Dématérialiser une procédure avec Démarches Simplifiées

Mise à jour : 07 novembre 2024

Exemple de démat' avec la procédure de demande d'accès au registre des plaques d'immatriculation.

Lorsqu'un garagiste souhaite accéder au registre des plaques d'immatriculation, la direction du contrôle de légalité (DCL) de sa préfecture doit instruire la demande et délivrer une autorisation.

Cette instruction nécessite que le demandeur transmette un ensemble de pièces (identité, documents administratifs de l'entreprise, etc). Certaines pièces sont obligatoires, d'autres facultatives.
Certains documents contiennent des informations sensibles : par ex. l'identité et l'adresse du demandeur.

Précédemment, les pièces devaient être imprimées par les demandeurs et transmises par courrier.
En cas de pièces manquantes, la DCL adressait un email au demandeur, qui devait transmettre les éléments manquant par courrier.

Depuis septembre 2024, il est possible pour les usagers de remplir un formulaire de demande en ligne, en y joignant l'ensemble des pièces au format électronique. Tant que le dossier n'est pas complet, l'usager ne peut pas le transmettre.

La DCL reçoit les demandes via une application nationale et invite par mail l'usager à transmettre les documents via Démarches Simplifiées. Les agents peuvent instruire à distance les demandes depuis un tableau de synthèse.

Ils peuvent échanger avec les demandeurs par une messagerie interne, accessible depuis le dossier. En cas d'absence d'un agent, ses collègues peuvent accéder à l'ensemble du dossier et aux messages échangés.

A l'issue de l'instruction, l'autorisation est transmise au demandeur via Démarches Simplifiées pour conserver l'historique.

Depuis la mise en place de cette dématérialisation, les échanges avec les demandeurs sont plus simples et les délais d'instruction se sont raccourcis.

Des Webinaires de présentation de Démarches Simplifiées sont organisés régulièrement.


La mise en place de cette procédure dématérialisée a nécessité les séquences de travail suivantes :

- 1h30 : formalisation du besoin : objectifs, enjeux, description de la procédure, acteurs impliqués...

- 2x1h30 : construction d'un prototype de la procédure sur la plateforme

- 3x1h30 : amélioration du prototype, finalisation

- 2x1h : présentation aux agents et prise en main de la procédure

Ces séquences se sont déroulées sur une période de 5 mois.


Si vous souhaitez être accompagné pour dématérialiser une procédure, contactez la mission transformation numérique du Secrétariat pour les affaires régionales des Pays de la Loire : [email protected]