pour animer: des moments ludiques le matin (pool d'ateliers brise-glace pour se découvrir, partager des moments ludiques et créer une dynamique) et des ateliers de co-construction l'après-midi, où les participants ont co-construit des matrices d'action pour répondre à plusieurs enjeux relatifs à leur nouvelle organisation: comment embarquer les équipes dans ce changement? quelle RH souhaitée? comment offrir un meilleur service aux établissements et aux usagers?, etc. Le Rectorat avait mobilisé son référent de l'innovation de Montpellier ainsi qu'une équipe de 4 facilitatrices internes: une belle co-animation avec le LabO!

ATELIER - Gérer l'infobésité sur sa messagerie!

 Vos boites mails sont saturées? Vous n'arrivez plus à gérer l'afflux d'informations? Le 9 juillet 2019, des agents ont pu échanger sur leurs trucs et astuces pour gérer sereinement leur messagerie sur le logiciel Thunderbird: comment filter des messages, optimiser l'utilisation du moteur de recherche, gérer une ou plusieurs boites mails, créer des règles d'organisation, gérer les carnets d'adresse, invitations et création de groupes.

CONFERENCE - A+, une start-up d'Etat pour débloquer des dossiers usagers inextricables...

Administration+, c’est le service public VIP pour tous! Cette plateforme met en relation des aidants (travailleurs sociaux ou associations) avec des agents d’organismes publics, qu'il s'agisse des services de l'Etat (préfecture, DDFIP, etc.), des organismes de protection sociale (CAF, CPAM, CARSAT, Pôle emploi, etc.) ou des collectivités (conseil départemental, CCASCentre communal d'action sociale, etc.). Objectifs: régler ensemble, rapidement et efficacement, des dossiers usagers complexes et qui semblent bloqués, pour lutter contre l'urgence sociale. Créée en 2017, la plateforme, développée en mode "start-up d'Etat", est en cours de déploiement sur l'ensemble du territoire national (déjà déployée à Argenteuil, Cahors, Marseille, Lyon, etc.). Le 4 juillet 2019, l'intrapreneuse Zohra Lebel-Sedki est venue à Toulouse présenter l'outil, ses modalités de fonctionnement ainsi que la méthode de développement utilisée.

FORMATION - Concevoir des parcours usagers à l'ère du multicanal

Plateformes téléphoniques, services d'accueil débordés... De nombreux services de l'Etat sont confrontés à cette problématique. Les 27 et 28 juin 2019, cette formation-action conçue et animée par le Campus de la transformation publique a permis à une dizaine d'agents publics des trois fonctions publiques de se sensibiliser aux questions de relations de service, mais également de comprendre les différentes étapes pour élaborer une offre de service adaptée aux différentes attentes et repenser la complémentarité des différents canaux pour mieux servir les usagers.

INCUB'O - Conférences et ateliers prospectifs sur la transformation numérique de demain dans l'action publique

Lancé début 2019, Incub-O est un projet de recherche-action porté par la préfecture de région Occitanie en partenariat avec la Fondation internet nouvelle génération ( FING ), sur l'acculturation des agents publics au numérique. Cette première journée de travail, qui s'est tenue le 26 juin 2019 à Toulouse, a permis de mettre en débat les potentiels du travail collaboratif et de formuler des visions sur le numérique de demain dans l'action publique. Sur la base de conférences "inspirantes", il s'agissait de sensibiliser les agents publics aux enjeux de la transformation numérique pour mieux cerner et anticiper ses impacts sur les métiers publics de demain. Au programme: intervention de Jacques-François Marchandise (FING), de Sandra-Jeanne Lara-Golliot (Direction interministérielle de l'action publique), qui a présenté une étude sur les métiers publics de demain , et de Yoan Ollivier (agence de design Vraiment Vraiment ), qui a convoqué la science fiction pour imaginer le travail dans le secteur public en 2042. L'après-midi, des groupes métiers interministériels (assistant, instructeurs, chargés de mission, informaticien) ont partagé les risques et opportunités du numérique sur leur métier et imaginé des scénarios prospectifs avec un numérique "désirable".

INCUB'O - Sensibilisation à la méthode d'optimisation de processus

Le 25 juin 2019, une dizaine d'agents provenant de différents services de l'Etat (préfecture, direction régionale, direction départementale, Agence régionale de santé) ont participé à un atelier de sensibilisation à une méthode d'optimisation de processus déjà déployée dans les organismes de protection social. L'atelier a permis de faire émerger différentes situations dans lesquelles cette méthode pourrait être utilisée, notamment dans le cadre de l'axe 1 du projet Incub'O, qui vise à dématérialiser des procédures en repensant le processus métier. 

Déjeuner pétillant - Oser le droit à l'erreur!

« On a toujours bien assez de temps lorsqu'on l'emploie bien » (Goethe). C'est bon et ça fait du bien: les déjeuners pétillants sont conçus comme des espaces-temps ressourçants animés par Anne-Pierre Carbonnier, une facilitatrice du cabinet Ressources heureuses. L'intention est de profiter de la pause méridienne pour nourrir le corps et l'esprit. Le 21 juin 2019, la séance a porté sur le fait d'oser le droit à l'erreur: comment le droit à l'erreur rend plus créatif ? quelle différence entre erreur, faute et échec ? comment (s') autoriser le droit à l'erreur en tant que manager ? dans un environnement professionnel qui valorise la performance, quels sont les bénéfices à oser le droit à l'erreur ?

Semaine de la QVT - Tribunal numérique: un jeu pour mieux appréhender les effets du numérique sur le travail

Les technologies et la culture numérique bouleversent à la fois l'organisation du travail, les pratiques managériales, le rapport au travail des individus et les manières dont ils collaborent. Ces multiples évolutions sont particulièrement ambivalentes et extrêmement rapides. Elles offrent des opportunités aux salariés mais peuvent également se traduire par de nouvelles contraintes... Pour aborder toutes ces questions, l'ARACt Occitanie est venue le 20 juin 2019 à Toulouse pour présenter un jeu, le Tribunal du numérique, conçu pour débattre en croisant les regards de la défense et de l’accusation autour d’un cas fictif, mais issu de la réalité du terrain. Après 2 audiences présentant les arguments, puis les droits de réponses, vous repartirez avec des pistes pour questionner un projet numérique : quels risques et quelles opportunités pour un projet numérique performant et durable ?

Jeudi de l'innovation - Concevoir un escape game : retour d'expériences du CVRH (et en bonus: découverte de l'outil Wisembly)

Avez-vous déjà joué à un escape game ? Si oui, vous avez sans doute constaté que l'on apprend énormément en jouant sur ses capacités à communiquer et collaborer en collectif. Dans un escape game, chacun amène quelque chose quel que soit son âge et son expérience. Le Centre de valorisation des ressources humaines (CVRH) de Toulouse du Ministère de la transition écologique a mis en place un espace spécifiquement dédié à cette expérience. Sur cet espace modulable, les énigmes s'adaptent aux besoins des services. Au-delà de l'aspect ludique, jouer à un escape game est un acte managérial qui permet de renforcer la cohésion d'une équipe. Comment ce projet a-t-il été mené ? Comment concevoir un escape-game dans sa structure ? A quel type de besoin peut-il répondre ? Fort de son expérience, l'équipe du CVRH est venue présenter la démarche le 20 juin 2019 à Toulouse... En bonus, cette présentation a permis de tester et découvrir Wisembly, un outil d'animation numérique, sous licence, qui permet à une assemblée de réagir, d'interroger, de voter, de répondre  à des quiz, de réaliser des nuages de mots clés en direct, le tout directement grâce à son téléphone !

Formation - Initiation au prototypage ou comment retrouver la confiance du "faire" pour accélérer ses projets et tester ses hypothèse!

Le 18 juin 2019, une quinzaine d'agents publics ont participé à Toulouse à cette formation du Campus de la transformation publique. Qu'ils soient chefs de projet ou managers, ils ont pu mieux cerner les grands enjeux du prototypage et la culture du prototypage (notamment: pourquoi penser avec ses mains mais aussi pourquoi et quand prototyper?), apprendre à choisir son prototype selon ses besoins et à utiliser ses propres ressources. Alternant théorie et exercices de mise en pratique, cette formation leur a également donné l'occasion de s'entraîner à prototyper, seul ou à plusieurs.

Formation -30 techniques d'animation pour faciliter simplement vos temps collaboratifs

Le 17 juin 2019, une quinzaine d'agents publics ont participé à Montpellier à cette formation. Objectif:  se familiariser avec de nouvelles manières d'animer des réunions, s'entraîner à la facilitation de différents moments créatifs, comprendre la structuration des étapes clés d'un atelier, découvrir les différents objectifs de la facilitation, se doter d'outils créatifs et adaptés pour construire et animer des temps de travail d'équipe et enfin, de perfectionner ses postures de facilitateur.

Séminaire hors les murs - Impro et créativité à la préfecture de l'Aveyron!

Le 13 juin 2019, le Lab'O est intervenu à l'occasion de l'assemblée générale des personnels de la préfecture de l'Aveyron. Des membres du club innovation de la DDTM34 sont tout d'abord venus présenter leurs actions et plus particulièrement la mise en place de drônes pour faciliter et optimiser le travail des contrôleurs. Deux référentes du Lab'O ont également animé des ateliers : le premier pour permettre aux agents de tester des outils de théâtre et d'improvisation; le second pour leur permettre de s'approprier de nouvelles techniques d'animation de réunion. Les agents ont également bénéficié d'une conférence de Patrick Claudez ("pourquoi on ne peut plus travailler comme avant dans l'administration d'aujourd'hui?") et d'une sensibilisation à la démarche potentialiste. 

Séminaire - Réflexion collective sur les opportunités de coopérations interdépartementales entre DDT

Le 7 juin 2019, les treize directions départementales des territoires et de la mer (DDTMDirection départementale des territoires de la mer), la Direction régionale de l'alimentation, de l'agriculture et de la forêt (DRAAFdirection régionale de l'alimentation de l'agriculture et de la forêt) ainsi que l'Agence de service et de paiement (ASP) étaient réunis pour réfléchir à de nouvelles manières de travailler ensemble sur certaines missions relevant du ministère de l'alimentation et de l'agriculture (MAA). Animé par le Lab'O, ce séminaire a permis de partager des visions, d'identifier les missions susceptibles de faire l'objet de coopérations interdépartementales et de commencer à envisager différentes modalités de coopération possibles.

Formation - Utiliser les cartes heuristiques

L’accompagnement des agents dans la transition numérique et les réformes successives nécessite l’appropriation de nouveaux outils, parmi lesquels les cartes heuristiques. Les 6 et 7 juin 2019, une dizaine d'agents de la fonction publique ont découvert le mind mapping dans ses différentes utilisations (la prise de notes, la préparation d'un exposé ou d'un discours, le brainstorming, la structuration d'un projet, la révision et la clarification d'idées, la visualisation d'organisation complexe, etc.) et apprendre à créer des cartes heuristiques adaptées à ses besoins.

Jeudi de l'innovation - Coconstruire un diagnostic partagé territorial

Le diagnostic est une phase déterminante dans l'élaboration d'un projet de territoire. Le 6 juin 2019, Juliette Delcamp, cheffe du service Aménagement du territoire à la DDT du Tarn-et-Garonne, est venue à Toulouse présenter une méthode développée par l'AgroParisTech Clermont-Ferrand en partenariat avec la DREALdirection régionale de l'environnement de l'aménagement et du logement Nouvelle-Aquitaine. Objectif: mieux appréhender les enjeux des territoires, sur la base de représentations spatiales schématiques. Cette méthode cadre les échanges entre acteurs pour faire émerger une vision partagée d'un système complexe, qui met en évidence les éléments saillants d'un territoire, ses enjeux territorialisés en fonction des dynamiques observées, des politiques publiques ou des projets en cours. Cette vision synthétique du présent facilite la projection dans l'avenir et l'amorce d'une stratégie d'actions. Elle est mobilisable en amont des projets de territoire, de démarches d'évaluation environnementale, mais également pour aider à produire des notes d'enjeux. 

Formation - Initiation à l'UX-design ou comment intégrer l'expérience utilisateurs pour concevoir de nouveaux outils numériques

Le 27 mai 2019, une dizaine d'agents publics ont participé à cette formation de sensibilisation à l'UX-design qui s'est tenue à Toulouse. Objectifs: acquérir les bons réflexes des UX designers pour concevoir des services numériques vraiment centrées utilisateurs, découvrir comment intégrer le design d’expérience utilisateur pour démarrer un projet d’applications, sites et outils numériques. Outre la sensibilisation aux fondamentaux de l'UX-design, cette formation leur a également donné des clés pour concevoir et prototyper des parcours utilisateurs et des interfaces, et maîtriser la facilitation d'une session de coconception de services numériques avec l'outil AppMaker.

Déjeuner pétillant - Réinventer le rôle de manager

Le principe du déjeuner pétillant est de nourrir le corps et l’esprit : pour cette séance du 24 mai 2019 à Montpellier, repas partagé tiré du sac et réflexions issues  de l'ouvrage de Frédéric Laloux « Reinventing organizations » (réinventer les organisations / pour des communautés de travail inspirées), ont crée du lien entre managers de différents services publics. L’intention était de s’inspirer des pratiques décrites dans le livre et de celles vécues par les participantes. Ont notamment été évoqués: le changement de posture du manager, passant de « surveiller » à « veiller sur » : considération, authenticité, sincérité, accueil des émotions, communication juste.Les participants sont reparties avec des envies de (ré)activer des pratiques mettant l’humain au coeur des organisations de travail.Un temps de convivialité pour explorer de nouvelles façons de faire !

Formation - Facilitation et posture de facilitateurs

Envie d'animer des réunions différemment et d'éviter des séances de travail décousues, avec de nombreuses digressions, qui se terminent sans plans d'action ni décisions? Les 21-22 et 23 mai 2019, un groupe d'une quinzaine de cadres issus des services de l'Etat et de collectivités ont pu expérimenter à Toulouse les techniques de la facilitation, comprendre les fondamentaux de la posture de facilitateur dans une dynamique collaborative. Faciliter un atelier collaboratif, c’est toute une démarche et une posture qui ne sont pas innées mais accessible à toute personne ayant déjà une solide expérience de l’animation de réunions. Au programme: les postures d'accompagnement, les stades de développement d'un facilitateur, la construction du cadre d'intervention, le design de processus collaboratifs, les techniques de recadrage dans un atelier, d'ouverture et de clôture, etc.

Atelier - Sciences comportementales, nudges et politiques publiques

Initialement centré sur le nudge, le concept d’incitation comportementale s’est étendu ces dernières années pour devenir un véritable champ de recherche et d’innovation dans le domaine des politiques publiques. Derrière le concept de plus en plus populaire de "nudge", il y a l'idée de donner un coup de pouce, de faciliter le passage de l'intention à l'action. Issues des sciences comportementales, ces techniques d'"incitation douce" peuvent s’incarner de différentes façons : en mettant l'information au bon endroit, au bon moment, en rendant ludique une action ennuyante et pourtant décisive, ou en s'appuyant sur des caractéristiques étonnantes de notre perception du monde... Prendre en compte les propriétés de notre cognition pour nous aider à dépasser nos mauvaises habitudes les plus tenaces constitue désormais une composante incontournable du paysage des politiques publiques, en attestent les Nudge Units qui fleurissent dans les administrations à travers le monde. Thibaud Griessinger, docteur en neurosciences cognitives à l'Ecole normale supérieure de Paris est venu animer cet atelier à Toulouse le 6 mai 2019 et à Montpellier le 7 mai 2019. Objectifs: mieux cerner les concepts d'incitation comportementale, expérimenter la création de nudge, mais aussi comprendre comment prendre en compte la dimension comportementale tout au long de la conception de l'action publique.

Formation - La facilitation visuelle au service des projets

L’accompagnement des agents dans la transition numérique et les réformes successives passe par l’appropriation de nouveaux outils de travail. La facilitation visuelle fait partir de ces nouveaux dispositifs qui peuvent être utilisés aussi bien pour son travail au quotidien ou pour le suivi de projets collectifs. Avec cette formation, dispensée les 2 et 3 mai 2019 à Montpellier, les agents ont appris à organiser leurs idées sur leur feuille de façon logique et structurée, à traduire leurs idées en dessins simples et évocateurs, à créer une banque de pictogramme autour de leurs projets, à réaliser une modélisation visuelle autour de leur projet.

Atelier - Quels usages de Linkedin et Twitter pour les agents publics?

Comment utiliser Linkedin et twitter dans son quotidien? Soizic Fouilland , consultante experte en stratégie digitale et webmarketing, est venue à Toulouse le 25 avril 2019 pour donner des clés pour comprendre les objectifs et modes de fonctionnement de ces réseaux sociaux, mais aussi pour identifier les usages possibles et les opportunités potentielles pour les agents publics (faire de la veille, développer un réseau, valoriser et communiquer sur son activité, etc.). L'atelier sera également l'occasion d'apprendre à créer un profil et de comprendre comment, quoi et ou publier.

Atelier - Optimisation ses process au sein d'une équipe

Dans le cadre de l’axe Innovation de son projet d’entreprise, l’Urssaf Midi-Pyrénées met en œuvre depuis 2015 une démarche participative de questionnement et d’optimisation de ses processus. L’objectif est de donner la capacité à une équipe d’améliorer la manière de prendre en compte les demandes et les traiter le plus rapidement possible, en dépensant le moins d’énergie possible en réalisant le moins d’erreurs possibles : fluidifier des processus de travail en réduisant le nombre de tâches tout en favorisant celles à valeur ajoutée. Le 24 avril 2019, Laurie Mares et Virginie Réveillère, experts maîtrise des risques et animatrices d'ateliers d'optimisation, sont venues à Toulouse présenter ce dispositif d'atelier d'optimisation (origine de notre méthodologie et ses principes sous format créatif, déclinaison des différentes étapes d'un atelier sous un angle concret, échanges avec les participants autour des plus-values et difficultés liés à un tel dispositif).

Incub'O - Dématérialisation des procédures relatives aux titres professionnels

Le 17 avril 2019, des agents de DIRECCTEDirection régionale des entreprises de la concurrence de la consommation du travail et de l'emploi (unité régionale et unités départementales du Gers et des Hautes-Pyrénées) ont travaillé sur la simplification de deux procédures: la demande d'agrément pour des centres de formation qui souhaitent organiser des sessions d'examen à des titres professionnels et la procédure d'habilitation de jurys pour ces sessions d'examen. Objectifs: partager une vision sur le processus existant, détailler l'ensemble des tâches du processus, identifier les tâches à faible valeur ajoutée / gaspillages, formaliser le processus cible pour préparer la dématérialisation de la procédure dans l'outil "démarches-simplifiees". 

Séminaire - 5e rencontre des acteurs régionaux de l'innovation publique

Le 11 avril 2019, une quarantaine d'agents publics engagés dans des démarches d'innovation sont venus à Nîmes pour la 5e rencontre du réseau des acteurs régionaux de l'innovation publique, copiloté par le Conseil régional et le SGARSecrétariat général pour les affaires régionales. Une quinzaine d'entités publiques étaients représentées: les services de l'Etat, Pôle emploi, le conseil régional d'Occitanie, les Départements du Gard, de l'Aveyron et de du Lot, Montpellier métropole, les communautés d'agglomération du Sicoval et de béziers-Méditerrannée, les communes de Colomiers, de Castelnau-Le-Lez et du Grau-du-Roi, le cenre national de la fonction publique territorial (CNFPTCentre national de la fonction publique territoriale), etc. Objectif de la rencontre: réfléchir aux modalités de fonctionnement de la communauté et partager des bonnes pratiques en présentant différentes démarches enagées (une consultation publique sur les usages de la plage de demain, l'élaboration d'une charte managériale, la mise en place d'un plan numérique dans une commune, le lancement de challenge innovation internes, etc.).

Formation - Initiation au prototypage ou comment retrouver la confiance du "faire" pour accélérer ses projets et tester ses hypothèses!

Le 11 avril 2019 à Montpellier et le 19 avril à Toulouse, une dizaine d'agents publics ont pu assister à cette formation du Campus de la transformation publique à Montpellier. Objectif de la formation: mieux cerner les grands enjeux du prototypage et la culture du prototypage (notamment: pourquoi penser avec ses mains mais aussi pourquoi et quand prototyper?), apprendre à choisir son prototype selon ses besoins et à utiliser ses propres ressources, avec une alternance de théorie et d'exercices de mise en pratique pour s'entraîner à prototyper, seul ou à plusieurs.

Incub'O - Dématérialiser la demande de subventions DETR: les préfectures du Tarn-et-Garonne et de l'Ariège engagent la réflexion

Le 9 avril et les 16 avril 2019, des agents des préfectures du Tarn-et-Garonne et de l'Ariège qui interviennent aux différentes étapes de la procédure de demande de subvention DETR (dotation d'équipement des territoires ruraux) ont participé à deux ateliers à Toulouse, animés par un expert design et un expert lean. L'atelier a réuni des secrétaires de mairie, des agents instructeurs en préfectures et en sous-préfectures ainsi que deux chefs de bureau. Sur une demie-journée, ils ont cartographié le processus actuel en détaillant les différentes actions sur chacune des étapes et en identifiant pour chacune d'entre elles les difficultés rencontrées. Le second atelier a permis de cartographier le processus cible et dégager des indicateurs de mesure de l'optimisation du processus.

Atelier - Quels futurs usages pour le système de retraite à points?

Le 9 avril 2019, une vingtaine de professionnels de la retraite et d'usagers (retraités ou futurs retraités) ont participé à la soirée-atelier animée par Vraiment Vraiment à Montpellier, dans le cadre d'une démarche de prospective participative sur les futurs usages du système de retraite à points, mené pour le Haut-Commissaire pour la réforme des retraites (HCRR). Objectif de la soirée : explorer, sur la base de la matière collectée lors d’immersions dans différentes caisses de retraite (CARSAT, MSAMutualité sociale agricole, CICAS, etc.) sur trois territoires (à Besançon, Le Mans et Montpellier/Pérols), les nouveaux usages et services permis par le système universel de retraite à points, en faisant travailler de concert usagers et agents de différentes caisses. La soirée a été introduite par une présentation des principes et de l’ambition de la mise en place du système universel à points ainsi que les objectifs de la démarche prospective participative sur les usages qu'impliquerait ce nouveau système ; une synthèse des retours des immersions dans les caisses de retraite ; une présentation de la trentaine d'ébauches de nouveaux services et usages qui en ont émergé, répondant à des problématiques posées par le système actuel ou répondant à des aspirations des usagers. Les participants ont travaillé en groupe pour questionner, transformer et améliorer les ébauches de futurs services.Sur le même principe, trois soirée-ateliers ont eu lieu dans 3 villes : Le Mans, Besançon et Montpellier. Vraiment Vraiment tirera de ces ateliers des cahiers des charges de nouveaux services/usages.

Incub'O - Préparation de la dématérialisation d'appels à projets de la DRAAF

Le 8 avril 2019, une équipe de la DRAAFdirection régionale de l'alimentation de l'agriculture et de la forêt s'est réunie à Carcassonne pour repenser les processus de différents appels à projets qu'elle est amenée à lancer au cours d'une même année. Animé par une experte lean, l'atelier a permis de cartographier le macroprocessus actuel et d'identifier les étapes qui génèrent le plus de difficultés (du fait de double saisie, d'inadéquation des outils, de circuits de validation complexes, etc.). Dans un second temps, les agents ont réfléchi à des pistes pour simplifier le processus. L'objectif est de mettre en place l'outil demarches-simplifiees après avoir clarifié et simplifié le processus.

Atelier - Dématérialisation de la démarche d'affectation des élèves en collège avec l'outil "démarches-simplifiees"

Le 29 mars 2019, une équipe de l'académie de Montpellier est venue au Lab'O tester l'utilisation de l'outil "démarches-simplifiees" pour dématérialiser une démarche en ligne d'affectation des élèves en collège. Réunis à l'initiative du secrétariat général et la direction des systèmes d'information et de l'innovation (DS2I) de l'académie de Montpellier, les responsables et les agents des services des DSDEN de l'Aude et de l'Hérault en charge de l'instruction des dossiers d'affectation des élèves ont conçu des formulaires test grâce à l'outil démarches simplifiées et échangé sur les pré-requis d'une démarche en ligne efficace et exemplaire. L'interface "démarches simplifiées" a été jugée globalement adaptée aux besoins et prometteuse pour simplifier, sécuriser et fluidifier les échanges entre usagers et services instructeurs de ces dossiers. Une phase d'expérimentation devrait donc être très prochainement lancée pour recueillir et traiter les demandes d'affectation présentées par les parents dans ce nouveau cadre.

Formation - Initiation à l'UX-design ou comment intégrer l'expérience utilisateurs dans la conception de nouveaux outils numériques 

Le 29 mars 2019 à Toulouse et le 16 avril 2019 à Montpellier, une douzaine d'agents publics issus de structures diverses (services déconcentrés de l'Etat, douanes, Région, Toulouse métropole, CPAM, URSAFF) ont participé à cette journée de sensibilisation à l'UX-design, organisée par la Direction interministérielle de la transformation publique (DITP) dans le cadre de l'université de la transformation publique ( https://www.modernisation.gouv.fr/le-campus ). Objectifs de la formation: acquérir les bons réflexes des UX designers pour concevoir des services numériques vraiment centrées utilisateurs, découvrir comment intégrer le design d’expérience utilisateur pour démarrer un projet d’applications, sites et outils numériques. Outre la sensibilisation aux fondamentaux de l'UX-design, elle a également donné des clés pour concevoir et prototyper des parcours utilisateurs et des interfaces, et maîtriser la facilitation d'une session de coconception de services numériques avec l'outil AppMaker.

Jeudi de l'innovation - FCE, l'application développée par la DIRECCTE Occitanie en mode "start-up d'Etat" pour faciliter les échanges d'information sur les entreprises

Les agents des Direccte interviennent dans la vie des entreprises sur des champs variés (emploi, travail, développement économique, protection des consommateurs) et pour des motifs différents qui peuvent parfois être contradictoires. Par exemple, un agent peut intervenir auprès d’une entreprise pour s’assurer du respect de la durée légale du travail, alors qu’un autre vérifie l’application des règles liées à la concurrence et qu’un troisième lui octroie un financement pour favoriser le développement de l’emploi des seniors. Aujourd’hui le fonctionnement vertical des services ne permet pas toujours aux agents de connaître les contrôles effectués ou les aides attribuées par leurs collègues. A l'issue d'un hackathon organisé par le Lab'O en 2017, la DIRECCTE Occitanie a développé l'application FCE (fiche commune entreprises), qui permet de partager des informations sur les entreprises entre agents et ainsi, d'avoir une vision à 360 degrés de l'entreprise. Le développement a été réalisée par une start-up toulousaine, en mode "start-up d'Etat". Il est aujourd'hui basculé dans l’incubateur des ministères sociaux en vue d'un déploiement sur l'ensemble du territoire national. La 28 mars 2019, Chloé Mandelblat, chargée d'études statistiques devenue "product owner" du produit est venue à Toulouse au Laboikos présenter cette méthode ainsi que le produit développé.

Atelier - 0 mails inutiles? C'est possible: les enseignements de l'expérimentation initiée par le Lab Zéro de la région PACA

Un agent passe en moyenne 650 heures par an à gérer sa boîte mail, un cadre est interrompu toutes les 2 à 8 minutes par les notifications d'un e-mail ou d'un sms, en moyenne un mail sur six est réellement « important ». Nos boites mail sont saturées! Marthe Pommie et Julie Sifre, du LabZero de la région PACA, sont venues à Montpellier le 27 mars 2019 présenter la démarche mise en place pour sensibiliser les agents à la question de la surinformation et faire expérimenter les outils mis en place pour mieux gérer ses mails, afin d'arriver au "Zéro mail inutile"!

Séminaire - Partage d'expériences sur les projets de territoire pour la gestion de l'eau du bassin Adour-Garonne

Le 26 mars 2019, la DREALdirection régionale de l'environnement de l'aménagement et du logement, la DRAAFdirection régionale de l'alimentation de l'agriculture et de la forêt Occitanie et l'Agence de l'eau Adour-Garonne ont souhaité rassembler les services de l'Etat accompagnant les 9 projets de territoires du bassin Adour-Garonne. Objectifs de ce séminaire qui s'est tenu à Bordeaux: mieux se connaître, partager les enseignements sur les démarches engagées, aller vers une vision partagée des conditions de réussite d'un projet de territoire, identifier les "défis" à relever aux quatre grandes étapes du processus:prise d'initiatives et élaboration des principes et règles de la démarche; état des lieux et diagnostic; conception et proposition de plan d'actions; validation, mise en oeuvre et évaluation des actions d'un projet de territoire. Le Lab'O est intervenu en appui pour la conception et l'animation de ce séminaire, avec la mise à disposition de deux référents innovation et avec la participation d'une facilitatrice du laboratoire de Nouvelle-Aquitaine.

Déjeuner pétillant - Animer des réunions coopératives et efficaces

« On a toujours bien assez de temps lorsqu'on l'emploie bien » (Goethe). C'est bon et ça fait du bien: les déjeuners pétillants sont conçus comme des espaces-temps ressourçants animés par Anne-Pierre Carbonnier, une facilitatrice du cabinet Ressources heureuses. L'intention est de profiter de la pause méridienne pour nourrir le corps et l'esprit. Le 22 mars 2019, la séance a porté sur l'animation de réunions coopératives et efficaces: la posture et les règles essentielles de coopération, les fondamentaux de la prise de décision, les bonnes pratiques et principes de modes de fonctionnement, etc.

Jeudi de l'innovation - Ksaar, une solution pour générer facilement un parapheur ou une signature électronique

Envie d'en finir avec les piles de parapheurs papiers? Le 21 mars 2019, Benoît-Marie Flach est venu à Toulouse présenter les solutions de la start-up dont il est le cofondateur:
- Ksaar signatures : pour télécharger, modifier, compléter puis signer et faire signer électroniquement tous types de documents sur place ou à distance (signature agréée e.IDAS);
- Ksaar courrier : pour télécharger, modifier, compléter, signer, tamponner, puis envoyer par courrier recommandé ou non tous types de documents (cela permet de ne pas avoir à le faire soi-même, un petit robot se charge de tout, de l'impression à l'envoi en passant par l'affranchissement (économies de temps et d'argent garanties!)
- Ksaar paraphe : pour créer soi-même des circuits intelligents de paraphes évitant ainsi la sempiternelle bannette;
- Ksaar automation : pour modéliser puis automatiser vous-même des processus métier simples

Incub'O - Lancement d'un programme d'expérimentation sur l'inclusion numérique

Dans le cadre du Fonds pour la transformation de l'action publique (FTAP), la préfecture de région porte un projet  d'accompagnement à la transformation numérique pour l'ensemble des services de l'Etat de la région. L'un des volets de ce projet consiste à expérimenter de nouvelles solutions pour faciliter l'inclusion numérique de publics fragiles et améliorer l'accès à leurs droits. Conçu en partenariat avec la Mednum, une coopérative des acteurs de la médiation numérique, et l'ANSA, Agence nouvelle des solidarités actives, ce programme pluri-annuel prévoit un diagnostic de territoires au 1er semestre 2019. Le 13 mars 2019, s'est tenu le 1er atelier de lancement de ce programme, animé par la MEDNUM et l'ANSA, en présence d'agents des préfectures du Gers, du Tarn, du Tarn-et-Garonne,  . Objectifs: partager des constats sur les besoins et les irritants, converger vers une vision commune et définir les premières étapes du programme. 

Jeudi de l'innovation - Inovali, la démarche d'innovation mise en place par l'URSSAF

Depuis deux ans, l'Urssaf a mis en place une démarche pour promouvoir l'innovation participative et la transformation digitale. Le 14 mars 2019, Rémi Grau, directeur du site du Tarn, est venu à Toulouse présenter la démarche. Objectifs: impliquer les collaborateurs dans l'amélioration de l'efficacité de l'Urssaf et faire bénéficier l'organisme de toutes les idées et talents des équipes, mais aussi coconstruire l'offre de services de l'Urssaf avec les cotisants et les partenaires. Plateforme collaborative pour solliciter et collecter les idées des équipes, ateliers d'optimisation, mise en place d'un comité de l'innovation et d'un réseau de promoteurs, recours à des webinaires pour améliorer la relation aux cotisants et faire de l'Urssaf un service public accessible et personnalisé... Déjà 50 idées qui se sont concrétisées.

Atelier - Séance d'idéation sur la rénovation énergétique des logements privés pour Montpellier métropole 

Le 11 février et le 15 mars 2019, deux ateliers se sont tenus au Lab’O de Montpellier, dans le cadre d'une démarche design sur la rénovation énergétique des logements privés lancée par Montpellier Méditerranée Métropole. Ces deux ateliers ont rassemblé une grande diversité d’acteurs (agences immobilières, syndics, bureaux d’études, grandes surfaces de bricolage, artisans, institutionnels, structures accompagnant les projets, architectes, etc.) ainsi que des particuliers. Il s’agissait de partager les principaux constats de l’immersion et de commencer à réfléchir à des idées pour mieux communiquer et mieux accompagner les projets de rénovation énergétique des copropriétés et des logements individuels. Suite à cela, une phase de prototypage devrait prochainement démarrer.

Formation - Serious game sur le management à distance

Les enjeux managériaux de demain se construisent dès aujourd’hui! Cette formation qui s'est déroulée le 28 février et 1er mars  à Toulouse s'adressait aux managers de proximité ayant au moins plus d'un an d'exercice dans cette fonction. Sous forme d'un serious game aux multiples rebondissements, les stagiaires ont pu éprouver et approfondir leurs savoirs faire. Au travers de cette expérience, il s'agit de donner des clés pour: donner du sens aux évolutions organisationnelles et aux missions de l Etat, construire un projet impliquant du management à distance, anticiper les risques liés au management à distance, savoir comment accompagner les personnels à distance (personnels nomades, télétravailleurs à domicile, télétravailleurs sur sites distants, qu'ils soient cadres ou agents).

Formation - Sensibilisation à la data

La maitrise de la culture de la donnée est un enjeu stratégique de transformation numérique de l administration . La montée en compétence des agents sur l appropriation du contexte autour de la donnée est incontournable dans l'appropriation de l'évolution de leurs missions. La formation, qui s'est tenue le 21 février 2019 à Perpignan, a permis à toute personne souhaitant mieux comprendre les enjeux autour de la donnée, et plus spécifiquement autour des problématiques liées à l'open data (mise à disposition des données publiques), à la data visualisation (présentation sous une forme illustrée pour rendre la donnée plus lisible et compréhensible) et au règlement général sur la protection des données (RGPD). 

Atelier de coconstruction pour réinventer le mode de fonctionnement et la gouvernance de la CSHAL

Pilotée par la Direction régionale pour la jeunesse, les sprts et les cohésion sociale (DRJSCSdirection régionale de la jeunesse des sports et de la cohésion sociale), la Commission spécialisée sur l'hébergement et l'accès au logement (CSHAL) est une instance qui rassemble une multiplicité d'acteurs qui interviennent dans le champ de l'hébergement et du logement (services de l'Etat, collectivités, associations). Leur mission principale: valider les plans départementaux d'action pour l'hébergement et le logement des personnes défavorisées (PDAHLPD). Pour éviter que cette instance ne devienne qu'une simple chambre d'enregistrement et impliquer davantage les acteurs dans une stratégie en faveur du logement d'abord, la DRJSCSdirection régionale de la jeunesse des sports et de la cohésion sociale a sollicité le Lab'O pour l'aider à organiser un séminaire collaboratif. Conçu et animé par trois référentes innvoation du Lab'O, le séminaire qui s'est tenu à Carcassonne le 21 février 2019 a permis à une trentaine d'acteurs d'échanger sur leur vision de la CSHAL et de faire émerger des idées sur quatre grandes problématiques: comment intégrer les ambitions du Logement d'abord dans les PDAHLPD? comment faire vivre les PDAHLPD? Comment évaluer l'impact des PDAHLPD? Comment faire du PDAHLPD un outil d'animation territoriale dont tout le monde se saisisse?

Atelier - Elaborer un projet de service collaboratif: mode d'emploi

Comment faire pour avoir un projet de service qui vive au sein des équipes? Comment faire pour le projet de service ne soit pas un document de 150 pages, avec 85 indicateurs et 200 actions à mener? Le 20 février 2019, Clémence Wegscheider, conseillère en organisation du travail de la PFRH, a animé un atelier à Montpellier, en s'inspirant de ses différentes expériences d'accompagnement au projet de service. Le groupe a identifié collectivement les bonnes pratiques à mettre en oeuvre en partant d'exemples de projets de service ratés. A l'issue de la co-construction, les participants ont posé les bases des étapes incontournables de la gestion d'un projet de service: but du projet, portage politique, calendrier de réalisation et de projection, équipe projets, animation collaborative, éléments du contenu du projet de service, valorisation du travail effectué.

Portes ouvertes et inauguration du Lab'O de Montpellier

Après plusieurs mois de travaux, l'antenne du Lab'O de Montpellier fait peau neuve! Pour cette journée "portes ouvertes" le 19 février 2019, une soixantaine d'agents publics, issus des services de l'Etat et de collectivités (CNFPTCentre national de la fonction publique territoriale, communautés d'agglomération, conseils départementaux, communes, etc.) sont venus (re)découvrir cet espace qui a vocation à devenir un catalyseur de l'innovation publique sur Montpellier, avec une dimension inter-institutionnelle affichée. L'espace s'articule autour de quatre espaces : une salle de créativité (la "salle du lab"), une salle de conférence ("la rose des vents"), un "salon grands voyageurs (espace de coworking) et un petit amphithéâtre. Ces usages ont été coconstruits avec des services de l'Etat et des partenaires institutionnels locaux, avec l'appui de designers.

Durant toute cette journée, les agents ont assisté à des kiosques permettant de valoriser les projets "innovants" portés par les services (à titre d'exemples:
- création d'un serious game télétravail,
- développement d'un outil de partage d'information en mode "start-up d'Etat",
- lancement de démarches de design social pour accompagner la mise en place de conseils citoyens, faciliter l'inclusion numérique des femmes d'un quartier prioritaire, repenser les relations entre jeunes et missions locales,
- expérimentation de la plateforme PIX pour mesurer la maturité numérique des agents en Aveyron,
- projets d'intelligence artificielle et recours à des drônes pour optimiser les contrôles de terrain, etc.

Incub'O - Lancement d'un programme d'acculturation au numérique

Le projet Incub'O est un dispositif d'accompagnement à la transformation numérique : le projet, porté par le préfet de la région Occitanie pour l'ensemble des services de l'Etat de la région, est lauréat du 1er appel à projets du Fonds pour la transformation de l'action publique (FTAP). L'un des volets de ce projet consiste à mettre en place un programme d'acculturation des agents au numérique, afin d'entraîner les agents dans une logique d'autonomisation. Ce programme sera coconstruit avec la Fondation internet nouvelle génération (FING), un think tank qui aide les entreprises, les institutions et les territoires à anticiper les mutations liées aux technologies et à leurs usages. Le 13 février 2019, s'est tenu le 1er atelier de lancement de ce programme, en présence de la FING et d'agents issus de différentes structures (DREALdirection régionale de l'environnement de l'aménagement et du logement, DIRECCTEDirection régionale des entreprises de la concurrence de la consommation du travail et de l'emploi, DRJSCSdirection régionale de la jeunesse des sports et de la cohésion sociale, DRACdirection régionale des affaires culturelles, Rectorat, Chambre régionale des comptes, préfectures de l'Hérault et du Gers, directions départementales de l'Hérault et de l'Aveyron, SGARSecrétariat général pour les affaires régionales). Objectifs: partager des constats sur les besoins et les irritants, converger vers une vision commune et définir les premières étapes du programme. 

Openlab - Démarches-simplifiees, un outil de dématérialisation simple et gratuit pour les services de l'Etat et les collectivités

Dans le cadre du plan Action publique 2022, le Gouvernement a fixé comme objectif à l'ensemble des administrations de dématérialiser 100 % des démarches. Pour atteindre cet objectif, la Direction interministérielle du numérique et du système d'information et de communication de l'Etat (DINSIC) a été chargée de déployer une plateforme de dématérialisation, demarches-simplifiees.fr. Cet outil permet de créer des formulaires, de recueillir les dossiers des usagers et de les instruire. Les premiers retours d'expérience montrent une réduction drastique des délais d'instruction et une nette amélioration de la qualité des relations avec les usagers. Après un premier passage à Toulouse le 15 octobre dernier, la DINSIC a organisé un nouvel openlab à Montpellier le 12 février 2019 en collaboration avec le Centre national de la fonction publique territoriale. Près de 80 agents étaient présents, issus des services de l'Etat et des collectivités de la région. La matinée était consacrée à la présentation de l'outil et à des retours d'expérience (parmi les procédures identifiées: des demandes de subvention, d'autorisation de permis de chasse, d'habilitation pour être membre de jury, des procédures d'enquêtes publiques, des déclarations de manifestation, de catastrophes naturelles, etc.); l'après midi, les agents ont participé à des ateliers-formation pour prendre en main l'outil et concevoir un formulaire en ligne.

Formation - Sensibilisation à la data

La maitrise de la culture de la donnée est un enjeu stratégique de transformation numérique de l administration . La montée en compétence des agents sur l appropriation du contexte autour de la donnée est incontournable dans l'appropriation de l'évolution de leurs missions. La formation, qui s'est tenue le 5 février 2019 à Albi, a permis à toute personne souhaitant mieux comprendre les enjeux autour de la donnée, et plus spécifiquement autour des problématiques liées à l'open data (mise à disposition des données publiques), à la data visualisation (présentation sous une forme illustrée pour rendre la donnée plus lisible et compréhensible) et au règlement général sur la protection des données (RGPD)

Conférence-atelier - Pourquoi et comment se réinventer dans la fonction publique? 5 clés pour évoluer sereinement et efficacement dans un monde en changement permanent

Alors que notre monde est devenu volatile, incertain, complexe et ambigu, que les entreprises et administrations enchaînent réorganisations, introduction de méthodes et d'outils nouveaux dont le sens n'est pas toujours évident à percevoir, que nous sommes soumis à une injonction pour aller toujours vite... Comment éviter le repli sur soi ou se lancer dans une sorte de fuite en avant et de sur-activité? Comment faire de ces difficultés des opportunités? Autant que questions abordées par Patrick Claudez à Montpellier le 24 janvier 2019 et à Toulouse le 8 février 2019. Objectif de ces conférences: apporter des clés pour se réinventer en continu et être en capacité de vivre sereinement et efficacement dans le monde du travail d'aujourd'hui et de demain, autour de 6 thématiques: 1) Se réinventer: pourquoi et comment? 2) Changer d'état d'esprit pour libérer notre créativité? 3) Coconstruire une vision partagée enthousiasmante pour choisir notre futur et changer notre présent? 4) Adopter un "comment" qui favorise engagement, créativité et plaisir au travail 5) "investir" sans cesse dans le développement humain 6) prendre l'habitude de passer rapidement à l'action.

Déjeuner pétillant - Optimiser la gestion du temps grâce à la méthode Kanban

 « On a toujours bien assez de temps lorsqu'on l'emploie bien » (Goethe). C'est bon et ça fait du bien: les déjeuners pétillants sont conçus comme des espaces-temps ressourçants animés par Anne-Pierre Carbonnier, une facilitatrice du cabinet Ressources heureuses. L'intention est de profiter de la pause méridienne pour nourrir le corps et l'esprit. Les principes: venez avec votre pique-nique au Cav-O, convives limités à 10 personnes, engagement du coach : on commence à l'heure, on finit à l'heure! Le rendez-vous du 1er février 2019 a porté sur la méthode Kanban, issue des méthodes agiles, un outil simple et efficace qui permet d'optimiser la gestion du temps pour conduire ses projets ou ceux de l’équipe.

Jeudi de l'innovation - Numanis, une solution innovante pour rendre les sites internet accessibles à 40% des personnes en situation de difficulté face au numérique

Dans un contexte de dématérialisation croissante des services, les contenus des sites internet restent difficilement accessibles pour plus de 40% de la population (difficultés liées au handicap, déficiences liées au vieillissement ou peur des outils digitaux,etc.). Pourtant, les instances publiques ont l'obligation, depuis le 23 septembre 2018, de rendre leur site accessibles aux personnes handicapées, au risque d'avoir une amende de 25000 euros (voir article ci-contre ). Développée par une start-up du Tarn, Numanis est un module web qui génère automatiquement des versions sur-mesure à des publics en situation de fragilité face au numérique: l'installation est rapide, la consultation des sites est facilitée et adaptée en fonction des pathologies des visiteurs (dyslexie, daltonisme, tremblements, etc.). Cette solution, qui a été présentée le 31 janvier 2019 à Toulouse, s'adresse à tous les sites internet publics qui ont une obligation légale d'accessibilité. Elle a été testée pendant 3 mois par le centre hospitalier de Castres-Mazamet et commercialisée depuis un an.

Atelier de cohésion sur l'identité et l'offre de services du pôle 3M du SGAR

Le 28 janvier 2019, le SGARSecrétariat général pour les affaires régionales adjoint a réuni l'ensemble des agents du pôle Modernisation, mutualisations et moyens pour un atelier de cohésion, soit une trentaine d'agents de différents services (plateforme ressources humaines, achats, immobilier, finances-budget, mission modernisation et direction de la coordination). Après un brise-glace interactif qui a permis de faire émerger des images de chaque entité sous forme de nuage de mots, les agents ont travaillé en équipe à l'identité visuelle et l'offre de services du pôle. Cette matière servira notamment à redesigner la signalétique du SGARSecrétariat général pour les affaires régionales.

Jeudi de l'innovation - Concevoir une salle de créativité: l'expérience de la DDT 82

Comment transformer une ancienne salle de réunion, peu modulable et chargée d'histoire administrative en salle de créativité zen et inspirante? Valérie Gosset, secrétaire générale adjointe de la DDT du Tarn-et-Garonne, est venue à Toulouse le 24 janvier 2019 pour présenter ce projet d'aménagement de salle, baptisée "L'escale", qui a bénéficié d'un appui financier du Fonds interministériel pour l'amélioration des conditions de travail (FIACT) 2018. Plus qu'une simple salle de réunion, L'escale reflète une démarche globale engagée de la DDT 82 pour embarquer l'ensemble des agents dans une culture collaborative. A titre d'exemples: des rendez-vous annuels pour animer le collectif des cadres et encourager un management innovant et participatif, la mise en place d'un club innovation au sein de la DDT, la mise en oeuvre de nouvelles méthodes de conduite de projet pour établir un diagnostic territorial partagé ou élaborer une stratégie de gestion des risques.

Conférence-atelier - Pourquoi et comment se réinventer dans la fonction publique? 5 clés pour évoluer sereinement et efficacement dans un monde en changement permanent

Alors que notre monde est devenu volatile, incertain, complexe et ambigu, que les entreprises et administrations enchaînent réorganisations, introduction de méthodes et d'outils nouveaux dont le sens n'est pas toujours évident à percevoir, que nous sommes soumis à une injonction pour aller toujours vite... Comment éviter le repli sur soi ou se lancer dans une sorte de fuite en avant et de sur-activité? Comment faire de ces difficultés des opportunités? Autant que questions auxquelles Patrick Claudez a apporté des clés le 24 janvier à Montpellier, pour se réinventer en continu et être en capacité de vivre sereinement et efficacement dans le monde du travail d'aujourd'hui et de demain. La conférence-atelier abordera 6 thématiques: 1) Se réinventer: pourquoi et comment? 2) Changer d'état d'esprit pour libérer notre créativité? 3) Coconstruire une vision partagée enthousiasmante pour choisir notre futur et changer notre présent? 4) Adopter un "comment" qui favorise engagement, créativité et plaisir au travail 5) "investir" sans cesse dans le développement humain 6) prendre l'habitude de passer rapidement à l'action.

Atelier - Pour une vision partagée de la future cité éducative du Grand Mirail

Le 17 janvier 2019, une trentaine d'acteurs impliqués dans l'élaboration de la cité éducative du grand Mirail se sont réunis au Laboikos: représentants de la préfecture de Haute-Garonne, rectorat, Toulouse métropole / mairie de Toulouse, conseil départemental de Haute-Garonne, CAF, DIRECCTEDirection régionale des entreprises de la concurrence de la consommation du travail et de l'emploi, DRACdirection régionale des affaires culturelles. Objectifs: partager une vision sur les enjeux et objectifs de la cité éducative, établir une cartographie des acteurs et dispositifs existants pour partager un diagnostic (avant de chercher des solutions) et identifier des défis pour un futur éventuel hackathon. Animé par deux référentes innovation, cet atelier a permis à l'ensemble des acteurs de mieux se connaître, de partager leurs attentes sur les objectifs de cette future cité éducative, de travailler ensemble à des définitions de la cité éducative, et de faire émerger des pistes d'action concrètes sur l'offre de services, en se projetant sur les besoins des usagers (travail à partir de persona).  

Atelier participatif pour concevoir un nouveau service scolarité dans une école d'ingénieurs de Toulouse

Le 11 janvier 2019, l'équipe d'un service de l'ENSEIIHT (École nationale supérieure d'électrotechnique, d'électronique, d'informatique, d'Hydraulique et des télécommunications), s'est réunie au Laboikos, dans la salle de créativité du LabO, pour réfléchir à leur nouvelle organisation. Dans un contexte de restructuration, cet atelier avait pour objectif de déterminer les contours d'un service scolarité. Avec le but que chacun puisse prendre part à la définition d’objectifs communs et partagés, le lieu a été ici choisi pour sa dimension inspirante favorisant la création et la dynamique de groupe, en utilisant des méthodes participatives ("design thinking"). Les travaux de la journée ont été consignés sous forme de fresque et ont permis d’écrire le processus du service non seulement en termes d’objectifs mais également de risques à prendre en considération et forces à déployer.  Cette introspection collective a été suivie d’un atelier dans le même esprit collaboratif : se rappeler du schéma de fonctionnement idéal, examiner les impacts des évènements de l’année écoulée, les nouvelles opportunités, réorienter si besoins les actions.

 Lab-O hors les murs - Journée de la transition numérique en Aveyron

Le 14 décembre 2018, la préfecture et les directions départementales (DDT et DDCSPPdirection départementale de la cohésion sociale et de la protection des populations) de l'Aveyron ont organisé une journée de sensibilisation au numérique pour l'ensemble de leurs agents. Cette journée, qui a bénéficié du soutien financier du Fonds d'innovation RH et de l'appui du Lab-O, a permis aux agents de prendre connaissance de projets strucutrants (parmi lesquels les projets Lab-O et Incub-O), de découvrir et prendre en main des outils numériques (de dématérialisation comme "démarches-simplifiees", de cartographie, de gestion des crues), de s'initier aux secrets de la progammation numérique grâce à la présence de La compagnie du code, d'expérimenter la méthode de conduite de projet "lego for scrum" avec des legos, de partager des "trucs et astuces" sur les outils du quotidien (messagerie, visio et webconférences, etc.).

Jeudi de l'innovation - Un serious game pour préparer une démarche de concertation de projets d'urbanisme

Est-il réaliste de concerter la population dans le cadre de l’élaboration d’un plan local d'urbanisme intercommunal (PLUi), alors même que la démarche apparaît déjà complexe et abstraite pour le groupe d’élus ? Peut-on espérer un débat citoyen sur l’intérêt général du projet dessinant le cadre de vie de demain alors que les gens n’expriment que leurs intérêts particuliers lors de l’enquête publique ? A quel moment associer les habitants ? Comment les mobiliser ? Autant de questions que se posent les élus sur la concertation citoyenne tout au long de l’élaboration de leur document de planification (SCoT, PLUi, PLUPlan local d'urbanisme). La DREALdirection régionale de l'environnement de l'aménagement et du logement et le cabinet Melle Design ont conçu un serious game autour de ces questions, qu'elles sont venues présenter le 13 décembre 2018 à Toulouse. Les objectifs: dédramatiser, proposer une méthode, comprendre les champs de contraintes des différents acteurs, imaginer et construire collectivement des solutions. Ce jeu, utilisable comme support de sensibilisation/formation, ou de façon plus opérationnelle pour préparer la concertation d’un projet de planification, s’adresse à tous les acteurs de l’aménagement du territoire et de la participation citoyenne.

Formation - 30 techniques d'animation pour perfectionner la facilitation de séances collaboratives

Le 11 décembre 2018, une dizaine de référents innovation a bénéficié d'une formation aux techniques d'animation par le cabinet Nod@. L'occasion de découvrir de nouveaux outils pour faciliter simplement des temps collaboratifs. Objectifs: s'entraîner à la facilitation de différents moments créatifs, comprendre la structuration des étapes clefs d’un atelier, découvrir les différents objectifs de la facilitation et ses étapes, se doter d’outils créatifs et adaptés pour construire et animer des temps de travail d’équipe, perfectionner ses postures de facilitateur. Alternant apports théorique et mise en pratiques, les référents innovation se sont approprié de nouvelles techniques, de nouveaux outils et imaginé de nouveaux supports pour enrichir leur boite à outils et leurs pratiques. 

Atelier - Découverte et expérimentation d'une méthode de conduite du changement: la démarche appréciative

La démarche appréciative ("appreciative inquiry") est une méthode de conduite du changement née à la fin des années 1980 aux Etats-Unis. Cette nouvelle approche des organisations est de plus en plus privilégiée par certaines organisations pour accompagner leur processus de changement. Elle repose sur une posture positive, qui valorise les réussites, talents et ressources des personnes et des organisations, encourage la participation de tous et amène vers une construction collective et partagée du futur. Le 6 décembre 2018, le cabinet ID&D a animé un atelier à Montpellier pour expliquer la finalité de la démarche, les différentes étapes du processus et expérimenter certains outils.

Lab-O hors les murs - Journée des cadres de la DDCSPP 82

Le 04 décembre 2018, la direction départementale de la cohésion sociale et de la protection des populations (DDCSPPdirection départementale de la cohésion sociale et de la protection des populations) du Tarn-et-Garonne 82 a organisé son séminaire des cadres au sein de la salle "L'escale" (salle de créativité) de la DDT 82. L'objectif était de passer une journée conviviale et ludique, de renforcer l'esprit de cohésion et de découvrir des pratiques managériales. Au programme: une succession de petites vidéos, d'ateliers et de jeux! Les participants ont pu tester des jeux mettant en avant l'importance de la communication dans le travail en équipe. Ils ont échangé sur les valeurs qui les guident et sur les points à améliorer en interne au sein de la DDCSPPdirection départementale de la cohésion sociale et de la protection des populations 82. Pour ce faire, ils ont proposé des actions concrètes qui seront à mettre en oeuvre au cours de l'année prochaine. Les participants ont apprécié de pouvoir sortir de la DDCSPPdirection départementale de la cohésion sociale et de la protection des populations pour découvrir et s'inspirer de nouvelles méthodes collaboratives, mais également de pouvoir échanger sur des thématiques managériales en collectif.

Lab-O hors les murs - Séminaire des cadres de la DDT 31

Le 3 décembre 2018, s'est tenu le séminaire des cadres de la DDT 31. Le Lab-O a été sollicité pour aider à concevoir et animer cette journée. Cinq référentes innovation issues du SGARSecrétariat général pour les affaires régionales, de la DDT 82 et de la DIRECCTEDirection régionale des entreprises de la concurrence de la consommation du travail et de l'emploi se sont mobilisées. Objectif: expérimenter de nouvelles méthodes collaboratives pour faire émerger des pistes d'amélioration sur le plan technique (idées d'outils ou de service à développer ou à améliorer), managérial et organisationnel (idées de nouveaux process à mettre en oeuvre ou de process à fluidifier) et dans les relations avec les partenaires et autres services de l'Etat (positionnement et lisibilité des actions de la DDT). Entre quizz et brise-glace, ils ont également travaillé sous un format world café autour de la conduite du changement.  

Lab-O hors les murs - Marathon d'idées"Santé et environnement" autour de 3 défis: moustiques tigres, pollen allergisants et pollution de l'air

Les 29 et 30 novembre 2018, la DREAL, l'ARS et Toulouse métropole ont organisé un marathon d'idées au Quai des savoirs à Toulouse. Objectif: faire émerger des projets concrets et innovants, répondant aux problématiques identifiées dans le cadre du Plan régional santé environnement, signé en décembre 2017. Durant deux jours, une quarantaine de personnes issus de services de l'Etat, de collectivités, d'associations ainsi que des étudiants ont travaillé sur des défis majeurs. A titre d'exemples: comment éliminer les lieux de ponte et de repos de moustiques alors que tout le monde ne joue pas le jeu? Comment inciter les personnes allergiques au pollen à adopter les bons gestes? Comment rendre lisible les moyens de luttes contre le moustique-tigre alors que le consommateur est orienté vers les produits chimiques? Comment modifier les comportements à l'échelle d'un quartier pour améliorer la qualité de l'air? Des brigades du tigre à des campagnes de communication engageante, en passant par la mise en place de circuits de production d'infusion à base d'ambroisie...: autant de pistes de solutions qui ont émergé à l'issue de deux jours d'intelligence collective intensifs, qui ont mêlé idéation et travail de convergence pour aller jusqu'à la concrétisation des projets et aux pitchs finaux. La suite? Lancement d'un appel à projets début 2019 qui permettra à certains de ces projets de se réaliser.
> Voir la vidéo du marathon d'idées

Formation - Jouer aux legos pour découvrir les pratiques et valeurs de l'agilité

Pourquoi l’agilité ? Quel est ce mot que nous entendons dans les discours des dirigeants d’entreprises, des présentateurs radios ou télévisions, et quelles sont les valeurs que véhiculent l’agilité ? Le 27 novembre 2018, la société Kéléo a animé un atelier de sensibilité à l'agilité et à la méthode SCRUM. L'occasion pour une dizaine d'agents publics d’expérimenter cette nouvelle méthode, au travers la construction d'une ville en lego, pour comprendre les valeurs et les notions de la méthode SCRUM: découpage en histoires, estimation de la difficulté de réalisation, anticipation, itération, feedback, test... L'objectif est de pouvoir s'inspirer de cette méthode pour adapter quelques principes dans son fonctionnement quotidien.

Formation - Prise en main de Slack et de Canva

Le 26 novembre à Montpellier et le 28 novembre à Toulouse, une quarantaine d'agents publics ont pu bénéficier d'une formation flash pour se familiariser avec deux outils du marché: Slack, un outil de gestion collaboratif interne qui permet de travailler plus efficacement avec une équipe projet, en permettant à l'ensemble des membres de suivre l'avancée des projets et en partageant des ressources tout en allégeant leurs boites mails; Canva, un outil de de création de design et de mise en forme de documents qui permet de créer très rapidement des supports de communication (flyers, carton d'invitation, posters, etc.). En une heure, ils ont pu t découvrir les principales fonctionnalités des outils, se créer un compte et tester les outils en direct pour une prise en main opérationnelle. 

Formation - Masterclass sur la communication engageante

En 1971, Kiesler, psychologue et spécialiste du comportement, démontre, expériences à l’appui, que « seuls nos actes nous engagent et non nos idées ». Pour faciliter le passage des intentions aux actions, il faut engager l’individu par le biais d’actes préparatoires ou l’inciter à agir librement. Tel est l’objet des nudges et de la communication engageante  ; une communication qui associe les techniques classiques de la persuasion aux techniques novatrices de l’engagement. Après une première session à Toulouse, la masterclass s'est délocalisée les 22 et 23 novembre à Montpellier : la première journée, Fabien Girandola, chercheur en psychologie sociale au laboratoire d'Aix-Marseille, a rappelé les mécanismes d'influence traditionnels (obéissance, conformisme, persuasion, etc.) et démontré les apports et les techniques de la communication engageante, sur la base d'expérimentations menées dans le cadre de travaux de recherche; la seconde journée, Daniel Luciani a présenté les principes des nudges et animé un atelier "nudge creator" pour tester la création de nudges par le biais d'un jeu.

Jeudi de l'innovation- Déjeuners pétillants

"Qui ne se plante pas ne pousse jamais"... Tel était le thème du déjeuner pétillant du 22 novembre 2018, animé par Anne-Pierre Charbonnier du cabinet Ressources heureuses. Le principe? Des espaces-temps ressourçants pour profiter de la pause méridienne en nourrissant le corps et l'esprit. Ce sixième rendez-vous consacré au "droit à l'erreur" a permis d'aborder: la différence entre l'erreur, la faute et l'échec, les quatre phases de l'apprentissage, les opportunités de l'erreur (source de création et d'innovation), les impacts du "o marge de manoeuvre" sur le comportement des agents, le changement de posture du manager nécessaire pour reconnaitre ses propres erreurs et encourager la prise de risque de ses collaborateurs, etc. Autant de pistes concrètes à mettre en place rapidement!

Formation-action - Les tutos de la fonction publique!

Quel agent public n'a pas un jour rêvé de trouver, à sa prise de fonction, lors d'un changement externe ou interne, à la mise en service d'un nouveau logiciel, le bon tuto, celui qui donne une solution simple, rapide, efficace? Dans le cadre du Forum de l’action publique, organisé par la PFRH et la DGAFP en janvier 2018, des agents des trois fonctions publiques ont travaillé autour de la question: "comment favoriser la participation des agents à l’amélioration du service public?" L'un des projets qui a émergé, lauréat du Fonds d'innovation RH (FIRH), consiste à réaliser des "tutos de la fonction publique" pour permettre aux agents de créer par eux-mêmes des tutoriels vidéos pour présenter une politique publique, aider à la prise en main d'un outil numérique, expliquer une procédure, etc. Une première session a eu lieu les 19-20 et 21 septembre 2018, qui a donné lieu à des réalisations concrètes. A titre d'exemples:  les écrans numériques , la mobilité dans le fonction publique , la mobilité dans les territoires ruraux , préparer un concours . La seconde session s'est tenue à Toulouse les 21-22-23 novembre 2018. Parmi les sujets choisis par les stagiaires: introduction à un outil national de gestion du suivi de la qualité des eaux (SISE-Eaux), archiver en milieu scolaire, la logistique pendant votre formation au CVRH de Toulouse. Pour en savoir plus, consultez la rubrique de la PFRH .

Semaine de l'innovation publique - Lab-O hors les murs - Séminaire "théâtral" pour les managers de la DRAAF

Pour son séminaire annuel des cadres, la DRAAF a souhaité faire appel à un prestataire qui utilise le théâtre pour favoriser la prise de conscience et de recul sur certains sujets. La formule proposée par la compagnie Théâtre sur mesure a permis d'alterner des saynètes de théâtre avec des comédiens professionnels et des travaux participatifs en petits groupes. Les saynètes permettent un effet miroir en caricaturant des attitudes en rapport avec le sujet traité. Sur d’autres séquences, les participants volontaires ont été invités à jouer une saynète avec un comédien pour illustrer une situation de management avant de travailler à sa résolution en petits groupes. Des rappels sur des fondamentaux, des règles de conduites à privilégier ou des attitudes à éviter ont également été distillés tout au long de la journée. En résumé: pas de brise-glace, pas de post-it, pas de cours sous forme de diaporama, mais une méthode qui interpelle le psychique et le corps en permanence, dans un climat de bonne humeur et de sérieux. Ce séminaire a permis de partager les nouveaux enjeux des managers, d’évaluer le niveau de l’équipe managériale de la DRAAF, de la mobiliser en mode collaboratif, mais aussi d’identifier des trésors de compétences internes et des pistes d’amélioration.

Ecouter l'interview de Pascal Augier, directeur de la DRAAF Occitanie

Semaine de l'innovation - Inauguration d'une nouvelle salle de créativité dans le Tarn-et-Garonne

Dans le cadre du Fonds interministériel pour l'amélioration des conditions de travail (FIACT) 2018, la direction départementale des territoires (DDT) du Tarn-et-Garonne a déposé un projet. Objectif: transformer une ancienne salle de réunion, peu modulable et chargée d'histoire administrative en salle de créativité zen et inspirante. La démarché a associée l'ensemble des agents àla réflexion, au travers d'ateliers sur les scénarios d'usage et l'aménagement de l'espace. Le 21 novembre 2018, le SGARSecrétariat général pour les affaires régionales adjoint est venu à Montauban inaugurer cet espace baptisé "L'escale". Au-delà du lieu, c'est une démarche globale que la DDT a engagée pour favoriser la collaboration entre agents, libérer la créativité et améliorer la qualité de vie au travail. A titre d'exemples: des rendez-vous annuels pour animer le collectif des cadres et encourager un management innovant et participatif, la mise ne place d'un club innovation au sein de la DDT, la mise en oeuvre de nouvelles méthodes de conduite de projet pour établir un diagnostic territorial partagé ou élaborer une stratégie de gestion des risques

 Semaine de l'innovation publique - Les kiosques de l'innovation publique

Cette 4e rencontre des acteurs régionaux de l'innovation publique, organisée par les "labs" du conseil régional et de l'Etat le 20 novembre 2018 à Toulouse, s'est déroulée sous forme de kiosques, avec une dizaine de structures représentées (services de l'Etat, opérateurs de l'Etat et collectivités) et une cinquantaine de participants: la préfecture du Lot a présenté l'opération carte blanche et les différentes solutions en cours d'expérimentation (le car des services publics itinérant, les agents polyvalents, la start-up d'Etat mobilité inclusive en milieu rural, l'accompagnement RH des TPE/PMEPetites et moyennes entreprises avec Pôle emploi); la CAF, un diagnostic d'autonomie numérique; la CARSAT, l'outil Klaxoon; l'URSAFF, ses webinaires; la CPAM, la start-up d'Etat sur les remboursements des frais de transport; Toulouse métropole, son dispositif d'accompagnement des managers dans la conduite du changement, les démarches organisationnelles internes, les modalités d'association des usagers aux évaluations de politique publique, les projets liés à la donnée; le Sicoval (communauté d'agglomération du sud-est toulousain), les actions d'e-inclusion pour acculturer les enfants d'école primaire à la donnée, les outils collaboratifs internes, l'innovation engagées dans l'accueil du public (mise en place d'un chatbot); enfin, le conseil départemental a présenté sa palette d'outils et de méthodes relatives à la participation citoyenne dans les domaines de la culture, de l'insertion, de la jeunesse, de la sectorisation des collèges et du covoiturage. Autant de bonnes pratiques inspirantes qui ont donné de la matière et des idées aux acteurs présents, dans un climat convivial! L'occasion également de poursuivre la dynamique régionale et la cohésion de ce réseau d'innovateurs en herbe...

Semaine de l'innovation publique - Conférence : l'intelligence artificielle dans les services publics, risques et opportunités

L'intelligence artificielle est aujourd'hui partout, mais qu'en est-il dans les services publics? Faut-il en avoir peur ou se saisir de ses opportunités? Va-t-elle réellement transformer les métiers de la fonction publique et les modes d'action publique? Le 20 novembre 2018, une  soixantaine d'agents publics sont venus au Laboikos à Toulouse pour écouter une conférence à visée pédagogique et inspirante sur les impacts de l'IA, ses domaines d'application et ses cas d'usages possibles. Elle a rassemblé des intervenants variés, parmi lesquels Philippe Costes, directeur délégué de French Tech Toulouse, Mustapha Derras, directeur des technologies, de la recherche et de l'innovation chez Berger-Levrault, ainsi que des entreprises spécialisées (Synapse développement, Qui dit miam et Elter), qui ont chacune illustré les propos par des exemples concrets? Enfin, une table-ronde a donné la parole à des acteurs publics (Caroline Lapelerie, directrice déléguée Développement et coordination des programmes à Toulouse métropole et Benoît Dehais, directeur des systèmes d'information du conseil régional Occitanie) et privés (Bruno Etchevarria, directeur commercial chez EDFÉlectricité de France) pour témoigner de leurs premières expériences dans ce domaine.

Semaine de l'innovation publique - Session d'idéation autour de la question des archives

Dans le cadre de la semaine de l'innovation publique, la préfecture et les archives départementales de l'Hérault ont organisé une journée de sensibilisation à la question des archives. dans un premier temps, la directrice des archives départementales a présenté Vitam, une solution d'archivage électronique qui permet de gérer les archives de très gros volumes de documents numériques, avec de multiples fonctionnalités (indexation, gestion des métadonnées, infrastructures de stockage, recherche et consultation). les agents, issus de services de l'Etat et de collectivités, ont ensuite travaillé en ateliers pour faire émerger des pistes de solutions à mettre en place: création d’une mission interministérielle de l’archivage et d’un réseau des référents « archives », organisation de formations, sensibilisation au nommage des documents et à leur classement, réflexion sur ce que l’on souhaite archive, harmonisation des règles de l’archivage et utilisation de la future plateforme @docs (accessible sur internet, cette plateforme permettra d’identifier le lieu de stockage des documents administratifs par thématique et indiquera si le document peut être reproduit ou non).

Lab-O hors les murs - Séminaire collaboratif avec les directeurs départementaux sur le thème du numérique

Le CODER-T est une instance réunissant le directeur régional de l'environnement, de l'aménagement et du logement (DREALdirection régionale de l'environnement de l'aménagement et du logement), le directeur régional de l'alimentation, agriculture et forêt (DRAAFdirection régionale de l'alimentation de l'agriculture et de la forêt), la direction interdépartementale des routes du sud-ouest (DIRSO) et le Centre de valorisation des ressources humaines (CVRH) ainsi que les 13 directeurs départementaux des territoires. Leur séminaire annuel s'est tenu à Mèze, à côté de Sète, les 15 et 16 novembre 2018. Le Lab-O, au travers de trois référents innovation, a participé à la conception et à l'animation de cette journée, aux côtés du Centre de valorisation des ressources humaines (CVRH). Au programme: présentations théoriques avec des interventions de la Caisse des dépôts et de l'IGN, valorisation de bonnes pratiques sous forme de pitchs, ateliers collaboratifs sur la polarisation des métiers et le fonctionnement du réseau, mais aussi un escape game et un atelier science fiction sur la DDT ou la DR du futur.

Formation - Prise en main de Slack, l'outil qui facilite l'animation de réseaux et la gestion de projets

Le 16 novembre 2018, une vingtaine d'agents publics sont venus à Toulouse pour se familiariser avec Slack: cet outil de gestion collaboratif interne permet de travailler plus efficacement avec une équipe projet, en permettant à l'ensemble des membres de suivre l'avancée des projets et en partageant des ressources tout en allégeant leurs boites mails. En une heure, les agents ont pu découvrir les principales fonctionnalités de l'outil, se créer un compte et tester l'outil en direct pour une prise en main opérationnelle. Une session similaire est prévue à Montpellier le 26 novembre 2018.

Formation-action - Tester le serious game sur le télétravail!

Dans le cadre du fonds d’innovation RH (FIRH), le SGARSecrétariat général pour les affaires régionales a développé un jeu sérieux sur le télétravail. Ce jeu s’adresse aux télétravailleurs, aux responsables qui le mettent en place, aux cadres qui ont des équipes de télétravailleurs. Le 15 novembre 2018, une quinzaine d'agents publics (Etat et collectivités), sont venus tester ce jeu pour mieux comprendre et démystifier la pratique du télétravail.

Formation - Masterclass sur la communication engageante

En 1971, Kiesler, psychologue et spécialiste du comportement, démontre, expériences à l’appui, que « seuls nos actes nous engagent et non nos idées ». Pour faciliter le passage des intentions aux actions, il faut engager l’individu par le biais d’actes préparatoires ou l’inciter à agir librement. Tel est l’objet des nudges et de la communication engageante  ; une communication qui associe les techniques classiques de la persuasion aux techniques novatrices de l’engagement. Les 13 et 14 novembre 2018, une dizaine d'agents publics ont suivi cette formation-action: la première journée, Fabien Girandola, chercheur en psychologie sociale au laboratoire d'Aix-Marseille, a rappelé les mécanismes d'influence traditionnels (obéissance, conformisme, persuasion, etc.) et démontré les apports et les techniques de la communication engageante, sur la base d'expérimentations menées dans le cadre de travaux de recherche; la seconde journée, Daniel Luciani a présenté les principes des nudges et animé un atelier "nudge creator" pour tester la création de nudges par le biais d'un jeu.

Lab-O hors les murs - Séminaire de cohésion pour la direction des ressources humaines de la préfecture de Haute-Garonne

Le 5 novembre 2018, la PFRH et les référents de l'innovation se sont mobilisés pour animer la journée de cohésion de la DRHM de la préfecture 31: une succession de moments ludiques et d'ateliers collectifs pour aider à construire l'offre de service de la DRHM et ses valeurs. Les 54 participants ont participé à un quizz interactif. Ils ont identifié quels services la DRHM offre à ses interlocuteurs. Ils ont également produit des affiches de leurs services, le contenu d'une newsletter, imaginé des actions pour mieux se connaitre et conçu des goodies DRHM. Le secrétaire général de la préfecture de Haute-Garonne a conclu la journée en relevant le dynamisme et la convivialité des différents ateliers. A posteriori, les participants ont estimé à 8.54 / 10 la qualité de la journée.

Formation-action - La posture de facilitateurs

Les 29, 30 et 31 octobre 2018, une dizaine de référents innovation ont suivi une formation à la posture de facilitateurs. Au programme: les postures d'accompagnement, les stades de développement d'un facilitateur, la construction du cadre d'intervention, le design de processus collaboratifs, les techniques de recadrage dans un atelier, d'ouverture et de clôture, etc. A terme, l'objectif est de constituer une équipe de facilitateurs internes capables d'intervenir pour tout service de l'Etat en région.

Atelier - Découverte et expérimentation d'une méthode de conduite du changement: la démarche appréciative

La démarche appréciative ("appreciative inquiry") est une méthode de conduite du changement née à la fin des années 1980 aux Etats-Unis. Cette nouvelle approche des organisations est de plus en plus privilégiée par certaines organisations pour accompagner leur processus de changement. Elle repose sur une posture positive, qui valorise les réussites, talents et ressources des personnes et des organisations, encourage la participation de tous et amène vers une construction collective et partagée du futur. Le 25 octobre 2018, un atelier animé par le cabinet ID&D Consultant a permis de comprendre la finalité de la démarche, les différentes étapes du processus et d'expérimenter certains outils.  

Jeudi de l'innovation - Présentation des fonds interministériels dédiés à l'innovation RH en 2019

Le 25 octobre 2018, Clémence Wegscheider, conseillère en organisation du travail à la PFRH, a présenté les fonds d'innovation RH (FIRH) et fonds interministériel sur l'amélioration des conditions de travail (FIACT) 2019. Ces outils de financement s'adressent aux services de l'Etat qui veulent améliorer les conditions de travail de leur structure ou innover sur des questions RH. En termes de calendrier, les candidats devront déposer leurs dossiers avant la fin du mois de novembre 2018. Cette présentation a permis d'échanger sur les attendus, les critères, les objectifs des FIRH et FIACT 2019, sur la base d'un retour d'expériences sur les projets lauréats des années précédentes.

Jeudi de l'innovation - Déjeuners pétillants sur les entretiens professionnels

« On a toujours bien assez de temps lorsqu'on l'emploie bien » (Goethe). C'est bon et ça fait du bien: les déjeuners pétillants sont conçus comme des espaces-temps ressourçants animés par une facilitatrice du cabinet ressources heureuses. L'intention est de profiter de la pause méridienne pour nourrir le corps et l'esprit. Les principes: venez avec votre pique-nique au Cav-O, convives limités à 10 personnes, engagement du coach : on commence à l'heure, on finit à l'heure! Pour le cinquième rendez-vous qui s'est tenu le 25 octobre 2018 à Montpellier, Anne-Pierre Carbonnier, du cabinet "Ressources heureuses", a abordé le sujet suivant: "réinventer les entretiens professionnels".

La Lab-O hors les murs - Concertation citoyenne sur la réforme des retraites

Le Haut-commissaire à la réforme des retraites a pour mission de préparer la réforme des retraites, d'organiser la concertation autour de cette réforme avant le dépôt d'un projet de loi au Parlement en 2019. De mai à décembre 2018, une concertation est organisée avec les partenaires sociaux sur les grands principes de la réforme, ses modalités de mise en œuvre et les conditions de la transition vers le nouveau système. Cette concertation sociale s’accompagne d’un dispositif de consultation et de participation citoyenne autour d'une plateforme: https://participez.reforme-retraite.gouv.fr , et de 8 ateliers en région. Le tour de France s'est arrêté à Toulouse le 23 octobre 2018. Deux référents innovation du Lab-O ont participé à cette démarche, en tant que facilitateur, pour animer et modérer les débats tout au long de la journée.  

Atelier - Intégrer les services en ligne du géoportail dans les applications métiers, web et mobiles

Le 23 octobre 2018, l'IGN est venu à Montpellier présenter les nouveaux services en ligne du Géoportail. Gratuits pour de nombreux acteurs publics, ils permettent de créer, de diffuser et d'enrichir les cartes facilement sur des sites ou des applications. Durant cet atelier de 3 heures, une trentaine d'agents publics issus des trois fonctions publiques ont pu découvrir les différentes ressources disponibles (géocodage: recherche de coordonnées à partir d’une adresse, calcul d’itinéraire, etc.), apprendre à générer une carte à partir d'un fichier avec les fonds de carte de l'IGN (par exemple pour représenter des déplacements, l'offre de soins d'un territoire, localiser un événement, valoriser des lieux d'intérêt, etc.) et incorporer leur carte sur un site web sans programmation.

 Atelier - Rencontres citoyennes: l'Europe et les femmes

Dans la perspective des prochaines élections européennes et face au constat d'une méconnaissance des européens concernant le rôle et l'apport de l'Union européenne à ses habitants et habitantes, les États membres ont décidé de favoriser des rencontres afin de recueillir la parole, les attentes et les besoins des citoyennes et citoyens. Plusieurs centaines d'échanges, discussions de toutes natures se sont déjà déroulées dans différents pays, dont la France. A Toulouse, une rencontre a été organisée au Lab-O le 22 octobre 2018, avec l'appui de la direction régionale Droits des femmes et égalité et du chargé de mission Europe du SGAR. Les débats ont porté sur le thème de "l'Europe et les femmes", sujet peu abordé en France, et plus particulièrement sur ce que l'Europe a apporté à l'égalité entre les femmes et les hommes, les nouvelles avancées qu'elle pourrait encore soutenir, et les attentes des participant.e.s pour favoriser l'égalité dans le vie sociale, économique, au travail, dans l'espace public. La restitution des échanges figurera sur le site dédié aux Consultations citoyennes ( www.quelleestvotreeurope.fr ).

Openlab - Démarches-simplifiees, un outil de dématérialisation simple et gratuit

Dans le cadre du plan Action publique 2022, le Gouvernement a fixé comme objectif à l'ensemble des administrations de dématérialiser 100 % des démarches. Pour atteindre cet objectif, la Direction interministérielle du numérique et du système d'information et de communication de l'Etat (DINSIC) a été chargée de déployer une plateforme de dématérialisation, demarches-simplifiees.fr. Cet outil permet de créer des formulaires, de recueillir les dossiers des usagers et de les instruire. Les premiers retours d'expérience montrent une réduction drastique des délais d'instruction et une nette amélioration de la qualité des relations avec les usagers. La DINSIC a organisé un tour de France pour former les agents publics la prise en main de l'outil. Pour l'Occitanie, elle s'est arrêtée à Toulouse le 15 octobre 2018 avec une matinée de présentation et de retour d'expérience, à laquelle étaient présente près de 70 agents publics (services de l'Etat, collectivités, opérateurs) et un après midi d'ateliers-formation pour prendre en main l'outil et concevoir un formulaire en ligne. Parmi les procédures identifiées: des demandes de subvention, d'autorisation de permis de chasse, d'habilitation pour être membre de jury, des procédures d'enquêtes publiques, des déclarations de manifestation, de catastrophes naturelles, etc.

Atelier - Tous ensemble pour améliorer Chorus-pro!

Le 12 octobre 2018, le Lab-O a réuni des services prescripteurs, des fournisseurs et des agents publics (préfecture, plateforme Chorus, DRFIP) qui interviennent sur la chaîne de dépense et de paiement. Objectifs: identifier les points de blocage rencontrés par les fournisseurs sur la plateforme Chorus-pro et proposer des pistes d'amélioration opérationnelles. Animé par deux facilitatrices du Lab-O, l'atelier a permis de représenter le processus et de faire émerger les difficultés rencontrées par les uns et les autres aux différentes étapes de la chaîne, notamment au dépôt d'une facture, démonstration sur la plateforme à l'appui. Plusieurs solutions concrètes ont ainsi été formalisées pour améliorer la fluidité du processus.

Jeudi de l'innovation - Actualiser les annuaires et organigrammes de manière continue et collaborative: retour d'expériences de l'académie de Montpellier

Chaque administration est confrontée au besoin de produire et de mettre à jour régulièrement les annuaires et les organigrammes des services, aussi bien pour son bon fonctionnement interne que pour l'information des usagers et partenaires extérieurs. Afin de fiabiliser les informations et de rationaliser les tâches récurrentes liées à ces opérations, l'académie de Montpellier a développé un outil qui permet à chaque agent de saisir les informations depuis son poste de travail (associé à un processus de validation). Avec la constitution de cette base de données, l'annuaire et l'organigramme sont mis à jour automatiquement et en continu et consultables sur l'intranet académique. L'objectif est à terme de supprimer tout travail de production "manuel" des organigrammes par les secrétariats des services. Le 11 octobre 2018, Julien Cayla, référent innovation du rectorat de l'académie de Montpellier, est venu présenter une démarche inspirante pour toute structure publique.

Atelier- Expérimentation du codéveloppement par des référents de l'innovation

Paul Fourtune, référent innovation à la préfecture du Gard et formé au codéveloppement, a animé deux séances de découverte du co-développement: le 9 octobre à Toulouse e le 12 octobre 2018 à Montpellier. Objectif: permettre à des référents innovation d'expérimenter cette méthode, qui se résume en deux phrases:"un pour tous, tous pour un" - le groupe se met au service d'un de ses membres pour le faire cheminer dans une situation professionnelle vécue (projet, préoccupation, problème);"un moment à la fois ordinaire et spécial": ordinaire parce que discuter d'une préoccupation professionnelle avec des collègues paraît assez banal, spécial parce que précisément la méthode organise les échanges. Le tout se déroule dans un esprit de co-responsabilité, et dans un cadre de confidentialité, bienveillance et authenticité!

Lab-O hors les murs - 3e rencontre des acteurs régionaux de l'innovation publique

Le 5 octobre 2018, les acteurs régionaux de l'innovation publique se sont réunis à Colomiers, 2e ville de l'agglomération toulousaine, pour une 3e réunion de réseau, copilotée et coanimée par le Lab-O et le lab'Occitanie du conseil régional. Ils représentaient les services de l'Etat, mais également le conseil régional, le conseil départemental, la communauté d'agglomération (Sicoval, Narbonne), des métropoles de la région (Montpellier métropole, ville de Castelnau-le-Lez) et le Centre national de la fonction publique territoriale (CNFPTCentre national de la fonction publique territoriale). Le matin, la mairie de Colomiers a présenté la démarche de transformation engagée depuis 2016 auprès de l'ensemble du management et des services métiers. Après des ateliers de codéveloppement, les participants ont ensuite réfléchi à la matérialisation d'une carte interactive et plus largement, aux outils collaboratifs nécessaires pour faire vivre le réseau. Un temps a enfin été consacré à une réflexion sur l'organisation d'un événement commun dans le cadre de la semaine de l'innovation publique 2018. 

Jeudi de l'innovation - Le jeu des 1000 bornes appliqué à la gestion des archives

Quels documents dois-je archiver, à quel moment et comment? La question des archives est souvent reléguée au second plan, conduisant à des situations délicates (locaux saturés, versements inadaptés, etc.). Pour sensibiliser les agents aux enjeux des archives et leur donner quelques clés d'une bonne gestion quotidienne, les Archives départementales de Haute-Garonne ont conçu un jeu des 1000 linéaires, reprenant le concept du jeu des 1000 bornes. Le 4 octobre 2018, une dizaine d'agents des services de l'Etat et de collectivités sont venus à Toulouse pour tester ce nouvel outil et participer à sa coconstruction,

Lab-O hors les murs - Séminaire occit@num sur l'agriculture numérique

Occit@num est un projet lancé par le préfet de l'Hérault, la DRAAFdirection régionale de l'alimentation de l'agriculture et de la forêt et des organismes de recherche pour porter des projets territoriaux autour de l'agriculture numérique. Le COPIL a fait appel au Lab-O pour organiser un séminaire qui a réuni à Gruissan le 4 octobre 2018 une cinquantaine d'acteurs concernés par le sujet (services de l'Etat, collectivités, organismes de recherche, chambres consulaires, etc.). Objectif: partager une vision commune sur les enjeux et les problématiques liées à certains territoires et identifier des "pré-projets", pour lesquels le numérique pourrait être un levier et qui puissent ensuite être expérimentés en mode "living lab".

Mercredi de l'innovation - Introduction à la démarche appréciative

Le 3 octobre 2018, Sophie Poiri, consultante au cabinet ID&D, a présenté les grands principes de la démarche appréciative. Cette approche, qui peut être précieuse pour conduire des projets de réorganisation, consiste à s'appuyer sur les forces collectives d'une équipe ou individuelles des agents. Alors que nous tendons "naturellement" à nous concentrer sur nos faiblesses et les points à améliorer, la démarche appréciative nous invite à identifier nos sources de satisfaction et de motivation et à réfléchir à ce qu'il se passe quand nous réussissons... Une première introduction qui sera suivie d'un atelier le 25 octobre pour aller plus loin dans la compréhension de cette méthode.  

Lab-O hors les murs - Séminaire de l'unité départementale de la DIRECCTE

Le 18 septembre 2018, l’unité départementale du Tarn-et-Garonne de la DIRECCTEDirection régionale des entreprises de la concurrence de la consommation du travail et de l'emploi a organisé un séminaire avec l'ensemble des agents au Château de Nègrepelisse, pour faire le bilan de l’année 2018 et travailler sur les perspectives 2019. Trois référentes innovation du Lab-O ont été sollicitées par la responsable de l'UD pour animer la matinée avec des séquences collaboratives et ludiques. Au programme de la matinée, ouverture par le DIRECCTEDirection régionale des entreprises de la concurrence de la consommation du travail et de l'emploi et le maire du village, temps d'inclusion / brise-glace puis travail en ateliers sur trois thématiques: 1) "Alerte inondations" : mise en situation de crise du groupe, avec 4 évènements pertubateurs, pour simuler une organisation de gestion de crise et en tirer les enseignements nécessaires; 2) "Demain mon UD": dans un monde où toutes les technologies auront imprégnées toutes les sphères de l’économie, du travail, de la vie quotidienne, les agents étaient invités à dessiner l'UD du futur; 3) "Carto boulot": les agents ont identifié les partenaires de l’UD et formalisé la nature de leurs relations avec l'UD (trait vert si l’UD est dans une relation de contrôle ou d’autorité vis-à-vis d'eux, trait rouge si l’UD vit une relation de contrôle ou d’autorité vis-à-vis d'eux, trait bleu si l’UD est dans une relation d’équilibre vis-à-vis de l’interlocuteur. L'après-midi était consacré à la restitution et à la visite du site. 

Ateliers - Sensibilisation autour du cloud et lancement d'un plan de transformation opérationnel pour les équipes techniques du Ministère de l'agriculture et de l'alimentation

La sous-direction des systèmes d'information (SDSI) du ministère de l'Agriculture et de l'Alimentation (MAA), basée à Toulouse, a organisé deux ateliers sur le cloud. Une première journée "d'évangélisation" s'est tenue le 17 septembre 2018 avec des équipes techniques de la SDSI du MAA pour partager les grands concepts du cloud, présenter les tendances et inviter les équipes opérationnelles à se projeter concrètement autour de deux défis: construire une image conteneurisée avec des briques techniques du MAA et déployer des images correspondant à une application existante avec une chaîne de construction (Pipeline). La seconde journée, le 2 octobre 2018, a permis aux encadrants de la SDSI de réfléchir à la manière dont la transformation allait s'opérer autour du montage d'une plateforme de construction et pratiques cloud, avec un nouveau modèle opérationnel. En "grand témoin", Thierry Favier, directeur du programme de transformation Datacenter et Cloud de la SNCF, est revenu sur le plan de transformation digitale de la SCNF et sa transformation vers le Cloud.

Lab-O hors les murs - Séminaire des cadres sur la transversalité et la mobilité à la préfecture du Tarn-et-Garonne

La préfecture du Tarn-et-Garonne a fait appel au Lab-O pour organiser son séminaire annuel des cadres. Objectifs: mieux se connaître, permettre à chacun de prendre un peu de recul par rapport au fonctionnement inter-services et de réfléchir à la manière de développer la transversalité et la mobilité au sein de la préfecture. Conçue et animée par trois facilitatrices du Lab-O, cette journée conviviale, qui s'est déroulée à Montauban le 2 octobre 2018, a rassemblé une trentaine de cadres qui ont travaillé en intelligence collective pour proposer des pistes d'action comme instaurer un "vis ma vie").

Formation - Sensibilisation aux théories, méthodes et outils d'innovation

Nouvelle session à Toulouse les 1er et 2 octobre pour une formation plus particulièrement dédiée aux nouveaux référents innovation, mais également ouverte à des agents d'opérateurs ou de collectivités. Objectif: mieux cerner les enjeux et problématiques de l'innovation aujourd'hui. Durant ces deux jours, l'objectif est de donner une vision globale des différentes méthodes collaboratives (design thinking, lean, CPS, etc.) et des outils qui peuvent être mobilisés selon le type de projets, mais aussi d'apprendre à reformuler un besoin avec une vision "projet d'innovation". Autant d'éclairages théoriques et de mises en situation pratiques pour un premier vernis à la culture de l'innovation!

Atelier - Intégrer les services en ligne du géoportail dans les applications métiers, web et mobiles

Les services en ligne du Géoportail sont gratuits pour de nombreux acteurs publics. Ils permettent de créer, de diffuser et d'enrichir les cartes facilement sur des sites ou des applications. Le 27 septembre 2018, deux ateliers de 3 heures ont permis de présenter les différentes ressources disponibles (géocodage: recherche de coordonnées à partir d’une adresse, calcul d’itinéraire, etc.), d'apprendre à générer une carte à partir d'un fichier avec les fonds de carte de l'IGN (par exemple pour représenter des déplacements, l'offre de soins d'un territoire, localiser un événement, valoriser des lieux d'intérêt, etc.) et incorporer une carte sur un site web sans programmation.

Formation - Sensibilisation aux théories, méthodes et outils d'innovation

Les 26 et 27 septembre 2018 à Montpellier, une quinzaine d'agents, parmi lesquels de nouveaux référents innovation, ont suivi cette formation de sensibilisation, pour mieux cerner les enjeux et problématiques de l'innovation aujourd'hui. Durant ces deux jours, l'objectif est de donner une vision globale des différentes méthodes collaboratives (design thinking, lean, CPS, etc.) et des outils qui peuvent être mobilisés selon le type de projets, mais aussi d'apprendre à reformuler un besoin avec une vision "projet d'innovation". Autant d'éclairages théoriques et de mises en situation pratiques pour un premier vernis à la culture de l'innovation!

Meet-up des achats publics innovants: 3e round à La mêlée numérique

Organisés par la plateforme régionale des achats publics (PFRA) Occitanie et le Lab-O, avec l'appui de l'agence JVF Agency et le Laboikos, les meet-up des achats publics innovants favorisent la rencontre entre acheteurs publics et start-ups de la région. Objectifs: faciliter l'accès de la commande publique aux start-ups et ouvrir aux acheteurs publics des opportunités d'achats publics innovants, afin d'atteindre l'objectif de 2 % d’achats publics innovants à l’horizon 2020. La 3e édition s'est tenue le 25 septembre, à l'occasion du "Business Startup Day" dans le cadre de la Mêlée numérique, aux côtés de l'incontournable séquence "Meet the big" (rencontres entre grands comptes privés et start-ups). Au programme: pitchs croisés - des administrations en quête de solutions innovantes et des start-ups en quête de nouveaux marchés - et table-ronde sur le thème des achats publics innovants, illustrée de retours d'expériences.

Atelier - Un "café des parrains" pour les cadres de la préfecture et des services de l'Etat

Des cadres de la Préfecture et des services de l'Etat se sont engagés dans le parrainage de jeunes dans leur insertion professionnelle. Le 25 septembre 2018, ils se sont réunis au Laboikos pour un 2e "café des parrains" organisé par l'association Proxité, qui propose des temps de formation et d'échanges à l'attention des parrains et marraines. Les parrains ont travaillé en mode collaboratif autour des questions suivantes: Quelle bonne posture pour un parrain ? Comment aider mon filleul à préparer un concours ? etc. Les parrains ont ensuite préparé des sketches pour montrer l'écart entre ce qu'ils pouvaient imaginer au départ et ce qu'ils ont réellement vécu : un parrainage se passe rarement comment on s'y attendait, mais c'est ce qui en fait la richesse ! 

Atelier - Structurer le réseau des "SIGistes" en Occitanie

Le 24 septembre 2018, les géomaticiens des directions régionales (DREALdirection régionale de l'environnement de l'aménagement et du logement et DRAAFdirection régionale de l'alimentation de l'agriculture et de la forêt) et départementales se sont réunis à Toulouse. Objectif: mieux se connaître et réfléchir ensemble au fonctionnement du réseau et aux actions à lancer dans le cadre de la feuille de route régionale. Animée par des facilitatrices internes du Lab-O, cette journée a permis d'identifier des bonnes pratiques, de partager les freins et les motivations de chacun dans son quotidien, de mettre en avant les opportunités que représente ce réseau et de dégager trois projets concrets à lancer dès 2019.

"Vendredi de l'innovation" - Découverte des CRM

Le 21 septembre 2018, Romain Rougier, consultant, a présenté les grandes principes des CRM ainsi que les principales fonctionnalités, démonstration à l'appui. Les CRM sont des outils de gestion de la relation clients utilisés dans les entreprises mais dans quelle mesure peuvent-ils être utilisés dans les administrations ? Le recours au terme de « gestion de la relation usager » suggère que les services publics ou collectivités souhaitent s’inspirer des pratiques de la relation client, notamment dans le domaine de l’expérience usager et dans celui de la satisfaction. Les participants ont pu mesurer le potentiel de ces outils pour améliorer leur efficience et automatiser certaines tâches, notamment dans le domaine des achats. 

Lab-O hors les murs - Séminaire des cadres de la DDTM de l'Aude sur la conduite du changement

Accompagner le changement, convaincre et argumenter, intégrer les attentes des usagers, ce sont autour de ces thèmes que le LabO et le CVRH de Toulouse ont animé des ateliers auprès des cadres de la DDTMDirection départementale des territoires de la mer 1. Pour la 5e édition de son forum des cadres, qui s'est déroulé le 20 septembre 2018 à Carcassonne, le directeur de la Direction départementale des territoires et de la mer de l’Aude a fait appel aux capacités de conception et d’animation complémentaires des deux structures. Les thèmes, choisis parmi des propositions émanant des participants, ont été l’occasion de mettre en œuvre des ateliers participatifs et ludiques au travers notamment de mise en situation, apports méthodologiques et temps de réflexion collective.

Formation-action - Les tutos de la fonction publique!

Quel agent public n'a pas un jour rêvé de trouver, à sa prise de fonction, lors d'un changement externe ou interne, à la mise en service d'un nouveau logiciel, le bon tuto, celui qui donne une solution simple, rapide, efficace? Dans le cadre du Forum de l’action publique, organisé par la PFRH et la DGAFP en janvier 2018, des agents des trois fonctions publiques ont travaillé autour de la question: "comment favoriser la participation des agents à l’amélioration du service public?" L'un des projets qui a émergé, lauréat du Fonds d'innovation RH (FIRH), consiste à réaliser des "tutos de la fonction publique" pour permettre aux agents de créer par eux-mêmes des tutoriels vidéos pour présenter une politique publique, aider à la prise en main d'un outil numérique, expliquer une procédure, etc. Les 19-20 et 21 septembre 2018, une dizaine d'agents publics est venue à Toulouse apprendre à créer son propre tutoriel avec un minimum de matériel (écriture d'un scénario, tournage, montage des tutos, etc.).

Drône tour - Utiliser des drônes dans un service de l'Etat: l'exemple de la DDT34

Depuis février 2018, la direction départementale des territoires et de la mer (DDTMDirection départementale des territoires de la mer) de l'Hérault s'est dotée de 2 drônes et a formé 3 télépilotes, qui interviennent à la demande pour le compte des services. Objectif: être plus efficace dans l'exercice des missions notamment pour les contrôles. Les usages peuvent être divers: optimiser les missions d'inspection et de contrôle sur le terrain (repérage de cabanisation et de dépôts sauvages, zones non traitées le long des cours d'eau, zones non débrousaillées, non respect de l'arrêté sécheresse, surveillance du domaine public maritime, épaves et mouillages illicites de bateaux, emprise domaine public maritime, etc.); faciliter la gestion de crise (zones sinistrées post-crise, feux de forêt, inondation, érosion, calamités agricoles, etc.). Comment est né ce projet, à quoi peuvent servir ces drônes, comment les utiliser, comment obtenir les diplômes pour les faire voler, etc. ? Le 18 septembre 2018, sur le site de l'Abbaye de Villeneuve-lès-Maguelone (près de Montpellier, les référents innovation de la DDTMDirection départementale des territoires de la mer ont présenté la démarche à une quinzaine d'agents publics (services de l'Etat, collectivités, organismes publics). Après six mois d'expérimentation, le bilan est déjà très positif!

Formation - Sensibilisation à la data 

La maitrise de la culture de la donnée est un enjeu stratégique de transformation numérique de l administration. La montée en compétence des agents sur l appropriation du contexte autour de la donnée est incontournable dans l'appropriation de l'évolution de leurs missions. Le 18 septembre 2018, Fabien Moguen a présenté les enjeux autour de la donnée, et plus spécifiquement autour des problématiques liées à l'open data (mise à disposition des données publiques), à la data visualisation (présentation sous une forme illustrée pour rendre la donnée plus lisible et compréhensible) et au règlement général sur la protection des données (RGPD).

Formation-action - Tester le serious game sur le télétravail !

Dans le cadre du fonds d’innovation RH (FIRH), le SGARSecrétariat général pour les affaires régionales a développé un jeu sérieux sur le télétravail. Ce jeu s’adresse aux télétravailleurs, aux responsables qui le mettent en place, aux cadres qui ont des équipes de télétravailleurs. Le 13 septembre 2018, des représentants de la préfecture de l'Hérault, du rectorat, du conseil régional ont découvert à Montpellier les leviers et les freins du télétravail grâce à un jeu de cartes développé par la PFRH. Au bout de 15 minutes, une gagnante! S'en est suivi un débat de presque une heure sur le télétravail, les postures, les préjugés, les bonnes pratiques et les points de vigilance! Un bon moment pour découvrir un nouvel outil d'organisation du travail!

Jeudi de l'innovation - Déjeuner pétillant sur les cartes mentales

Succès grandissant pour les déjeuners pétillants! Conçus comme des espaces-temps ressourçants animés par une facilitatrice, Anne-Pierre Carbonnier du cabinet "Ressources heureuses", ils permettent à une dizaine d'agents de profiter de la pause méridienne pour nourrir le corps et l'esprit. Le 6 septembre 2018, le déjeuner était consacré aux cartes mentales: ce concept formalisé par un psychologue anglais dans les années 1970, Tony Buzan, reflète le fonctionnement de la pensée. Il permet de représenter visuellement et de suivre le chemin associatif de la pensée. Il met en lumière les liens entre une idée, et les informations qui leur sont associées. Ces cartes peuvent servir pour la prise de notes, les compte-rendus de réunions, la conduite de projets, etc. Après les apports théoriques et les explications d'usage, les participants ont essayer de se représenter à l'aide d'une carte mentale (goûts, loisirs, famille, activité professionnelle, etc.)

Formation-action - Découverte d'outils facilitant la gestion de vos projets: Slack et Canva

Le 19 juillet 2018, 23 agents de services de l'Etat et de collectivités sont venus au Laboikos à Toulouse pour se familiariser avec deux outils encore peu répandus dans l'administration mais qui peuvent faciliter le quotidien des chefs de projets: Slack, un outil collaboratif interne qui permet de gérer des flux d'échanges entre groupes, de partager des documents et de décharger les boites mails; Canva, un outil de création de design et de mise en forme de documents. Après une présentation des principales fonctionnalités, les deux outils ont été testés en direct par les participants pour une prise en main rapide. Ce format de  présentation d'outils très concrets a été particulièrement apprécié et des idées d'application ont émergé: animation de réseaux inter-départementaux, échanges informels au sein d'une équipe, nouvelle présentation de rapport d'activités, création d'affiche pour un évènement particulier, etc.

Atelier - Expérimenter l'intelligence artificielle dans les services publics!

Enjeu d’avenir, l’intelligence artificielle (IA) va se propager dans l'administration et transformer les métiers et les modes d'action publique. Pour inciter les administrations à se saisir du potentiel de l’Intelligence artificielle, le gouvernement lance un appel à manifestation d'intérêt (date limite de candidature le 14 septembre). Il permettra d’accompagner les projets lauréats dans la réalisation d’un « Proof of Concept » d’utilisation de l’intelligence artificielle dans un processus métier, pour offrir un meilleur service public aux usagers. Paul-Antoine Chevalier, data scientist à la mission Etalab, est venu à Montpellier le 10 juillet 2018 présenter un panorama des domaines d'investissement possibles à partir d'exemples concrets. Cette présentation a fait émerger des idées de projets et d'applications concrètes pour les services de l'Etat, par exemple pour la détection de fraudes ou l'automatisation de certaines tâches.

Jeudi innovation - Introduction aux sciences comportementales

Comment orienter les comportements des citoyens vers les "bonnes" décisions? Les nudges sont des incitations douces reposant sur les sciences comportementales pour détecter les biais cognitifs qui guident nos comportements et imaginer des moyens de contourner nos penchants naturels. Le 5 juillet 2018, à Toulouse, Daniel Luciani, fondateur de l'agence ICOM, a illustré les opportunités de ces nouvelles approches pour transformer l'action publique, à l'aide d'exemples concrets. Un éclairage utile et inspirant, alors que le gouvernement vient de lancer un appel à manifestation d'intérêt (AMI) pour des projets d'application des sciences comportementales aux politiques publiques.

Formation - Sensibilisation à la data

La montée en compétence des agents autour des sujets liés à la donnée est un enjeu stratégique de la  transformation numérique de l'administration. L'appropriation et la compréhension du contexte autour de la data sont essentielles face aux rôles que cela jouera dans nos métiers à court et moyen termes. Le 5 juillet 2018, lors de cette première étape dans le Tarn-et-Garonne sur la sensibilisation à la donnée pour les agents de l’État en région Occitanie, 12 personnes ont ainsi pu appréhender l'importance  concrète de s'acculturer sur le sujet. Que ce soit sur l'open data (ouverture des données publiques), la datavisualisation (rendre les données intelligibles) ou encore le RGPD (règlement général sur la protection des données), les participants ont pu mesurer le besoin de formations adaptées sur ces divers sujets.

Atelier - Favoriser la cohésion et la transversalité au sein du pôle cohésion sociale de la DRJSCS

Le 4 juillet 2018, les agents du pôle cohésion sociale de la DRJSCSdirection régionale de la jeunesse des sports et de la cohésion sociale se sont réunis à Narbonne pour réfléchir ensemble à la manière d'améliorer le fonctionnement du pôle, notamment pour favoriser la transversalité entre les sites de Toulouse et Montpellier, après la fusion des régions en 2016 et la réorganisation de la direction régionale en bisites. La matinée a permis aux agents de mieux se connaître et de partager leur vision du service. L'après-midi était consacré à des ateliers sur l'animation des réseaux de partenaires (directions départementales, préfectures, collectivités, etc.).     

Atelier - Appliquer les approches comportementales à des cas concrets de politiques publiques

Les sciences comportementales comptent parmi les leviers susceptibles de faire gagner l’action publique en efficacité et en légitimité. Fondée sur les enseignements de la psychologie et de l’économie comportementale,  cette démarche – pouvant notamment aboutir à des nudges - permet de mieux comprendre les mécanismes de décisions des usagers ou des agents, leurs attentes ou leurs pratiques tout en  préservant leur liberté de choix. Le 3 juillet, Mariam Chammat, chef de projet à la Direction interministérielle de la transformation publique (DITP), est venue à Toulouse présenter les enjeux des sciences comportementales pour l'action publique, avec un focus sur l' appel à manifestation d'intérêt (AMI) lancé par le gouvernement (réponse avant le 31 juillet). Cet atelier s'adresse en priorité à des porteurs de projet potentiels et sera l'occasion de tester des idées d'application concrètes, en amont de l'élaboration des dossiers de candidature.

Ateliers - Impulser et accompagner l'innovation au sein de l'Education nationale

Le Prix Impulsions est le rendez-vous des agents de l’Éducation nationale qui souhaitent faire connaître et développer leur idée ou projet de modernisation, de simplification et d’amélioration de leur travail(hors projets pédagogiques). Pour cette 5e édition, 4 projets ont été sélectionnés: Pass EN (une application mobile pour développer les possibilités et simplifier la gestion du Pass education), un outil de réservation de salles, d'optimisation des déplacements et "ma circo au bout des doigts" pour relier école et enseignants d'une même circonscription. Le 29 juin 2018, les porteurs des 4 projets lauréats du prix 2018 de l’académie de Montpellier ont été conviés à participer à un atelier de travail au sein du Lab’O en présence de responsables des services académiques susceptibles d’apporter leur soutien au développement de ces projets et d’usagers. Ces ateliers, animés par trois facilitateurs membres du réseau des référents de l’innovation, ont permis aux lauréats d'approfondir leurs idées et de les aider à préparer une présentation "pitch punchy", avant la remise officielle des prix au Rectorat l'après-midi. 
> Pour plus d'informations, contactez Julien Cayla , référent innovation du rectorat de Montpellier.

Atelier collaboratif avec les responsables des SIDSIC de la région Occitanie

Le 21 juin 2018, s'est tenu un atelier réunissant les 13 responsables des services interministériels départementaux des systèmes d'information et de communication (SIDSIC) de la région Occitanie. Au programme : partage d'informations avec la Direction interministérielle du numérique et du système d'information et de communication de l’État (DINSIC), échanges de bonnes pratiques entre pairs et une après-midi inspirante en visitant le service informatique de la Clinique Pasteur. Une expérience à renouveler qui pose les bases de futurs travaux collaboratifs.

Jeudi de l'innovation - Révélez vos potentiels!

Le 21 juin 2018, le cabinet Pathway, spécialisé dans l'accompagnement des équipes et des individus à Rodez, a présenté à Toulouse la démarche potentialiste, une méthode originale pour mesurer les potentiels des individus (sensoriels, de créativité, de raisonnement logique et de communication) et optimiser leur utilisation au quotidien. Un bilan de potentiels permet à un individu d’appréhender ses modes de fonctionnement et leviers de motivation pour optimiser son organisation et ajuster son positionnement. Réalisée en groupe, cette approche permet d'identifier les ressources de chacun, d'accorder l’organisation des équipes en conséquence et de développer les complémentarités. Cette démarche est utilisé pour des bilans individuels (gestion des carrières, accompagnement de managers et de dirigeants) ou pour des bilans d'équipe (efficacité et mieux-être dans le collectif, agilité et gestion des transitions).

Portes ouvertes sur l'innovation à la cité administrative de Toulouse

Le 18 juin 2018, les référentes innovations des services de l'Etat présents à la cité administrative de Toulouse (DDT31, DIRECCTEDirection régionale des entreprises de la concurrence de la consommation du travail et de l'emploi, DRAAFdirection régionale de l'alimentation de l'agriculture et de la forêt et DREALdirection régionale de l'environnement de l'aménagement et du logement) ont organisé un atelier "portes ouvertes" sur l'innovation publique, pour l'ensemble des personnels de la cité. L'objectif était de faire connaître les différentes actions du Lab-O, d'expliquer le rôle des référents innovation, de sensibiliser les agents à de nouvelles méthodes de travail fondées sur l’intelligence collective et de recueillir des propositions pour améliorer la qualité de vie à la cité et travailler autrement. Une cinquantaine de personnes étaient présentes.

Jeudi de l'innovation - L'innovation à Pôle emploi Occitanie

Le 14 juin 2018, Patricia Catanese, responsable RSO-Innovation à Pôle emploi Occitanie est venue à Montpellier pour présenter les projets innovants portés par son service et l'organisation de l'innovation au sein de Pôle emploi: mise en place d'une direction générale de l'innovation déclinée en régions, d'une plateforme Innov'Action pour recueillir des idées, d'un réseau social innovation pour échanger les bonnes pratiques, organisation de challenges régionaux, accompagnement au prototypage d'outils et de services numériques en mode start-up, etc.

Atelier - Partage de vision autour du plan régional d'insertion socio-professionnelle des femmes habitant dans des quartiers prioritaires de la ville

Le 12 juin 2018, la direction régionale aux droits des femmes (DRDFEDirection Régionale aux Droits des Femmes et à l'Égalité) a réuni l'ensemble des partenaires engagés dans l'élaboration et la mise en oeuvre du plan régional pour l'insertion socio-professionnelle des femmes habitant les quartiers prioritaires de la ville. Cet atelier collaboratif, animé par une facilitatrice, a permis de partager les premiers retours d'expérience et d'avancer dans la mise en oeuvre concrète de la feuille de route régionale, avec une priorisation et un focus sur les prochains chantiers à lancer.

Formation - Découverte du crowdfunding

A l'heure où les financements publics se tarissent, les modèles de financement participatifs constituent des opportunités. Le secteur associatif connaît en particulier une vitalité exceptionnelle en matière de crowdfunding, car il sait innover et se tourner vers des sources de financement alternatives pour mener à bien ses projets. Cette formation, dispensée les 11, 12 et 13 juin 2018 à Toulouse et à Montpellier, a permis de donner des clés à toute personne susceptible de conseiller ou d'accompagner un porteur de projet pour comprendre comment développer et structurer son projet avec une campagne de crowdfunding  et quelles en sont les conditions de réussite.

Séminaire des référents innovation : bilan et avenir du Lab-O

Un an après l'ouverture du Lab-O, les référents innovation se sont retrouvés à Narbonne le 8 juin 2018. Objectifs: mieux se connaître pour renforcer cette communauté de travail originale, à la fois interministérielle et pluridisciplinaire; dresser un bilan du Lab-O au regard des actions engagées sur l'ensemble du territoire; identifier de nouvelles idées de chantiers et réfléchir ensemble à l'avenir du Lab-O et à ses conditions de réussite pour assurer le passage  l'échelle et garantir la pérennisation du dispositif, à la fin du Programme d'investissement d'avenir (PIA).  

Atelier - Partage de vision autour du schéma directeur de l'immobilier régional (SDIR)

Après un premier séminaire à Montpellier avec 3 départements de la région, un second séminaire a réuni le 6 juin 2018 à Toulouse des responsables de la gestion immobilière des départements de l'Ariège, de l'Aude, de l'Aveyron, de la Haute-Garonne, du Gers, du Lot, des Hautes-Pyrénées, des Pyrénées-orientales, du Tarn et du Tarn-et-Garonne. Ils ont travaillé sur la déclinaison opérationnelle du schéma directeur de l'immobilier régional (SDIR). Cette feuille de route régionale pour les années 2018-2020 a été validée aux niveaux régional et national et doit désormais être mis en oeuvre dans chaque département. Animée par le Lab-O sous forme de jeux et d'ateliers collaboratifs, cette journée leur a permis de s'approprier les orientations du SDIR et d'amorcer une réflexion collective sur la gouvernance et les actions à mettre en place.

Atelier - Coconstruction de critères d'évaluation de la qualité d'un projet pédagogique

Le 1er juin 2018, une trentaine d'inspecteurs de la mission régionale contrôle et évaluation ont travaillé sur la question de l'évaluation de la qualité d'un projet pédagogique. Animé par des facilitatrices du Lab-O, cet atelier a permis de partager une vision sur les critères qui permettent d'évaluer la qualité d'un projet pédagogique dans les établissements qui accueillent des enfants mineurs (ACM - accueil collectif de mineurs). Les inspecteurs ont également travaillé en sous-groupes pour coconstruire les questions évaluatives qui peuvent être posées pour apprécier l'atteinte de ces critères.

Jeudi de l'innovation - Valoriser son projet sur les réseaux sociaux

Le 31 mai 2018, Damien Vaissière de l'agence MNMS, a présenté à Toulouse un panorama des outils et médiaux sociaux les plus courants (Twitter, Periscope, LinkedIn, Slack, etc.). Il a également donné plein de bonnes idées et astuces d'utilisation pour élaborer une stratégie efficace et mobiliser ces outils à bon escient pour valoriser son projet ou animer une communauté.

Jeudi de l'innovation - Déjeuner pétillant sur les bonnes pratiques en matière de numérique

Le 31 mai 2018, Anne-Pierre Carbonnier, du cabinet Ressources-Heureuses, a animé le troisième déjeuner pétillant sur le thème des bonnes pratiques autour des outils numériques, avec des agents représentant la fonction publique d'Etat, la fonction publique territoriale et des organismes partenaires. Parmi les conseils et bonnes pratiques du numérique: prendre conscience des impacts du numérique sur le développement durable, le bien être au travail et l'appauvrissement des relations humaines, créer une charte de l'utilisation des outils numériques (à l'instar du document "Remettons le mail à sa place" du conseil départemental de l'Hérault), réfléchir à la pertinence des mails, ne pas répondre dans les 5 minutes ou répondre tout de suite si on peut répondre en moins de 2 minutes, créer un dossier "à traiter" dans sa boite mail, regarder ses mails une fois à 11h et une fois à 18h (quitte à mettre dans sa signature les heures où l'on consulte ses mails), partager les règles de fonctionnement des mails en équipe, etc. A noter que certaines entreprises bloquent les mails la nuit, pendant les congés, et mettent en place des programmes "DETOX" (par exemple, mise en place d'outils de type wiki pour remplacer les mails en interne).
 

Labtour - Le management libéré à la CPAM de l'Aude

Depuis 2015, les salariés de la CPAM de l’Aude transforment leur travail en appliquant la démarche de l’entreprise libérée. Le 30 mai, Laurent Jaladeau, directeur de la CPAM de l’Aude, est venu expliquer comment et pourquoi il a mis en place le management libéré: valorisation en interne des talents personnels des salariés; responsabilisation de chaque collaborateur par la confiance et l'autonomie (célébration de ce qui va bien avant de passer aux irritants, reconnaissance du droit à l'erreur, mise en place d'entretiens d'engagement / de feed-back qui repose sur un tryptique engagement personnel, engagement de service et engagement collectif, en lieu et place des traditionnels entretiens d'évaluation, etc.), ouverture du CODIR à des salariés volontaires, etc. "Nous sommes passés d'une culture du contrôle à une culture de l'optimisation", souligne Laurent Jaladeau. Le sens de l'action est également clarifié, avec des objectifs explicites et affichés: le droit à l'erreur, la simplification des procédures, être au service de l'usager. Cette démarche a également entraîné un changement de posture des cadres dans l’institution, qui travaillent avec leur équipe et non plus en bureau individuel, selon les principes suivants: accompagner la prise de décision des salariés plutôt que décider, selon une logique: celui qui décide est celui qui fait; passer d'un management technique à un management humain et d'une logique de valorisation individuelle des compétences à une logique transversale de coopération.

Atelier - Expérimentation d'un CODIR collaboratif à la DDPP de Haute-Garonne

Le 25 mai 2018, l'équipe de direction de la direction départementale de la protection des populations (DDPPDirection départementale de la protection des populations) de Haute-Garonne a participé à une séance collaborative pour renforcer l'efficience de son comité de direction. L'équipe a pu tester des méthodes d'animation interactives pour identifier les points de fonctionnement à améliorer et construire des propositions d'organisation. L'atelier a permis de proposer une nouvelle organisation des instances de pilotage de la DDPPDirection départementale de la protection des populations.

Jeudi de l'innovation - Une start-up d'Etat à la CPAM de Haute-Garonne

Le 24 mai 2018, la Caisse primaire d'assurance maladie (CPAM) de Haute-Garonne a présenté la démarche start-up d'Etat engagée fin 2017. A l'origine, le constat était le suivant : aujourd'hui, sur prescription du médecin, l’Assurance Maladie rembourse les frais d’utilisation de véhicule personnel ou de transports en commun; le recours au véhicule personnel est plus flexible et plus rapide pour l'usager et plus économique pour l'Assurance maladie; pourtant, il est le moins utilisé car la procédure de remboursement et plus compliquée et plus longue. Avec l'appui de l'incubateur de services numériques de la DINSIC beta.gouv.fr , la CPAM a développé un nouveau service en ligne : "Mes Remboursements Simplifiés" (MRS), qui permet aux assurés de déclarer plus facilement en ligne leur demande de remboursement. Cette plateforme a été développé "en mode start-up", avec la mise en ligne rapide d'un première version ( https://www.mrs.beta.gouv.fr.) et des itérations régulières avec des utilisateurs pour améliorer le produit en continu. En six mois, MRS a déjà permis de réaliser des économies et d'améliorer la qualité de service. 

Jeudi de l'innovation - Sensibilisation à la facilitation graphique

Penser visuellement et être capable de fournir un rendu visuel est une aide précieuse pour communiquer lors d'ateliers de travail mais également partager une vision, cocréer une compréhension commune, etc. La facilitation graphique reprend le principe du dessin à la main et du papier, pour exprimer de manière claire et ludique des idées et ainsi, donner vie au futur projet, mobiliser des personnes peu familières des approches systémiques et complexes, récolter des résultats et les restituer de manière simple.  Le 24 mai 2018, Sergio Vallejo du cabinet La Caricature est venu à Montpellier présenter les principes de cette démarche ainsi que les différentes étapes : écoute du discours (en se séparant de ses a priori et en écoutant vraiment ce qui est dit pour capter l'essentiel); tri des informations et structuration du propos en image. Le tout, sans avoir besoin d'être doué en dessin!

Atelier - Partage de vision autour du schéma directeur de l'immobilier régional (SDIR)

Le 23 mai 2018, des responsables de la gestion immobilière des départements de l'Hérault, du Gard et de la Lozère ont travaillé sur la déclinaison opérationnelle du schéma directeur de l'immobilier régional (SDIR). Cette feuille de route régionale pour les années 2018-2020 a été validée aux niveaux régional et national et doit désormais être mis en oeuvre dans chaque département. Animée par le Lab-O sous forme de jeux et d'ateliers collaboratifs, cette journée leur a permis de s'approprier les orientations du SDIR et d'amorcer une réflexion collective sur la gouvernance et les actions à mettre en place. Cet atelier, qui s'est tenu à Montpellier, sera reproduit à Toulouse le 6 juin 2018 avec les autres départements de la région.

Formation - Découverte du codéveloppement

Le 16 mai 2018, Paul Fourtune, référent innovation à la préfecture du Gard et formé au codéveloppement, a animé une séance de découverte au Cav-O de Montpellier. Cette méthode originaire du Canada consiste à mettre le groupe au service de la résolution de la problématique d'un de ses membres. Chacun apporte ses idées dans un esprit de co-responsabilité et en respectant les principes de confidentialité, bienveillance et authenticité. Chaque séance suit un déroulé précis avec des séquences minutées : 1) exposé en détail de la problématique par le "client"; 2) questions-clarification par les membres du groupe (les "consultants"); 3) définition du contrat de consultation; 4) retour des consultants vers le client; 5) le client retient ce qui lui parle le plus par ordre de priorité. Cette technique basée sur l’empathie révèle combien on est plus fort à plusieurs pour résoudre des problèmes.
 

Atelier - Réflexion prospective sur l'information géographique territoriale

Le 26 avril 2018, le SGARSecrétariat général pour les affaires régionales a réuni une cinquantaine d’experts à un atelier de co-construction et d’intelligence collective autour de la question : « Comment mieux valoriser les données et les services d’information géographique et spatiale de l’Etat? » La journée s'est déroulée au Laboikos autour de trois temps forts: recueil des attentes et partage des points de vue autour des enjeux, besoins et usages de l'information géographique avec l'ensemble des acteurs de l'écosystème; identification des projets et nouveaux services géomatiques pour mieux répondre aux besoins et attentes; coconstruction des solutions autour de plans d'action communs et réalistes. Quatre projets ont émergé de cet atelier: Datazon (un métamoteur dédié à la recherche de données géographiques et spatiales sur le web), Open Data Ref (une plateforme de services autour de l’usage collaboratif des données géographiques et spatiales), Gouvernance IG (une instance de gouvernance légitime permettant de fédérer l’ensemble des acteurs autour d’un commun de ressources pour simplifier et optimiser la collecte, l’accès et les usages de l’information géographique), Space Truck (un véhicule itinérant, ouvert au public proposant des formations, des animations).

Séminaire autour de la mise en oeuvre opérationnelle de l'accord sur la téléphonie mobile

Aujourd'hui, les zones mal couvertes par la téléphonie mobile sont encore une source de mécontentement dans de nombreux territoires ruraux. La résorption de la fracture numérique représente donc un défi majeur de la politique de cohésion des territoires. Un accord a été conclu en janvier 2018 entre le Gouvernement et les opérateurs de téléphonie mobile. Cet accord prévoit que 5000 nouveaux sites sur tout le territoire, parfois mutualisés, couvrent des zones dites « blanches » ou « grises ». Le 17 avril 2018, le SGARSecrétariat général pour les affaires régionales a réuni des acteurs concernés par l'accord sur la téléphonie mobile (services de l'Etat, collectivités, opérateurs, etc.) pour réfléchir à sa mise en oeuvre concrète sur le territoire. L'atelier régional a permis de faire émerger des idées opérationnelles tirant pleinement partie des compétences de chacun (agents publics des collectivités territoriales, représentant des préfets, opérateurs), et d'alimenter la réflexion nationale afin que les futures instructions soient cohérentes par rapport aux besoins et aux réalités du terrain.

Jeudi de l'innovation - L'innovation à la CARSAT Languedoc-Roussillon

La Caisse de retraite et de santé au travail (CARSAT) de Languedoc-Roussillon est venue à Montpellier le 19 avril 2018 présenter sa démarche d'innovation. Basée sur le référentiel national "Innov'Acteurs", elle est construite autour de 5 principes fondamentaux, dont l'opportunité pour le personnel d'expérimenter et de mettre en oeuvre ses propres idées. Sous l'impulsion d'une direction nationale de l'innovation et avec l'appui d'un réseau de référents régionaux de l'innovation, l'innovation participative est reconnue comme une valeur de l'entreprise. La mise en place d'une place de marchés à idées ("Jump") permet de recenser, sélectionner et suivre la mise en oeuvre de projets: sur la base de défis, les employés émettent de façon anonyme des idées et chacun peut voter avec des "like" ou miser sur une idée. Les CARSAT peuvent aussi consulter sur le "Store Innovations" les idées primées dans les autres structures et les reprendre.

Atelier - Pour une vision partagée de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEEC)

Après un premier atelier le 5 avril 2018 à Montpellier, un nouvel atelier consacré à la GPEEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) a réuni des représentants des services déconcentrés de l'Etat en Occitanie à Toulouse le 12 avril 2018: 18 structures et 22 personnes ont participé à cet atelier. Premier rendez-vous après la mise en place de la nouvelle région, il était l'occasion de faire un état des lieux des pratiques, des moyens et des attentes en matière de GPEEC, en mobilisant des techniques d'animation participatives: des images et des représentations de la GPEEC, des échelles comparatives, une boule de neige pour une définition commune, autant de séquences pour partager et échanger. Prochain RDV GPEEC avec la sortie de la cartographie des emplois et des compétences en Occitanie au 31 décembre 2017.

Jeudi de l'innovation - Déjeuner pétillant sur le thème: animer des réunions efficaces et enthousiasmantes

C’est bon et ça fait du bien! Les déjeuners pétillants sont conçus comme des espaces-temps ressourçant pendant la pause méridienne, sous forme d'auberge espagnole. Le déjeuner pétillant du 12 avril 2018 à Montpellier était consacré à l'organisation de réunions enthousiasmantes et percutantes. Sachant que les personnes présentes en réunion retiennent environ 10% de ce qui se dit, les réunions doivent être ciblées et coopératives. La clef du succès: distribuer les rôles en début de séance avec un animateur, un "pousse-décision", un gardien du temps, un  leader ou éveilleur de conscience, et quelqu'un qui est au dessus de la mêlée. Par ailleurs, les sujets de l'ordre du jour doivent être qualifiés (pour information, décision, consultation), et chaque personne doit être responsable d'un point. Enfin, il est important de transformer les frustrations en propositions et gérer les tensions en amont de la réunion.

Atelier - Renforcer la transversalité et les collaborations inter-services

Le 12 avril 2018 à Toulouse, des agents du SCPPAT (service de coordination des politiques publiques et de l'appui territorial) de la préfecture de Haute-Garonne ont fait émergé avec leurs partenaires des idées de coopération et de travail en mode transverse. Objectif: améliorer l'efficacité de la coordination des politiques publiques des différents services de l'état. L'occasion d'échanger de vives voix, de mieux se connaitre, de partager les problématiques de travail et de réfléchir différemment. L'atelier a permis d'identifier un panel de solutions à mettre en place facilement et de tisser une toile de coopérations à renforcer.

Lab-O hors les murs - Hackcélérathon sur la mobilité dans le Lot

Les 6, 7 et 8 avril 2018, cinquante personnes ont participé au premier « Hackcélérathon » lotois dédié à la mobilité, organisé par la préfecture du Lot. Cet événement s'inscrit dans le prolongement des Assises départementales de la mobilité du 6 novembre 2017, et dans le cadre de l'opération " Carte blanche " lancée par le Premier ministre le 15 décembre 2017. Durant trois jours, usagers, agents publics, et experts transports/mobilité ont fait émergé six projets susceptibles de répondre à des problématiques du territoire. Cet hackcélérathon marque le début d’une démarche collective qui bénéficiera d'un accompagnement de Carte blanche pour développer une offre de plateforme d'aide à la mobilité. Voir la vidéo de présentation de la démarche.

Formation - Séance de coaching individuel à la facilitation

En vue d'un séminaire sur la téléphonie mobile qui rassemblera plus de 50 participants, un appel à facilitateurs a été lancé auprès des référents innovation qui constituent l'équipe de "facilitateurs volants". Quatre référents innovation ont répondus présents. Le 5 avril 2018, ils ont pu être coachés par la facilitatrice qui supervisera l'animation du séminaire. Cette séance a permis de formaliser ensemble le déroulé et de "jouer" les différentes séquences afin de valider leur pertinence et la clarté des consignes. Elle a également été l'occasion de s'approprier les éléments fondamentaux de la posture de facilitateur.

Formation - Séance de coaching collectif sur les conseils citoyens

Le 30 mars 2018, les référents innovation se sont réunis à Montpellier pour une séance de coaching collectif consacrée à la dynamisation des conseils citoyens. En présence de trois délégués du préfet de la région, ils ont travaillé en intelligence collective pour faire émerger les principes clés d'une animation réussie (avant et pendant la réunion), puis formalisé une trame de déroulé (voir ci-dessous). Cette séance a confirmé le besoin de formations aux techniques de facilitation.

Guide d'animation d'un conseil citoyen PDF - 2 965,87 ko

Jeudi de l'innovation - La méditation pleine conscience, outil de gestion du stress et des RPS

La méditation de pleine conscience s'invite de plus en plus dans le monde de l'hôpital, de l'entreprise, de l'éducation, des prisons. Inspirée de la tradition bouddhiste, mais laïque, elle s'associe aux dernières découvertes des neurosciences et passe l'épreuve des validations scientifiques pour démontrer son efficacité. Le 29 mars 2018, Gisèle Lacroix est venue au Cav-O donner un aperçu de cette technique, qui se définit comme un entrainement à focaliser son attention délibérément, instant après instant. Les bienfaits reconnus sont la diminution des marqueurs physiologiques et hormonaux du stress, la gestion des émotions et de l'anxiété, un meilleur sommeil et s'étendent à beaucoup d'autres domaines. En 2017, la Haute autorité de santé (HAS) a inscrit la méditation de pleine conscience comme outil prioritaire de prévention et de prise en charge du burn-out.

Jeudi de l'innovation - La Green Tech Verte du Ministère de la Transition écologique et solidaire.

Initié en 2016, la démarche Green Tech verte se concrétise par  la labellisation d’une centaine de projets et la création de 3 incubateurs dont le dernier se situe à Toulouse dans les locaux de Météo France. Les projets accueillis doivent répondre à des problématiques liés à la transition énergétique et écologique. Le 29 mars 2018, Corinne François, l'une des animatrices de l'incubateur Meteo France, est venue au Laboikos présenter la démarche, la place de l'incubateur dans l’écosystème local et les principales thématiques des start-ups incubées - à titre d'exemples: Urban Canopee (installation légère avec végétalisation pour pallier aux ilots de chaleur urbain), Meteo Swift (prévision des productions des éoliennes et installations solaires en fonction de la météo), Ecofilae (économie circulaire des eaux usées) et Citizen Farm (système de ferme urbaine).

2e rencontre des acteurs de l'innovation publique

A l'occasion de la semaine de l'innovation publique 2017, les laboratoires de la Région Occitanie et des services de l'Etat avaient organisé une première rencontre des acteurs de l'innovation publique en Occitanie. Fort de cette expérience réussie, une 2e rencontre s'est tenue le 23 mars 2018 au tiers-lieu "le 302" à Carcassonne, en présence d'une trentaine de personnes issues des services de l'Etat, de collectivités et d'entreprises privées. Au-delà des partages d'expériences, l'objectif était de faire émerger des problématiques communes sous forme de défis à présenter aux universités d'été de l'innovation publique du Centre national de la fonction publique territoriale (CNFPTCentre national de la fonction publique territoriale) à Aix-en-Provence les 9-10-11 juillet 2018. Parmi les axes de travail identifiés: la communication auprès des citoyens et des élus, la sensibilisation des managers au numérique, la diffusion de l'innovation dans les territoires ruraux, etc.

Jeudi de l'innovation - Quand la ludification s'invite dans les pratiques de management...

Edith Degrendel, consultante et facilitatrice, est venue le 8 mars 2018 à Toulouse pour présenter les opportunités offertes par le jeu dans le monde professionnel: prise de conscience, sensibilisation, résolution de problèmes, plan d'actions, etc. Elle a illustré son propos par des éclairages théoriques et deux retours d'expériences: un jeu sur la transformation "opale" des entreprises (inspiration de l'ouvrage Reinvented Organizations de Frédéric Laloux) et le jeu sur le télétravail développé pour les services de l'Etat en Occitanie. Le jeu est un levier pour accompagner le changement. Les participants ont partagé leur intérêt pour le jeu et leurs questionnements de la transposition dans le monde professionnel.

Labtour - Visite de l'espace Cocoon de l'INSET à Montpellier (76 place de la révolution française)

Le 27 février 2018, Agnès Guyot, directrice du Centre national de la fonction publique territoriale (CNFPTCentre national de la fonction publique territoriale) de Languedoc-Roussillon et de l'Institut national spécialisé d'études territoriales (INSET) de Montpellier, a accueilli une quinzaine d'agents de la fonction publique d'Etat et territoriale. Montpellier s’est engagé dès 2016, puis en 2017 de façon plus structurée et opérationnelle, dans l’exploration et l’apprentissage des pédagogies innovantes et des usages du numérique. Cela s’est traduit concrètement par l’aménagement et l’utilisation d’une salle de co-conception dès février 2017. Conçue comme un lieu d'entrainement avec mobilier modulable et tableau interactif tactile, elle permet de travailler en atelier pour développer la créativité: les nouvelles promotion de catégorie A dans la région y ont passé une semaine d'intégration, les collectivités viennent aussi co-construire des projets dans cette salle, la région a prototypé son dispositif managérial, tandis que le CNFPTCentre national de la fonction publique territoriale et l'INSET ont réfléchi à la fusion de leurs équipes. Le CNFPTCentre national de la fonction publique territoriale propose par ailleurs une offre de services dédiée à l'innovation publique, et notamment un outil collaboratif sur la transformation digitale et l’innovation publique territoriale.

Jeudi de l'innovation - La méditation pleine conscience, outil pour mieux gérer le stress et prévenir les risques psycho-sociaux

Dans son rapport annuel de 2016, la Haute autorité de santé (HAS) a inscrit la méditation de pleine conscience comme outil prioritaire de prévention et de prise en charge du burn-out. Aujourd’hui, des pratiques de méditation sont de plus en plus proposées dans les entreprises publiques et privées, les hôpitaux, les écoles, etc.. Les études scientifiques montrent les bienfaits d’une pratique régulière de la méditation: meilleure capacité à gérer le stress, renforcement du système immunitaire, meilleur qualité de sommeil, capacité à instaurer des relations plus apaisées avec son entourage… Olivier Lelouch, thérapeute psycho-corporel après des études à l'ESSEC et une douzaine d'années d'expérience en entreprises, est venu le 22 février 2018 au Laboikos présenter le programme de méditation pleine conscience avec des exercices simples pour une première expérience (pour en savoir plus: www.mbsr-toulouse.com ) .

Lab-O hors les murs - Séance d'idéation pour trouver le nom d'un projet partenarial

Le 15 février 2018, la référente innovation de la DDT de Haute-Garonne a animé un atelier d’intelligence collective pour trouver le nom d'un dispositif partenarial. Organisé sur un temps court d’une heure, l’atelier s’est décomposé en 3 temps forts : une séquence d’ouverture de l’esprit à la créativité, un second temps de création d’un nom de 3 syllabes maximum reprenant les règles du scrabble, enfin le vote des participants pour classer les différentes identités créées. Les participants, d’univers professionnels variés, ont tous apprécié ce temps de créativité dynamique et constructif !

Meet-up start-up / acheteurs publics sur le bâtiment et la performance énergétique

Le 15 février 2018, s'est tenu le 2e meet-up entre start-up et acheteurs publics au Laboikos. Consacrée à la question des bâtiments et de la performance énergétique, la rencontre s'est organisée autour de pitchs croisés : les start-ups ont présenté leurs solutions et les acheteurs, leurs besoins actuels ou futurs. Ce temps d'échange a confirmé l'envie réciproque de développer les échanges entre ces deux mondes que tout oppose mais dont les intérêts convergent: avec un objectif de 2% d’achat public innovant à l’horizon 2020, les acheteurs publics doivent développer le sourcing auprès de l'écosystème des startups et des PMEPetites et moyennes entreprises/TPE; ces dernières cherchent quant à elles à accéder à la commande publique. La soirée s'est poursuivie par un temps d'échanges individuels.

Jeudi de l'innovation - Elaboration "flash" d'un projet de service collaboratif à la DDTM 34

Le 14 février 2018, la démarche participative engagée en 2016 pour réaliser le projet stratégique tri-annuel de la direction départementale des territoires et de la mer de l'Hérault (DDTM34) a été présentée par Delphine Huy et Edwige Moreno, membres de l'équipe projet pluridisciplinaire interne qui a construit et mis en oeuvre le processus des forums ouverts sur lesquels la démarche se fonde. Sur un calendrier serré (1 mois et demi!), les forums ouverts ont permis à près de 80 agents de la DDTMDirection départementale des territoires de la mer d'échanger et de s'exprimer sur le rôle de la DDTMDirection départementale des territoires de la mer et le sens de leurs missions puis de définir des actions au regard des objectifs identifiés.

Labtour - Immersion dans les locaux de Berger-Levrault

L'éditeur de logiciel Berger Levrault a accueilli un groupe de 10 personnes le 8 février 2018 pour une visite des nouveaux locaux de Labège, inaugurés en 2015. Ces locaux d'une superficie de 7000 m² sont particulièrement adaptés à une organisation du travail "mobile" et aux attentes des salariés. Au préalable de la construction du bâtiment, un "workshop" géant regroupant les 1000 collaborateurs du groupe a identifié plus de 3000 actions à mettre en place pour améliorer la qualité de vie au travail. A titre d'exemples: chaque salarié peut télétravailler (75% des salariés); chaque salarié peut travailler de n'importe quel bureau sur site; mise en place de plateaux de managers afin de développer la transversalité; 1 chef de projet dédié au projet de déménagement / installation dans les nouveaux locaux; création d'une salle de créativité, de salles zen, de petites salles de réunion...; le dernier étage est dédié à des salles de réunions et à la cafétéria; la direction est au 4eme étage (au centre du bâtiment). Les échanges ont porté sur les aménagements présentés et sur l'organisation de travail qui en découle.

Jeudi de l'innovation - Un jeu pour développer l'accueil mobile dans les bibliothèques universitaires

Le 8 février 2018, Aline Rocchia et Jennifer Wolfarth, de Toulouse Capitole ont présenté un jeu qu'elles ont imaginé et testé: il s'agit de former les personnels des bibliothèques universitaires (BU) à la pratique de l'accueil mobile (en opposition à de l'accueil "desk" effectué à partir d'une banque d'accueil). Elles ont imaginé un parcours de formation, avec des personnages (les 7 Nains),qui représentent un profil d'usager et posent des questions aux participants, avant d'effectuer un debrief. Le jeu a été testé sur 16 personnes volontaires et a vocation à être étendu. L'objectif est d'accompagner le changement de posture des personnels de l'accueil et d'être en inter-action avec les visiteurs de la bibliothèque universitaire.

Atelier - Séance de coaching collectif pour les référents innovation de Toulouse

Comme chaque mois, l'équipe de référents innovation de Toulouse s'est réunie le 2 février 2018 pour une séance de coaching collectif animée par Carole Maurage. Les référents ont travaillé en sous-groupes autour de deux projets : la conception d'un déroulé d'atelier d'idéation pour faire émerger des idées et un consensus sur le nom d'une application et d'un projet de partenariat; une démarche de coconstruction d'un schéma directeur de formation avec une équipe interministérielle de conseillers en formation. 

Jeudi de l'innovation - Faire preuve d'agilité comportementale avec ses parties prenantes

Le 1er févier 2018, Sylvain Martin, consultant-formateur, est venu à Toulouse présenter un outil d'évaluation personnelle, le langage  DISC (acronyme de Dominant, Influent, Stable, Consciencieux). Issu des travaux de William Marston, le DISC est un outil d'évaluation personnelle, utilisé pour améliorer la productivité, le travail d'équipe et la communication. Il est notamment utilisé pour mieux se connaître dans ses forces et faiblesses en tant que personne et dans sa fonction professionnelle, s’assouplir et se développer tout en respectant ses limites, mieux reconnaître les autres (collaborateurs, collègues, managers) dans leurs forces et faiblesses en tant que personne et dans leur fonction professionnelle.

Atelier - Séminaire de cohésion du pôle 3M / SGAR Occitanie

L'ensemble du pôle 3M (moyens, modernisation, mutualisations) du SGARSecrétariat général pour les affaires régionales Occitanie s'est réuni le 31 janvier 2018 après-midi au Laboikos à Toulouse. Dans une ambiance très conviviale, un quizz interactif a permis de partager les connaissances de chacun sur les activités et les missions des différents services. Les agents ont également pu tester différentes méthodes d'animation, dont l'exercice des valises et des ballons, qui a permis de faire émerger une vision partagée sur les points forts et les points faibles du service, et un world café, qui a conduit à dégager quelques idées d'actions pour répondre aux irritants les plus saillants.

Formation - Utiliser le jeu et l’agilité comme vecteurs d’organisation et d’efficacité dans son équipe

Le 30 janvier 2018, Clémence Wegscheider, conseillère en organisation du travail à la PFRH, a animé une formation-action permettant d'expérimenter différents outils issus de les approches "agile", pour la 3ème fois. Dans un environnement de plus en plus complexe, avec des changements de plus en plus rapides, une quête de sens et une recherche de coopération plus forte entre acteurs, les approches "agile" proposent de nouvelles façons de gérer des projets et des équipes, à partir d'outils de management visuels et de jeux qui ont démontré leur efficacité pour la priorisation, la résolution de problématiques ou l'acquisition de connaissances. Les jeux proposés pendant la formation permettent de prendre conscience de comportements managériaux et/ ou de travail en équipe.

Atelier - Réunion de service participative pour la DDT 31

Le 26 janvier 2018, le service prospective et stratégie de la DDT 31 s'est réuni au Laboikos à Toulouse pour partager la vision des objectifs de l'année 2018. Conçu et animé par la référente innovation de la DDT, l'atelier a mobilisé des techniques participatives fondées sur l’intelligence collective. Sur une première séquence, les agents ont fait ressortir les principaux événements de l’année 2017 en se fondant sur les moments forts vécus par les personnes. Il a ensuite été proposé aux participants de poser une vision partagée des objectifs 2018, en projetant une situation idéale. Un sous-groupe a choisi de travailler plus spécifiquement un irritant de 2017, l’autre s’est attaché à définir le nouveau domaine d’action d’une unité. Chaque sous-groupe a défini son format de restitution : post-it, process, dessin... Une matinée riche en échanges et en découvertes !

Jeudi de l'innovation - Les nouveaux services en ligne de la DGFIP

Le 25 janvier 2018, la direction régionale des finances publiques (DRFIP) Occitanie est venue présenter au Laboikos les nouveaux services numériques, souvent méconnus du grand public, et notamment: le nouveau portail impots.gouv.fr; l'espace numérique sécurisé de l'agent public (ENSAP), qui sera accessible à tous les agents de la fonction publique d'État  et qui permettra dans un premier temps à tous les fonctionnaires de consulter ses bulletins de paie et des attestations fiscales; Payfip, le service "paypal" des finances publiques.
> Tout savoir sur le prélèvement à la source
> Tout savoir sur l'ENSAP
> Nouveaux services en ligne pour particuliers

LabO hors les murs - Une expo pour sensibiliser à l’innovation sur le site de la Direccte Montpellier

Le 19 janvier 2018, le référent innovation de la DIRECCTEDirection régionale des entreprises de la concurrence de la consommation du travail et de l'emploi a organisé une exposition sur le site de Montpellier pour sensibiliser les agents à l'innovation. Accueilli par des photos suggestives d'Alberto Ghizzi Panizza, avec des demoiselles d’une certaine allure qui plantent le décor, le participant était ensuite invité à garder son sang-froid… car on lui propose un lavage de cerveau avec un test sur le rôle des référents. Ensuite, il est appelé à indiquer brièvement ce que la démarche innovation peut apporter à tout un chacun. Un pont est jeté pour qu’il dise ce qu’il souhaite améliorer dans son quotidien à l’aide de post-it. La fin du parcours offre la possibilité de regarder quelques vidéos sur l'innovation et d'écouter de la musique, tout en buvant un café ou un thé. L’expo interactive a reçu une quarantaine de participants (100% de réussite au test !).

Atelier - Lancement d'une réflexion collective sur la prévention des risques professionnels à la DRJSCS

Le 16 janvier 2018 à Toulouse, une quinzaine d'agents de la DRJSCSdirection régionale de la jeunesse des sports et de la cohésion sociale dont le directeur, le secrétaire général, une responsable RH de proximité, une conseillère prévention, des assistantes sociales et des représentants syndicaux ont travaillé en intelligence collective pour partager des éléments de diagnostic sur les risques professionnels et faire émerger des pistes d'action concrètes de prévention. Ces travaux alimenteront la réflexion sur le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) et le plan annuel de prévention.

Atelier - Codesign du futur laboratoire d'innovations de Montpellier

Le 15 janvier 2018, une vingtaine d'agents de différents services publics de Montpellier (services de l'Etat: SGARSecrétariat général pour les affaires régionales, DIRECCTEDirection régionale des entreprises de la concurrence de la consommation du travail et de l'emploi, DRJSCSdirection régionale de la jeunesse des sports et de la cohésion sociale, DRACdirection régionale des affaires culturelles, préfecture de l'Hérault, DDTMDirection départementale des territoires de la mer, mais aussi collectivités: CNFPTCentre national de la fonction publique territoriale, opérateurs : CARSAT et la Banque postale) se sont réunis pour repenser ensemble le réaménagement de l'ancien centre de documentation de la DRACdirection régionale des affaires culturelles. Cet espace a vocation notamment à accueillir l'antenne du laboratoire d'innovations des services de l'Etat. Au-delà, l'enjeu est d'en faire un espace "inspirant" interministériel et inter-fonctions publiques, qui servira de salles de réunions / formations mais également de lieu d'échanges /de créativité ou de "salon grand voyageur" pour les agents en transit. Avec l'appui de designers, la groupe a pu formaliser les différents usages de cet espace et co-concevoir ce lieu, dont l'identité commence à émerger. Le plan d'usage produit à l'issue de cette séance permettra au cabinet d'architecte de finaliser l'étude de faisabilité technique.

Jeudi de l'innovation - Lancement de déjeuners pétillants et ressourçants

« On a toujours bien assez de temps lorsqu'on l'emploie bien » (Goethe)! Le 11 janvier 2018, un groupe d'une dizaine d'agents issus du SGARSecrétariat général pour les affaires régionales, de la préfecture de l'Hérault, de la DIRECCTEDirection régionale des entreprises de la concurrence de la consommation du travail et de l'emploi mais aussi de la Banque postale se sont réunis au restaurant La Panacée à Montpellier autour d'un "déjeuner pétillant" animé par Anne-Pierre Charbonnier: ces déjeuners sont conçus comme des espaces-temps ressourçants, où l'on profite de la pause méridienne pour nourrir le corps et l'esprit autour d'une thématique. Pour ce premier rendez-vous, les participants ont abordé la question de la gestion du temps. Ils ont apprécié de pouvoir échanger entre pairs, réfléchir ensemble et se relier à d'autres managers d'univers différents.

Formation - Session de rattrapage pour les nouveaux référents innovation

Le 10 janvier 2018 à Toulouse, une dizaine de nouveaux référents de l'innovation ont pu suivre une session de formation de rattrapage. L'objectif était de comprendre l'esprit d'innovation, d'avoir une vision globale des différentes méthodes collaboratives (design thinking, lean, CPS, etc.) et des outils qui peuvent être mobilisés selon le type de projets, mais aussi d'apprendre à reformuler un besoin avec une vision "projet d'innovation". Autant d'éclairages pratiques pour un premier vernis à la culture de l'innovation et pour leur permettre de s'approprier leur rôle d'accompagnement et d'impulsion auprès de leurs structures.

Jeudi de l'innovation - Le design appliqué aux politiques publiques

Enseignant au Master "Design, innovation, société" de Nîmes, Yves Voglaire est venu présenter les méthodes du design le 21 décembre 2017 à Toulouse. Ces méthodes favorisent la coconception avec les usagers, permettent de faire émerger des idées nouvelles, de les prototyper rapidement pour en tester l'impact, l'acceptation et l'utilisabilité. Elles sont mobilisables pour concevoir ou mettre en oeuvre des services publics ou des dispositifs de politiques publiques (exemples de projets menés par les étudiants: revitalisation des centres-bourgs, repenser des services à destination des jeunes, repenser l'accueil des usagers, etc.).

Lab-O hors les murs - Un CODER-T innovant sur la modernisation de l'action publique

Le 20 décembre 2017, à Carcassonne, le CODER-T (comité des directeurs départementaux des territoires animé par la DREALdirection régionale de l'environnement de l'aménagement et du logement et la DRAAFdirection régionale de l'alimentation de l'agriculture et de la forêt) s'est réuni sous la forme d'un séminaire participatif dédié à la modernisation de l'action publique. Objectif de la journée: favoriser les échanges de bonnes pratiques , valoriser des actions qui ont permis de développer l'implication des agents, des élus / partenaires et des citoyens, proposer des actions concrètes pour améliorer le fonctionnement de cette instance et plus globalement le travail en réseau entre échelons régional et départemental. Cette journée a été l'occasion d'expérimenter de nouvelles techniques d'animation de réunion.

Formation - Pensée visuelle et facilitation graphique

L'équipe de référents innovation de Toulouse a suivi la formation facilitation graphique les 18 et 19 décembre 2017 à Toulouse. Penser visuellement et être capable de fournir un rendu visuel est une aide précieuse pour communiquer lors d'ateliers de travail mais également partager une vision, cocréer une compréhension commune, etc. La facilitation graphique reprend le principe du dessin à la main et du papier, pour exprimer de manière claire et ludique des idées et ainsi, donner vie au futur projet, mobiliser des personnes peu familières des approches systémiques et complexes, récolter des résultats et les restituer de manière simple.

Formation - Manager une équipe intergénérationnelle

Cette formation animée le 14 décembre 2017 à Montpellier par Gilles Jurine avait pour objectifs d'aider les managers à intégrer la dimension intergénération et de leur apporter des clés de compréhension des enjeux et problématiques liés au management de la génération Y. La  journée a altené apports théoriques et mises en situation pratiques pour apprendre à adapter ses pratiques managériales, à susciter la motivation et faire face à des situations atypiques.

Atelier - Lancement d'un projet de service pour la nouvelle mission Conseil aux décideurs publics de la DRFIP

Un nouveau service a été constitué fin 2017 au sein de la DRFiP d'Occitanie, autour de la mission "Conseil aux décideurs publics", qui propose une nouvelle offre de services en apportant une expertise économique, financière, budgétaire, comptable et fiscal auprès des responsables des services déconcentrés de l'Etat, des opérateur publics ou des collectivités territoriales. Le 13 décembre 2017, la nouvelle équipe a souhaité réfléchir sur son organisation et ses méthodes de travail, tout en réévaluant l'étendue des missions qu'elle sera amenée à couvrir à l'avenir. Le Lab-O a permis d'aborder cette phase de réflexion pour un projet de service, en bénéficiant d'une atmosphère inspirante et décalée, hors du cadre classique de travail de l'administration, et dans un environnement propice à la recherche d'innovations. La séance de travail, organisée de manière originale et collective sous forme de séquence d'atelier, a permis de dégager des actions à mener en 2018 pour améliorer le "travailler ensemble" et la performance d'équipe. Une démarche intéressante pour l'accompagnement au changement.

Formation - Les émotions, outils de pilotage du management

Savoir gérer son management émotionnel pour conjuguer performance et bien-être pour soi et son équipe, tel était l'objectif de cette formation qui s'est tenue le 12 décembre 2017 à Montpellier, mêlant points de vue théoriques(l'évolution sociologique des perceptions des émotions dans le management, éclairages sur le processus émotionnel) et pratique (comment faire avec notre monde d'émotions et rendre sa place à la raison, comment réguler les émotions pour soi et l'équipe). 

Formation - Pensée visuelle et facilitation graphique

Penser visuellement et être capable de fournir un rendu visuel est une aide précieuse pour communiquer lors d'ateliers de travail mais également partager une vision, cocréer une compréhension commune, etc. La facilitation graphique reprend le principe du dessin à la main et du papier, pour exprimer de manière claire et ludique des idées et ainsi, donner vie au futur projet, mobiliser des personnes peu familières des approches systémiques et complexes, récolter des résultats et les restituer de manière simple. La formation qui s'est tenue les 7 et 8 décembre 2017 à Montpellier a permis aux référents de l'innovation de prendre en main un certain nombre de canevas pour l'animation d'ateliers collaboratifs.

Jeudi de l'innovation - Bleexo, une plateforme pour mesure le bien-être au travail

"You make the team and the team makes you". Le 7 décembre 2017 à Toulouse, Stéphane Waller a présenté un SIRH centré sur les interactions humaines. La plateforme permet de mesure et de suivre l'évolution de l'engagement de ses agents. 3 à 5 questions posées aux agents (questions qui varient, selon le rythme choisi par le décideur) permettent de sonder la qualité de vie au travail de ses agents. Cet outil de pilotage permet de détecter notamment les signaux faibles et de pouvoir réagir rapidement avant la dégradation de situation.

Atelier - Un serious game pour déployer le télétravail

Le 6 décembre 2017 à Montpellier, des agents sont venus tester le prototype d'un jeu sérieux sur le télétravail. Ce jeu a une vocation de sensibilisation, qui vise à permettre aux encadrants et aux agents  de percevoir les différentes facettes de la réalité du télétravail. Ainsi, il aborde, au moyen du « panorama », ses aspects réglementaires, organisationnels, managériaux, techniques et sociétaux. Le jeu sera disponible à partir de fin décembre auprès de Clémence Wegscheider ( clemence.wegscheider@occitanie.gouv.fr ).

Formation - La posture de facilitateurs

Les 4 5 et 6 décembre 2017, une dizaine de référents innovation ont suivi une formation à la posture de facilitateurs. Au programme: les postures d'accompagnement, les stades de développement d'un facilitateur, la construction du cadre d'intervention, le design de processus collaboratifs, les techniques de recadrage dans un atelier, d'ouverture et de clôture, etc. A terme, l'objectif est de constituer une équipe de facilitateurs internes capables d'intervenir pour tout service de l'Etat en région.

Jeudi de l'innovation - Les RH et les managers à l'heure de la digitalisation!

Dans des contextes en perpétuelle évolution (digitalisation et arrivée de nouvelles générations), comment piloter la transformation des modes de travail ? Le 30 novembre 2017, Guillaume Tastet, fondateur de la start-up Oden decide, a livré son analyse sur l'évolution des modes de management et a présenté la solution développée: une plateforme pour aider les managers à accompagner la transformation au quotidien, notamment en échangeant sur leurs pratiques. 

Séminaire- Accompagnement du CODIR de la DIRECCTE

Les membres du CODIR de la Direccte souhaitaient s'approprier l'avancée des groupes de travail internes sur le projet de service et échanger sur la stratégie de la DIRECCTEDirection régionale des entreprises de la concurrence de la consommation du travail et de l'emploi. L'atelier proposé dans le cadre du CODIR du 29 novembre 2017 les amenait à se positionner en posture de conseil auprès des animateurs internes de chacun des groupes de travail du projet de service. Les participants ont apprécié d'avoir du temps pour réfléchir avec moins de contrainte d'urgence et pour se mettre à jour sur les avancées du projet de service. Le + du Lab-O: appui méthodologique sur le déroulé des ateliers, animation de l'atelier "projet de service".

Une démarche de participation citoyenne innovante à Gourdon

Organisateur: sous-préfecture de Gourdon
Date et lieu: 25 novembre 2017 à Gourdon
Objectifs: interroger des citoyens sur leur vécu et leurs représentations du centre-bourg aujourd'hui et sur leur vision de l'avenir de la ville, grâce à un dispositif « agile » : un mobilier circulaire en forme de nacelle qui créé un climat de confiance pour recueillir la parole des habitants; identifier d'autres pistes de solutions pour la revitalisation du centre-bourg, au-delà des leviers traditionnels (rénovation de l’habitat, soutien au développement des services, etc.);
Participants : une vingtaine d'entretiens qualitatifs ont été conduits durant la matinée;
Enseignements: une analyse fine de terrain qui apporte un regard nuancé et permet d'aller chercher la parole de citoyens qui ne se mobilisent pas forcément dans les dispositifs de concertation classiques;
Suites à donner: l'étude de terrain permettra d'alimenter la réflexion sur les leviers de la revitalisation du centre-bourg;
Livrable: Rapport d'enquête de terrain PDF - 1 701,89 ko .

Présentation de la démarche sociodesign pour coconstruire l'offre de services de la maison de l'Etat de Limoux

Organisateur: sous-préfecture de Limoux
Date et lieu: 24 novembre à la sous-préfecture de Limoux
Objectifs: présenter l'organisation des trois administrations qui seront regroupées au sein de la maison de l’État de Limoux et expliquer la démarche de socio-design qui a permis de coconstruire l'offre de services
Participants: 53 personnes, parmi lesquelles des élus (présidents de communauté d'agglomération, mairies), des consulaires, des entrepreneurs, des associations et des fonctionnaires.
Enseignements: la démarche de socio-design a prévu, dans un premier temps, une phase d'immersion sur le terrain, visant à recueillir les attentes des partenaires et des citoyens; dans un second temps, les agents de la future maison de l'Etat ont travaillé ensemble pour construire l'offre de services et repenser l'aménagement de l'accueil; ces travaux ont notamment permis de proposer un référentiel commun pour les maisons de l'Etat.
Suites à donner: les travaux issus de cette expérimentation seront intégrés dans le programme immobilier de la maison de l'Etat.
En savoir plus sur le projet...

Barcamp : accompagner le virage numérique de l'administration

Organisateur: préfecture de l'Hérault
Date et lieu: 24 novembre 2017 à Montpellier
Objectifs: réunir des acteurs du secteur public, du secteur privé et de la société civile pour échanger sur les transformations numériques du service public;  et proposer des solutions; recueillir de nouvelles idées de services numériques dans plusieurs domaines: la communication publique, les liens entre acteurs publics, la fracture numérique, la révolution verte, etc.
Participants: 57 personnes (services de l'Etat, Région, Département, opérateurs, associations, étudiants, etc.).
Enseignements / résultats: un outil multilangues pour les populations d’origine étrangère, constituer une équipe d’ambassadeurs verts pour les services publics, création d’une application qui recense toutes les données vertes avec des solutions d’intelligence artificielle, généraliser l’utilisation des drones pour le contrôle réglementaire, etc.

Présentation des services en ligne de la DGFIP aux MSAP

Organisateur: DDFIP des Hautes-Pyrénées
Date et lieu: 23 novembre 2017 à Tarbes
Objectifs: réunir les représentants des maisons de services au public (MSAP) du département pour leur présenter la nouvelle offre de services en ligne. Administration de réseau qui doit conjuguer la généralisation du numérique avec l'accessibilité de tous les publics, la DGFIP continue d'enrichir et d'adapter son offre de services en ligne tout en garantissant aux usagers qui en ont le plus besoin un accueil physique de qualité.
Enseignements: cette réunion d'échanges a confirmé la convergence d'objectifs avec les MSAP et a permis une meilleure connaissance réciproque.

Première rencontre régionale des acteurs de l'innovation publique

Organisateur: laboratoires d'innovation de la Région Occitanie et des services de l'Etat en région Occitanie
Date et lieu: 23 novembre 2017 à Montpellier
Objectifs: favoriser les rencontres entre acteurs de l'innovation publique de la région et tester la faisabilité d'un réseau régional; cet événement était aussi l'occasion pour les deux laboratoires d'innovation de souffler ensemble leur première bougie et de valoriser leur collaboration sur une mission conjointe : l'accompagnement de la création de l'Agence régionale de la Biodiversité en Occitanie.
Participants: une cinquantaine de participants des services de l’État (SGARSecrétariat général pour les affaires régionales, préfecture de l'Hérault, DIRECCTEDirection régionale des entreprises de la concurrence de la consommation du travail et de l'emploi, DRJSCSdirection régionale de la jeunesse des sports et de la cohésion sociale), de collectivités (Région, Département de l'Hérault et du Gard, ville de Colomiers, SICOVAL), des grands groupes (La Poste, CGI, Altran), des consultants et facilitateurs indépendants;
Enseignements: les acteurs ont manifesté le désir de constituer un réseau pour partager, s'entraider et s'inspirer mutuellement, avec des pistes d'actions concrètes;
Suites à donner: un événement « miroir » sera organisé à Toulouse au T1 2018.

Meet-up start-up / acheteurs pour des achats publics innovants

Organisateur: Lab-O des services de l'Etat
Date et lieu: 23 novembre 2017 à Toulouse (Laboikos)
Objectifs: favoriser la rencontre entre deux mondes qui ne se côtoient pas pour faciliter l'accès de la commande publique aux start-ups et ouvrir aux acheteurs publics des opportunités d'achats publics innovants, afin d'atteindre l'objectif de 2 % d’achat public innovant à l’horizon 2020; pour les acheteurs, l'enjeu est de mieux comprendre le fonctionnement des start-up et de mieux connaître les produits et services développés; pour les start-up, il s'agit de mieux cerner les besoins des administrations susceptibles d'ouvrir de nouveaux marchés ou d'imaginer de nouvelles solutions.
Participants: plus de 50 personnes (acheteurs et start-ups)
Enseignements: l'événement a été très apprécié de l'écosystème start-up et des acheteurs, révélant une appétence forte pour la commande publique;
Suites à donner: il a été convenu d'organiser des meet-up trimestriels et thématiques; prochain rendez-vous le 1er février sur le bâtiment: rendez-vous sur le site Meet-up .

Une séance idéation jeunesse pour recueillir des pistes sur l’attractivité du territoire

Organisateur: préfecture du Lot
Date et lieu: 22 novembre 2017 à la sous-préfecture de Figeac
Objectifs: entendre des jeunes parler de leurs aspirations, besoins et envies et recueillir des idées d’actions innovantes pour dynamiser l'attractivité du territoire;
Participants: une dizaine de jeunes de la mission locale de 19 à 26 ans
Enseignements: les jeunes ont apprécié de pouvoir s'exprimer sur leurs conditions de vie et d'être entendu sur leurs problématiques personnelles et professionnelles, alors que le vote n'apparaît pas comme « un système crédible » ou « efficace »;
Suites à donner: les pistes d'actions portent sur la mobilité, le logement, la sécurité et la santé; après un atelier similaire à Cahors, la préfecture du Lot pourrait reconduire ce type d'opérations à Figeac auprès d'autres jeunes (étudiants de l'IUTInstitut universitaire de technologie par exemple) ou sur d'autres points du département.

Hackathon pour concevoir de nouveaux services à partir de la Base permanente des équipements (BPE)

Organisateur: Lab-O des services de l'Etat
Date et lieu: 22 novembre 2017 à Toulouse
Objectifs: à la suite de l'ouverture de la base permanente des équipements (BPE), concevoir de nouveaux outils susceptibles d'optimiser l'action publique régionale ou d'améliorer les services rendus aux usagers;
Participants: une trentaine d'agents de la DIRECCTEDirection régionale des entreprises de la concurrence de la consommation du travail et de l'emploi, de la DRJSCSdirection régionale de la jeunesse des sports et de la cohésion sociale, de la DDCS et de la CRC ont travaillé ensemble, sous la forme d'équipes mixtes;
Enseignements: trois projets ont été formalisés : un outil conçu par la DIRECCTEDirection régionale des entreprises de la concurrence de la consommation du travail et de l'emploi pour partager les informations des différents pôles sur une même entreprise ; un outil conçu par la DRJSCSdirection régionale de la jeunesse des sports et de la cohésion sociale pour optimiser l'affectation des missions de contrôle et la chaîne de transmission des informations relatives aux inspections ; un projet d'outil pour permettre aux magistrats de la chambre régionale des comptes de mieux cibler leurs contrôles, en fonction de quatre indicateurs de risque;
Suites à donner: les premières briques logicielles des projets de la DIRECCTEDirection régionale des entreprises de la concurrence de la consommation du travail et de l'emploi et de la DRJSCSdirection régionale de la jeunesse des sports et de la cohésion sociale pourront être développées au 1er trimestre 2018, sous forme de MVP (produit minimum viable); le projet de la CRC fera l'objet d'un travail exploratoire complémentaire début 2018 avant son développement.

Initier une réflexion prospective sur le service public dans les zones rurales à l'horizon 2030

Organisateur: sous-préfecture de Lodève
Date et lieu: 21 novembre 2017 à Lodève
Objectifs: inviter les usagers et les agents à une réflexion prospective sur le service public dans les zones rurales, à l'horizon 2030, dans un contexte d'ubérisation des services publics
Participants: une trentaine d'usagers et d'agents de la maison de l'Etat

Lancement de la démarche "croisons les regards" pour déployer la procédure d'autorisation environnementale

Organisateur: DREALdirection régionale de l'environnement de l'aménagement et du logement et DDT du Tarn-et-Garonne
Date et lieu: 21 novembre 2017 à Blagnac
Objectifs: réunir des services de l'Etat et des porteurs de projet pour lancer une démarche originale basée sur le partage d'expériences, pour accompagner le déploiement et l'appropriation de la réforme de l'autorisation environnementale (AE)
Participants: 160 personnes
Enseignements: quelques mois après la mise en oeuvre de cette nouvelle procédure, cette journée a permis de partager des expériences vécues, de prendre conscience de la nécessité de faire évoluer les postures orientés vers l'écoute et la compréhension.
Suites à donner: cette journée marque le lancement d’une démarche originale mêlant séminaires interactifs et suivis de parcours usagers, pour faciliter l’appropriation de l’AE et en fluidifier la mise en oeuvre; suite à ce séminaire, des groupes d'observation seront constitués pour identifier les points de blocage et les axes d'amélioration aux différentes phases d'instruction des dossiers, avant un séminaire de restitution prévu pour le 1er trimestre 2018.

Atelier "serious game management"

Organisateur: CEDIP
Date et lieu: 21 novembre 2017 à Montpellier (DRACdirection régionale des affaires culturelles)
Objectifs: rassembler des cadres de divers horizons pour prototyper un jeu sérieux sur le management au quotidien; ce jeu de plateau, destiné aux cadres des trois fonctions publiques, se jouera entre pairs, en présentiel, lors de formations, réunions, clubs; il vise à faciliter la parole et à trouver des solutions à partir de mises en situation concrètes.
Participants: une dizaine de cadres de la fonction publique Etat et territoriale (DIRECCTE, préfecture de l'Hérault, SGAR, conseil départemental du Gard) et de la Banque postale
Suites à donner: prochain atelier le 20 décembre pour poursuivre le prototypage sur de nouvelles situations de management; la matérialisation des prototypes est envisagée avec l’appui de La Fabrique ENSAM , fablab de l’école d’architecture de Montpellier.

Conférence et table-ronde - Quelle place pour le citoyen et l'usager dans la construction de l'action publique?

Organisateur: Lab-O des services de l'Etat
Date et lieu: 21 novembre 2017 à Toulouse
Objectifs: clarifier les dispositifs de participation citoyenne mobilisables et sensibiliser les agents aux risques et opportunités des démarches participatives;
Déroulé: conférence introductive d'une heure par François Mouterde, consultant en participation citoyenne; table-ronde sur les risques et opportunités des démarches participatives avec des représentants de services de l’État, de la Région, du Département, du Sicoval, de Toulouse métropole, des start-ups et une entreprise privée.
Participants: 70 participants, dont deux tiers des services de l'Etat
Enseignements: un intérêt manifeste des agents publics qui ne peuvent plus « faire sans », tant il est devenu indispensable d'associer les usagers et les citoyens, mais qui ne disposent toutefois pas du recul et de l'accompagnement nécessaire pour choisir les bons outils selon les objectifs attendus;
Livrables:
- La conférence en vidéo
- Support conférence participation citoyenne - 21 novembre 2017 PDF - 936,17 ko
- Relevé des échanges - Table-ronde participation citoyenne - 21 novembre 2017 PDF - 152,08 ko

Labtour à l'entreprise DELL

Organisateur: Lab-O des services de l'Etat
Date et lieu: 20 novembre 2017 à Montpellier
Objectifs: faire découvrir aux cadres de la fonction publique la démarche managériale engagée par l'entreprise DELL pour favoriser l'engagement et le bien-être au travail
Participants:  une trentaine de cadres de la fonction publique
Enseignements: une démarche inspirante, avec des actions concrètes : encouragement des collaborateurs à s’engager dans une association sur leur temps de travail, valorisation de la capacité de chacun à être leader, conception d’environnements de travail ouverts où managers et collaborateurs sont à égalité, création de groupes de partage de pratiques managériales, mise en place du télétravail (46% des collaborateurs) et lancement d’opération « nomails » qui a permis de réduire de 15 % l’envoi de mails, soit 20 minutes de travail en moins chaque jour.

Lab-O hors les murs - Séminaire des cadres de la DDT du Lot en mode "world café"

Organisateur: DDT du Lot 
Date et lieu: 20 novembre 2017 à Cahors
Objectifs: travailler en intelligence collective sur le partage d'une culture managériale commune au sein de la DDT
Participants: une trentaine de cadres de la DDT du Lot (directeurs, chefs de service et adjoints, chefs d'unité et chefs de pôle)
Enseignements: utilisation d'une méthode participative ("world café") qui a perfmis de faire émerger des actions concrètes en matière de management, d'organisation et de communication.
Suites à donner: les actions identifiées comme prioritaires seront intégrées au plan d'action 2018.

Séminaire des encadrants de la DREAL

Plus de 60 encadrants de la DREALdirection régionale de l'environnement de l'aménagement et du logement étaient présents à Narbonne le 16 novembre 2017 pour initier la réflexion interne sur la transformation de l'action publique et se questionner sur les pratiques managériales. Avec 3 rounds pour 5 ateliers différents, ils ont contribué collectivement à faire émerger des idées d'amélioration du fonctionnement interne, à tester une méthode de "co-développement express", à construire une boîte à outils du nouvel encadrant DREALdirection régionale de l'environnement de l'aménagement et du logement, à anticiper une éventuelle revue de mission avec son équipe. La journée a permis aux encadrants de contribuer activement à des réflexions stratégiques et de prendre un peu de recul sur leurs approches managériales. Le Lab-O est intervenu sur plusieurs aspects: appui méthodologique sur la construction du déroulé de la journée, appui aux animateurs (script d'animation des ateliers) et animation d'un atelier.

Formation – Les outils de la performance

Sous forme de jeux, d’expérimentations ou d’exercices physiques, Thierry Sourdot a fait toucher du doigt aux stagiaires présents à Montpellier le 16 novembre 2017 divers outils pour communiquer efficacement, gérer ses émotions et savoir se mettre à la place de l’autre, donner du sens, recevoir et donner du feed-back, etc.

Jeudi de l'innovation - Une plateforme pour optimiser l'exploitation du patrimoine immobilier

Le 16 novembre à Toulouse, Vincent Treuil, responsable grands compte d'Intent Technologies, est venu présenter une plateforme en ligne qui permet de collecter, gérer et partager en temps réel les « big datas » d’exploitation des bâtiments. En interfaçant de manière transversale l'ensemble des flux de données et de services des bâtiments, elle permet d'en optimiser l'exploitation et d'apporter de nouveaux services innovants à l'ensemble de l'écosystème immobilier.

Formation – Equipe intergénérationelle : manager la génération Y

Le 14 novembre à Montpellier, Gilles Jurine a présenté les enjeux et problématiques liés au management de la génération Y, et expliqué comment adapter ses pratiques managériales, travailler la motivation et faire face aux situations atypiques.

Atelier - Prototypage d'un serious game télétravail

La PFRH développe un jeu pour sensibiliser au télétravail, avec les prestataires PARSIFAL Conseil et Felix&Ludo: au travers d'un jeu de cartes, les agents des services pourront expérimenter le télétravail et échanger sur des questions d'organisation, de management, de réglementation... Le 9 novembre 2017, un 1er atelier "test utilisateurs" a permis à des agents de tester le prototype du jeu avant sa finalisation pour mi-décembre.

Jeudi de l'innovation - Une plateforme pour améliorer bien-être et performance au travail

Le 9 novembre 2017, Pauk Belluci a présenté l'offre de la start-up toulousaine SHAPY : une plateforme qui gère la planification et l'organisation de services individuels au sein des entreprises (coiffeur, yoga, chant sport, dégustation, etc.), en vue d'augmenter le bien-être des collaborateurs, de renforcer la cohésion d'équipes et donc la performance de l'entreprise.

Lab-O hors les murs - Repenser le SPEP de Bagnères-de-Bigorre

Le 26 octobre 2017, le sous-préfet de Bagnères-de-Bigorre a réuni les acteurs de l'emploi de l'arrondissement (représentants de Pôle emploi, du conseil régional, de la DIRECCTEDirection régionale des entreprises de la concurrence de la consommation du travail et de l'emploi, de la préfecture des Hautes-Pyrénées, des chambres consulaires, des communautés de communes, de missions locales, etc.) dans le cadre du service public de l'emploi. L'équipe du Lab-O est intervenue pour animer cette séance de travail, avec des méthodes participatives. L'atelier a permis de partager une vision, coconstruire des orientations stratégiques et identifier des pistes d'actions concrètes.

Atelier - Prototypage d'un serious game management

Le 19 octobre 2017 à Montpellier, un groupe de managers issus des trois  divers horizons de la fonction publique se sont réunis pour prototyper un jeu sérieux "management au quotidien". Les cadres se trouvent actuellement en première ligne pour conduire leurs équipes dans un contexte professionnel mouvant. Face aux difficultés rencontrées, ils se sentent parfois isolés et expriment le besoin d’échanges, de lieux de paroles et d’outils permettant de faciliter le management au quotidien.

Les petits-déj'jeudis de l'innovation - Préparation du hackathon BPE

La base permanente des équipements (BPE) comporte des données sur un large éventail d'équipements et de services rendus à la population dans les domaines des services, marchands ou non, des commerces, de la santé et de l'action sociale, de l'enseignement, du sport-loisir, du tourisme, des transports et de la culture. Après l'ouverture de la base en open data à l'été 2017, l'ensemble des équipements de la région Occitanie a été géolocalisé. La cartographie de l'implantation territoriale de tous ces établissements, couplée avec des bases de données internes, offre des perspectives multiples d'application sur des problématiques d'accessibilité aux services publics, de déserts médicaux, etc. Le 19 octobre 2017 à Toulouse, les agents des services de l'Etat étaient invités à découvrir les potentialités de la BPE pour résoudre une de leurs problématiques et réfléchir aux défis qui pourront être proposés à l'occasion d'un hackathon  organisé dans le cadre de la semaine de l'innovation publique (20-26 novembre 2017)!

Formation - Utiliser le jeu et l'agilité comme vecteurs d'organisation et d'efficacité dans son équipe 

Dans un environnement de plus en plus complexe, avec des changements de plus en plus rapides, une recherche de sens dans les missions et une volonté de coopération plus forte, les services prennent conscience qu'ils doivent adapter leurs modalités d'organisation du travail et d'animation d'équipes. Le 17 octobre 2017, Clémence Wegscheider, conseillère en organisation du travail à la PFRH, a animé une formation consacrée à l'approche agile, qui propose de nouvelles manières de gérer des projets et des équipes, en utilisant le management visuel et le jeu. 

Séminaire - Rassembler des acteurs autour de la feuille de route du plan Ecophyto2

Le 13 octobre 2017 à Toulouse, une cinquantaine d'acteurs impliqués dans la problématique des produits phytosanitaires est venue travailler sur la feuille de route du plan Ecophyto 2. Durant toute une journée, ils ont partagé la vision et les enjeux du sujet, précisé les orientations stratégiques et défini des projets opérationnels à mettre en oeuvre, en mobilisant des outils d'intelligence collective.

Jeudi de l'innovation - Du sociodesign pour concevoir la future maison de l'Etat de Limoux!

Le 12 octobre 2017, à Montpellier, la sous-préfète de Limoux et le desginer Lucas Linares, de l'agence Etrange ordinaire & Indivisible, ont expliqué la démarche de sociodesign engagée entre avril et juillet 2017: après une phase d'immersion visant à recueillir les attentes des partenaires et citoyens, les agents de la future maison de l'Etat ont travaillé ensemble pour coconstruire l'offre de services et repenser l'aménagement de l'accueil. Une nouvelle manière d'aborder le sujet, avec une démarche centrée "usagers", qui peut inspirer bien d'autres services...

Semaine de la Qualité de vie au travail - Conférence, table-ronde et ateliers sur le bien-être au travail

Dans le cadre de la semaine de la QVT, le LabO a organisé une journée sur le bien-être au travail à Toulouse le 11 octobre 2017. Le matin, Julie Clément a raconté son expérience de chieff hapiness officer (CHO) à l’Iot Valley, pour insuffler une énergie positive au sein de l’entreprise et résoudre à moindre coût les « petits cailloux » de l’ensemble des collaborateurs. La table-ronde et les ateliers qui ont suivi ont permis de souligner les enjeux de l’aménagement de l’espace et de l’évolution des modes de travail sur l’engagement individuel, mais aussi de valoriser des pistes concrètes pour améliorer le quotidien des agents.
Programme journée 11 octobre 2017 PDF - 121,38 ko

Atelier - Co-construction d'un espace interministériel « inspirant »

A Montpellier, l'antenne du Lab-O sera implantée dans l'ancien centre de documentation de la DRACdirection régionale des affaires culturelles, en plein coeur de Montpellier. Au-delà de la salle dédiée au Lab-O, cet espace à fort potentiel pourrait être investi par différents services de l'Etat de la ville. Le 9 octobre 2017, les services de l’Etat sont venus visiter le lieu et ont participé à un atelier pour imaginer les usages qu’ils pourraient faire de ce lieu et de l’état d’esprit qu’ils souhaiteraient y trouver. Cette réflexion a permis de consolider un cahier des charges pour aménager l’espace.

Atelier – Lancement du projet « pénibilité », lauréat du fonds d’innovation RH

Le 9 octobre 2017, Pascal Othéguy, secrétaire général de la préfecture de l'Hérault, a donné le top départ du projet « pénibilité », lauréat de la 1ère vague du fonds d’innovation RH. Au sein du Lab' O de Montpellier, il a présenté cette démarche initiée par la préfecture et les trois DDI du département (DDTMDirection départementale des territoires de la mer, DDTP, DDCS) devant une trentaine d'acteurs sociaux (représentants des organisations syndicales, médecins de prévention, assistantes de service social, agents en charge de la sécurité et de la prévention et encadrants). L’objectif est mobiliser des agents d’horizons divers pour imaginer de nouvelles solutions face à une même problématique : l’exposition au stress liée aux conditions particulières de leurs missions (pouvoir de police, accueil de publics difficiles et gestion de crise, travail au sein du centre d'expertise des titres, etc.).

Jeudi de l'innovation - Démonstration d'un serious game management

Le 5 octobre 2017 à Montpellier, David Coutot, consultant, a présenté un serious game conçu pour permettre aux managers d'expérimenter de nouvelles postures par le jeu (jeux de société en équipe, jeux de rôle, etc.). Cette séance a permis aux participants d'approcher différents formats pour comprendre comment détecter les systèmes de valeur propres à chacun et comment adapter sa posture en fonction des situations de conflit et des processus de changement.

Atelier - Sensibilisation au design, une démarche centrée sur les usagers

Le 4 octobre 2017 à Toulouse, les agents de la plateforme de coordination et d'appui aux départements de la DRJSCSdirection régionale de la jeunesse des sports et de la cohésion sociale ont assisté à une présentation de la méthode et des principes du design, avant d'expérimenter des outils qui permettent de se mettre à la place de leurs usagers (personae et parcours utilisateurs). Cet atelier doit contribuer à enrichir la réflexion sur le fonctionnement et l'organisation du service, dans le cadre du projet de service de la DRJSCSdirection régionale de la jeunesse des sports et de la cohésion sociale.

Lab-O hors les murs - Séance d'idéation sur la question de la jeunesse dans le Lot

Lors des différents travaux menés dans le département du Lot, la question de la jeunesse apparait comme cruciale et déterminante pour le futur du territoire. Afin d'endiguer le problème "d'exode" de la jeunesse que connait le Lot il est important de se questionner sur les phénomènes qui poussent les jeunes à partir s'installer ailleurs et trouver des solutions en vue de les inciter et de les aider à s'installer durablement dans notre département. La séance de travail collaboratif organisée par la préfecture du Lot à Cahors le 4 octobre 2017 a permis de mobiliser 13 jeunes de 16 à 27 ans, et de recueillir des propositions d'actions innovantes, répondant à leurs attentes. 

Labtour pour le réseau des conseillers mobilité carrière (CMC)

Le 28 septembre 2017, le réseau régional des CMC a profité d'un LabTour sur Toulouse pour rencontrer des acteurs innovants abordant la thématique "mobilité" de manière différente: à La Cantine, ils ont découvert des méthodes différentes de rencontres entre chercheurs d'emploi et entreprises, ce qui leur a permis d'imaginer de nouveaux outils mobilisables au quotidien; au LabOïkos, la start-up Trade School a présenté ses services de troc de compétences, de transfert de connaissances et de création de réseaux sociaux physiques, amenant les CMC à réfléchir à d'autres manières de valoriser les connaissances acquises et souhaitées.

Jeudi de l'innovation - Présentation du Lab' d'innovation du conseil régional Occitanie

La Région Occitanie monte aussi son "lab"! Le 28 septembre 2017, Nicolas Trillaud, conseiller innovation, a présenté à Montpellier l'expérimentation en cours pour mettre en place un programme original. Développé par l'association  la 27e Région , il est conçu comme une formation-action collective de 18 mois au cours desquels les méthodes et le fonctionnement du Lab’ d’innovation de la Région, vont être co-construits et testés sur de vrais sujets de la collectivité.

Formation - Seconde session du parcours d'accompagnement des référents innovation

Le 26 et 27 septembre 2017 à Montpellier, quinze autres référents de l'innovation ont suivi le premier module du parcours d'accompagnement à l'innovation. L'objectif était de comprendre l'esprit d'innovation, d'avoir une vision globale des différentes méthodes collaboratives (design thinking, lean, CPS, etc.) et des outils qui peuvent être mobilisés selon le type de projets, mais aussi d'apprendre à reformuler un besoin avec une vision "projet d'innovation". Autant d'éclairages pratiques pour un premier vernis à la culture de l'innovation et pour leur permettre de s'approprier leur rôle d'accompagnement et d'impulsion auprès de leurs structures. 

Atelier - Lancement du projet SCOPE en mode start-up

Dans le cadre du dernier appel à projets PIA "open data" , le club des acheteurs publics de la région Occitanie est lauréat d'un projet de "hub régional de la commande publique". Le 18 septembre 2017, un atelier collaboratif "partage de vision" a rassemblé l'équipe projet, qui comprend des représentants de l'Etat, de la Région, des Chambres de commerce et d'industrie ainsi que les métropoles et des collectivités. L'objectif : s'inspirer des fondamentaux de la démarche start-up pour lancer le projet, en posant les premiers jalons et les principes d'une gouvernance la plus agile possible.

Jeudi de l'innovation - Agrilab, le labo numérique du ministère de l'Agriculture

Le 14 septembre 2017 à Toulouse, Célia Carceller-Kémiche, directrice de projets à la sous-direction des SI du ministère chargé de l'agriculture sur le site d'Auzeville, est venue présenter la démarche "d'incubation" du ministère de l'agriculture et les projets qui y sont portés, et notamment: ARPENT, lauréat d'un appel à projets PIA, développé pour simplifier les démarches administratives des candidats aux examens de l'enseignement agricole.

Formation - Première session du parcours d'accompagnement des référents innovation

Le 19 et 20 juillet 2017 à Toulouse, une quinzaine de référents de l'innovation ont suivi le premier module d'un parcours d'accompagnement à l'innovation. L'objectif était de comprendre l'esprit d'innovation, d'avoir une vision globale des différentes méthodes collaboratives (design thinking, lean, CPS, etc.) et des outils qui peuvent être mobilisés selon le type de projets, mais aussi d'apprendre à reformuler un besoin avec une vision "projet d'innovation". Autant d'éclairages pratiques pour un premier vernis à la culture de l'innovation et pour leur permettre de s'approprier leur rôle d'accompagnement et d'impulsion auprès de leurs structures.  

Formation - Utiliser le jeu et l’agilité comme vecteurs d’organisation et d’efficacité dans son équipe

Le 13 juillet 2017, Clémence Wegscheider, conseillère en organisation du travail à la PFRH, a animé une formation-action permettant d'expérimenter différents outils issus de l'approche agile. Dans un environnement de plus en plus complexe, avec des changements de plus en plus rapides, une quête de sens et une recherche de coopération plus forte entre acteurs, l’approche agile propose de nouvelles façons de gérer des projets et des équipes, à partir d'outils de management visuels et de jeux qui ont démontré leur efficacité pour la mémorisation ou l’acquisition de procédures.

Jeudi de l'innovation - Présentation de TPS, un outil de téléprocédure pour instruire un dossier entre plusieurs administrations

Le 12 juillet 2017 à Toulouse, Philippe Vrignaud, directeur de projet au SGMAP, a exposé les principes de TPS, une plateforme de téléprocédure simplifiée qui permet à des acteurs publics de créer directement leurs démarches administratives en ligne, en ne demandant à l'usager que les informations strictement nécessaires. L'autre atout de TPS est de permettre l'examen d'un dossier par plusieurs services de l'Etat. La démarche a été expérimentée sur la procédure d'inscription au registre des transporteurs routiers, les contrats de politique de la ville, etc. 

Jeudi de l'innovation - "Challenge me", une solution d'apprentissage entre pairs

 Le 6 juillet 2017 à Montpellier, Ludovic Charbonnel est venu présenter "ChallengeMe", une solution d'apprentissage et de collaboration entre pairs pour favoriser l'engagement et l'implication des équipes en stimulant l'intelligence collective. Pour en savoir plus: https://www.servicesyou.com/challengeme/

Jeudi de l'innovation - Du sociodesign pour concevoir la future maison de l'Etat de Limoux!

Le 29 juin 2017 à Toulouse, la sous-préfète de Limoux et le sociologue Gregory Combes, de l'agence Etrange ordinaire & Indivisible, ont expliqué la démarche de socio-design engagée depuis le mois d'avril : après une phase d'immersion visant à recueillir les attentes des partenaires et citoyens, les agents de la future maison de l'Etat ont travaillé ensemble pour coconstruire l'offre de services et repenser l'aménagement de l'accueil. Une nouvelle manière d'aborder le sujet, avec une démarche centrée "usagers", qui peut inspirer bien d'autres services...

Le Lab-O hors les murs - Un forum des cadres participatif à Montauban

Le 27 juin 2017, le Lab-O a accompagné la DDT 82 dans la conception et l'animation d'un forum des cadres dédié au télétravail. avec des méthodes d'animation innovantes et participatives (world café, ateliers de jeux, etc.) qui ont favorisé l'intelligence collective et la cohésion de groupe. La journée a permis aux participants de s’approprier la démarche de déploiement du télétravail et d’identifier les solutions à mettre en œuvre, en tant que managers, pour réussir le télétravail dans son équipe. Les participants ont également découvert l’importance des itérations et de l’amélioration continue dans la gestion des projets.

Jeudi de l'Innovation - Opérations start-up dans les prés, les lycées, les quartiers...!

Le 22 juin 2017 à Montpellier, Pierre Alzingre, fondateur d'une agence de conseil en innovation, a illustré de nouveaux modes de mobilisation, au travers d'opérations "start-ups". Le principe: développer le potentiel, libérer les initiatives et la créativité, stimuler la fibre entrepreneuriale en organisant des défis pour des demandeurs d'emploi dans les zones rurales ("start-up dans les prés"), des lycéens ("start-up dans les lycées) ou des jeunes dans les quartiers.

Atelier / formation - Manager son équipe par la bienveillance pour une meilleure efficacité

Le 22 juin 2017 à Montpellier, Stella Morenas, conseillère mobilité carrière au rectorat, est venue faire un point sur cette thématique, qui fait l'objet de nombreuses publications. Par des mises en situation, elle a apporté aux managers quelques pistes pour mieux comprendre l'importance de leurs émotions, si souvent reléguées au second plan dans la sphère professionnelle, pour des relations professionnelles plus efficaces et plus sereines.

Atelier / séminaire - CODIR de la DREAL

Le 19 juin 2017 à Toulouse, le directeur régional de l’environnement, de l’aménagement et du logement (DREALdirection régionale de l'environnement de l'aménagement et du logement) a souhaité organiser un CODIR innovant, à partir de méthodes originales libérant la créativité. Le CODIR a travaillé à partir du projet de service et de l'audit externe mené par la mission d'accompagnement de la DREALdirection régionale de l'environnement de l'aménagement et du logement fin 2016.

Jeudi de l'innovation - La culture start-up

Le 15 juin 2017 à Toulouse, Cherif Mili, fondateur de la start-up Wesh et business designer dans une agence de conseil, revient sur l'histoire et la culture "start-ups". Au-delà de l'esprit, il décrypte la posture des start-ups, leurs méthodologies, leurs liens avec les grands groupes et maintenant avec l'Etat, mais aussi leurs parcours de vie, depuis leur passage par les incubateurs, accélérateurs, jusqu'à la fameuse "levée de fonds".

Lab-O hors les murs - Codechef dans le Lot : "libérer la créativité pour gagner en agilité"

Le 14 juin 2017, la préfète du Lot a réuni son collège de chefs de service pour une journée de formation-action à une méthode innovante de résolution de problèmes. Tout au long de la journée, les participants ont pu expérimenter les différentes étapes de la méthode sur la base de problématiques concrètes et produire ainsi des premières pistes de solutions et d'actions concrètes. Au-delà, ce séminaire a démontré l'utilité de ces méthodes pour valoriser le travail d'équipe, combattre la verticalité, susciter l'adhésion (confiance), la mobilisation (objectif commun et clair) et l'implication (cadre de mise en oeuvre partagé).
 > Retour sur le séminaire en vidéo

Labtour pour les secrétaires généraux de DDT

Le 31 mai 2017 à Toulouse, le Lab-O a organisé un parcours au sein de l'écosystème local pour les secrétaires généraux des DDT (une trentaine de participants). Ils ont visité deux espaces de coworking, La Cantine et le Laboikos, et ont rencontré la présidente de la commission télétravail de l'association La Mêlée, et la start-up Politizr, qui a développé une plateforme d'échanges entre élus et citoyens.

Jeudi de l'innovation - Présentation de serious game et de jeux en réalité virtuelle

Le 24 mai 2017 à Toulouse, les agents ont expérimenté un jeu de plateau (serious game) permettant de simuler une situation de télétravail ainsi qu'une solution de réalité virtuelle qui met une équipe en situation de travail collaboratif.

Atelier / séminaire - CODIR régional

Le 23 mai 2017, le préfet de région a organisé un comité de direction au sein du Laboikos, avec les six directeurs régionaux (DIRECCTEDirection régionale des entreprises de la concurrence de la consommation du travail et de l'emploi, DRACdirection régionale des affaires culturelles, DREALdirection régionale de l'environnement de l'aménagement et du logement, DRAAFdirection régionale de l'alimentation de l'agriculture et de la forêt, DRJSCSdirection régionale de la jeunesse des sports et de la cohésion sociale, DRFIP), le secrétaire général pour les affaires régionales et ses adjoints. Animé sous un format participatif, ce CODIR a permis de faire émerger des idées prospectives stratégiques pour les administrations territoriales de l'Etat en Occitanie dans le contexte de changement de mandature.