Dossiers : Le Lab-O, laboratoire d'innovations des services de l'Etat en Occitanie

Mise à jour : 09 décembre 2018

Présentation du Lab-O

Le Lab-O permet aux agents des services de l'Etat de découvrir et d'expérimenter de nouvelles manières de travailler, de concevoir et de mettre en oeuvre des politiques publiques. Il propose diverses activités dans des lieux inspirants, hors des murs de l'administration, au cœur de l’écosystème innovant : visites de fablab et d'incubateurs de start-ups, rencontres avec des acteurs privés et publics de l'innovation, formations innovantes, appui à la conception et à l'organisation d'ateliers créatifs et participatifs, accompagnement à la conduite de projets innovants... 

Les projets portés par le Lab-O

Terminé - Limaccueil: une démarche de socio-design pour coconstruire l'offre de services de la future maison de l'Etat de Limoux

La maison de l’État de Limoux regroupera mi-2018 une vingtaine d’agents de 3 services de l’État différents : la sous-préfecture, la direction départementale et un centre d’orientation et d’information (CIO). Cette opération supposait de repenser les modalités d’organisation du travail pour créer de la cohésion entre les services, donner sens à ce regroupement immobilier et faire de cette maison de l’Etat un réel relais de proximité avec les usagers. Pour cela, la sous-préfète de Limoux a impulsé une démarche de sociodesign...

Impulsé par la sous-préfète de Limoux, le projet Limaccueil vise à instaurer une démarche participative et centrée usagers : après une phase d'immersion sur le terrain qui a permis de recueillir les attentes et idées des futurs usagers (partenaires et citoyens), les agents de la future maison de l’Etat ont travaillé ensemble pour coconstruire l'offre de services et repenser l'aménagement de l’accueil (voir plan des usages ci-dessous). Cette expérimentation est également le socle d’une proposition de référentiel commun pour les maisons de l’État (voir ci-dessous).

La mission s’est déroulée d’avril à juillet 2017, avec l’appui de l’agence Etrange ordinaire&Indivisible. Plus de 70 acteurs ont été mobilisés au travers des entretiens, des ateliers ou des focus group, parmi lesquels des agents de la sous-préfecture, de la DDT, du CIO, de la préfecture de l’Aude, du SGAR ainsi que des élus, des personnes membres du conseil citoyen de Limoux, des lycéens, des enseignants, un proviseur, une assistante sociale.

Cette démarche de co-construction a renforcé l’adhésion des agents au projet, permis de lever un certain nombre de blocages et démontré l’intérêt et la richesse d’un travail commun. Par ailleurs, les séances d’idéation ont fait émerger des idées novatrices pour faire vivre cette future MDE. A titre d’exemples, celle d’un rite de citoyenneté qui pourrait être organisé pour les jeunes majeurs, afin de renforcer leur sentiment d’appartenance à la Nation et de les sensibiliser à leurs nouveaux droits et devoirs de citoyens.

Le projet Limaccueil a reçu le soutien du fonds d’innovation RH de la DGAFP. Un leporello réalisé par un agent de la sous-préfecture pour présenter la démarche a reçu le prix du concours La Cousinade organisé par le SGMAP.

Voir description de la démarche sur le site de l'agence Etrange ordinaire. 

Liens utiles :

> Tutoriel de la démarche sociodesign

> Présentation de la démarche sous forme de Leporello

> La démarche et la méthode télécharger (PDF - 3 177,54 ko)

> La phase d'immersion télécharger (PDF - 11 273,02 ko)

> Les ateliers de co-construction: atelier de facilitation, médiation, promotion des actions de l'Etat télécharger (PDF - 85,75 ko) ; atelier citoyenneté, orientation, jeunesse télécharger (PDF - 128,81 ko) ; atelier bien-être des agents et des usagers télécharger (PDF - 73,32 ko) ; atelier scénarios d'accueil télécharger (PDF - 37 424,17 ko)

> Le rite de citoyenneté PDF télécharger (PDF - 44,96 ko)

> Un référentiel pour les MDE télécharger (PDF - 94,58 ko)

> Le nouveau plan des usages télécharger (PDF - 6 975,50 ko)

> Mémoire de master 2 politiques publiques sur la maison de l’État de Limoux télécharger (PDF - 2 553,51 ko)

Terminé – Accompagnement à la mise en place de l’Agence régionale de la biodiversité (ARB)

La loi pour la reconquête de la biodiversité et du paysage du 8 août 2016, prévoit la création d’une Agence française de la biodiversité (AFB) et propose aux Régions volontaires d’instaurer une Agence régionale de la biodiversité (ARB) pour mettre en œuvre tout ou partie des missions de l’AFB à l’échelle régionale. La Région Occitanie, du fait de sa mobilisation historique en matière de préservation et de valorisation de la biodiversité, a souhaité se lancer dans la démarche pour assurer une meilleure coordination de l’action publique en faveur de la biodiversité. L’objectif est d’installer l’ARB Occitanie mi-2018, avec la remise fin 2017 d’un rapport de préfiguration décrivant les missions, le statut juridique et la gouvernance de l’ARB.

La gouvernance du projet a été confiée à un quintet composé de la Région, de la DREALdirection régionale de l'environnement de l'aménagement et du logement, de la direction régionale de l’AFB, de l’Agence de l’eau Adour-Garonne et de l’Agence de l'eau Rhône-Méditerrannée-Corse (RMC). Le quintet a demandé aux équipes des laboratoires de la région et de l’État de les accompagner dans cette démarche, en mobilisant des méthodes participatives et créatives.

La démarche s’est articulée en quatre phases :

Phase 1 - Consultation des partenaires sur leurs attentes : deux séminaires ont été organisés en novembre 2016 et mars 2017 rassemblant plus de 300 participants, à l’issue desquels trois thématiques / missions prioritaires ont été identifiées : valorisation de la connaissance, animation de réseaux, ingénierie de projets.

Phase 2 - Modélisation de l’offre de services : le 8 septembre 2017, les membres du Quintet ont participé à un atelier de coconstruction pour formaliser des services de l’ARB adaptés aux attentes des partenaires ; sur les huit idées de services, trois ont été choisis pour être prototypés (plan d’usage d’un lieu, interface numérique, équipe d’experts en appui aux porteurs de projet).

Phase 3 - Prototypage des services de l’ARB : à l'issue d'un atelier de coconception avec les membres du Quintet le 10 octobre 2017, les designers ont produit des supports pour présenter les services imaginés.

> La maison de la biodiversité PDF - 332,07 ko

> La stratégie numérique de la biodiversité PDF - 642,04 ko

> L'équipe des développeurs de l'ARB PDF - 104,80 ko

Phase 4 – Expérimentation des prototypes sous forme "d'expos à réactions" auprès des partenaires pour recueillir leurs avis et suggestions sur l’offre de services et les modalités de fonctionnement et s’assurer que les pistes proposées sont viables et durables. 4 séminaires territoriaux se sont tenus à Nîmes, Auch, Perpignan et Rodez (plus de 200 participants au total).

Posters présentés à l'occasion des séminaires territoriaux:

> Poster Slogan ARB PDF - 135,20 ko

> La démarche ARB PDF - 738,86 ko

> Les racines du projet PDF - 3 242,99 ko

> L'arbre des besoins PDF - 222,28 ko

> La feuille de route de l'ARB PDF - 137,91 ko

> Fiches-action ARB PDF - 3 566,97 ko

> Fiches-portrait des prototypes PDF - 94,86 ko

> Gouvernance de l'ARB PDF - 123,64 ko

Sur la base des retours recueillis lors de ces 4 séminaires, un rapport de préfiguration de l'ARB a été soumis à la présidente de Région pour validation, la création de la future ARB étant prévue pour l'été 2018.

Terminé – Un serious game pour accompagner le déploiement du télétravail

CONTEXTE ET INITIATIVE

Le décret du 11 février 2016, en application de la loi du 12 mars 2012, précise les conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique. Les arrêtés ministériels sont, pour la majorité, sortis afin de décrire la mise en oeuvre du télétravail au sein de leurs administrations. Le SGAR (secrétariat général aux affaires régionales) de la Préfecture Occitanie a pris l’initiative, portée par la plateforme régionale d'appui interministériel à la gestion des ressources humaines (PFRH), de concevoir un jeu visant à sensibiliser cadres et agents de la fonction publique d’Etat au télétravail. Elle a obtenu pour cette initiative un soutien financier du fonds d’innovation RH 2017.

OBJECTIFS ET ENJEUX

Ce jeu a une vocation de sensibilisation, qui vise à permettre aux encadrants et aux agents  de percevoir les différentes facettes de la réalité du télétravail. Ainsi, il aborde, au moyen du « panorama », ses aspects réglementaires, organisationnels, managériaux, techniques et sociétaux. Il est conçu pour rendre les représentations plus objectives, et lever par conséquent les préjugés et les freins qui pourraient freiner l’accès à cette modalité d’organisation du travail. Animer cette séquence d’animation innovante contribuera à mettre en lumière les impacts réels du télétravail et à avoir un effet de pollinisation sur l’ensemble de notre territoire Occitanie.

A QUI S’ADRESSE CE JEU ?

Ce jeu s’adresse à tout type de public, encadrants, agents, télétravailleurs ou non, afin d’initier, d’actualiser et de compléter les connaissances sur le télétravail dans sa mise en œuvre concrète. Avec ses règles simples, il mobilise les joueurs les plus chevronnés aux moins "joueurs".  Très simple d’utilisation, il peut être animé par toute personne qui s’intéresse au sujet, et qui souhaite porter le débat au sein de son équipe ou auprès de divers publics (sa propre équipe, des représentants d'organisation syndicale, des référents RH, etc.). Une partie de jeu dure entre 15 et 20 minutes. Le débriefing permet ensuite d'aller plus loin sur les questions et poursuivre les échanges (chacun y consacrera le temps voulu).

POURQUOI UN JEU ?

Au moyen d’interactions immédiates et de la dimension ludique des situations, le jeu prend en compte la dimension émotionnelle de l’apprentissage. Il permet le partage des connaissances au sein des équipes, le développement des synergies et une émulation collective. En outre, jouer permet une plus grande rapidité d'acquisition des compétences et une plus grande satisfaction.

COMMENT S'EST PASSE LE PROJET?

La PFRH Occitanie a travaillé avec une consultante, Edith Degrendel en partenariat avec Felix&Ludo, pour imaginer le jeu, suivre le projet et éditer les exemplaires:

  • rédaction du cahier des charges, sélection du prestataire
  • mise en place d'un comité de pilotage (représentants de différents services de l'Etat)
  • enquête qualitative (1h d'entretien) auprès de 4 agents de la fonction publique + enquête quantitative (250 réponses)
  • valorisation des enquêtes pour construire les potentielles questions du jeu
  • construction du prototype du jeu et test
  • enrichissement du questionnaire (plus de 80 questions)
  • test V2
  • finalisation du questionnaire
  • choix des illustrations / pictogrammes
  • ajustement des pictogrammes et dernières modifications des questions
  • édition du jeu

QUEL APPUI DU LABO?

Le LabO a permis d'éditer un nombre suffisant d'exemplaires du Jeu "Le télétravail, c'est bien du travail" afin d'en pourvoir un exemplaire dans chaque service de l'Etat en Occitanie. Les salles du LabO à Toulouse et à Montpellier ont permis d'accueillir le comité de pilotage et les ateliers de tests du jeu, en garantissant des bonnes conditions de co-construction.

COMMENT FAIRE POUR AVOIR UN JEU?

Contacter Clémence Wegscheider, conseillère en organisation du travail et conduite du changement RH: clemence.wegscheider@occitanie.gouv.fr / 05 34 45 33 70

En cours– Accompagnement du déploiement de la nouvelle procédure d'autorisation environnementale

En vigueur depuis le 1er mars 2017, l’autorisation environnementale (AE) est une nouvelle procédure qui vise à simplifier les démarches administratives en fusionnant une douzaine d’anciennes procédures. La mise en place de l’AE a des impacts sur l’organisation des services de l’État et implique un changement de posture et d’état d’esprit pour favoriser la collaboration et la transversalité. La DREALdirection régionale de l'environnement de l'aménagement et du logement et la DDT 82 ont souhaité accompagner la mise en place de l'AE afin de permettre aux acteurs concernés de s’approprier ces nouveaux modes d’organisation et d’atteindre les objectifs nationaux de simplification et d’amélioration du service rendu auprès des usagers. La méthodologie proposée s’inspire de la démarche « croisons les regards », éprouvée dans le cadre du programme Culture/transition lancé en 2015 par le ministère en charge de l’environnement.Ce projet a bénéficié d'une subvention du fonds d'innovation RH.

Elle se déroule en trois phases:

- phase 1 : 2 séminaires de lancement pour recueillir les attentes des usagers et des services de l’État sur les différentes étapes de la procédure; les premiers se sont tenus à Blagnac le 21 novembre 2017 et à Pérols le 30 novembre 2017, réunissant des services de l'Etat mais également des maîtres d'ouvrage privés, des collectivités et des bureaux d'études. 320 participants se sont mobilisés lors de ces 2 journées organisées dans les locaux de la CCIChambres de commerce et d'industrie Occitanie dans un format original et interactif: après une présentation de la nouvelle procédure sous forme de jeux questions-réponses / "rencontre minute", les différentes parties prenantes ont pu exprimer leurs attentes et leurs propositions pour réussir collectivement à la mise en oeuvre de ce nouveau dispositif.

- phase 2 : observation de quelques projets tout au long de la procédure et suivi de parcours usagers pour identifier "ce qui marche" et ce qui pourrait être amélioré dans la relation Etat-pétitionnaire;

- phase 3 : un séminaire de restitution viendra clôturer la démarche à la mi-2018 pour partager le retour d'expérience et les enseignements tirés des projets suivis et plus globalement d'un an de mise en œuvre de la procédure afin d'identifier de manière collective et concrète des voies de progrès; les services de l'État se placent donc dans une démarche itérative d'écoute et d'amélioration continue de cette procédure.

En cours– Développement d'un prototype en mode agile : "FCE", un outil de partage d'informations à la DIRECCTE

Dans le cadre de la semaine de l'innovation publique 2017, la DIRECCTEDirection régionale des entreprises de la concurrence de la consommation du travail et de l'emploi a participé à un hackathon qui a permis de faire émerger un projet d'outil de partage d'informations. L'enjeu est de partager les informations relatives aux entreprises entre les différents pôles composant la DIRECCTEDirection régionale des entreprises de la concurrence de la consommation du travail et de l'emploi.

Depuis la création des DIRECCTEDirection régionale des entreprises de la concurrence de la consommation du travail et de l'emploi en 2010, il n'existe pas d'outil transverse au niveau national. Les agents de la Direccte n'ont aujourd'hui pas accès aux données entreprises issues d'autres pôles que le leur: la vision transverse d'une entreprise et de ses interactions avec la Direccte est donc impossible au vu des outils disponibles actuellement, qui sont multiples et éparpillés (une quinzaine d'applications métiers).

L'outil "FCE" a vocation à rassembler toutes les données disponibles sur les entreprises et leurs établissements, qu'il s'agisse de données capitalisées en interne ou de données externes, sous la forme de fiches communes d'entreprises. Il doit permettre aux agents d'avoir une vision transverse et plus fine des entreprises, de faciliter les échanges internes entre agents et ainsi de gagner du temps dans la consolidation des informations.

Ce projet s'inscrit dans la démarche nationale de partage de la donnée entreprise, la DIRECCTEDirection régionale des entreprises de la concurrence de la consommation du travail et de l'emploi Occitanie étant positionnée comme pilote sur cette expérimentation.

Après la décision de lancement du projet en novembre et la constitution d'un groupe projet en décembre 2017, il a été décidé de développer un premier prototype sur la base des quatre principales sources de données de la DIRECCTEDirection régionale des entreprises de la concurrence de la consommation du travail et de l'emploi (EOS, Wik'IT, SORA et SIENE).

Suite au travail de préparation des données en janvier 2018, les premiers développements ont été lancés en février 2018. La première version du prototype sera présentée début mars et la version finale en juin 2018, après itérations avec des groupes utilisateurs. Le développement de l'outil, assuré par des start up en lien avec le Lab-O, repose sur des méthodologies agiles. Le projet bénéficie de l'appui du Lab-O, en partie sur le volet financier.

En cours– Repenser les pratiques évaluatives d'un dispositif social: une expérimentation accompagnée par la chaire innovation publique ENA/ENSCI

CONTEXTE 

En 2018, la Direction générale pour la cohésion sociale (DGCS) a lancé un programme de soutien à l'innovation sociale, en partenariat avec la chaire innovation publique portée par l'Ecole nationale d'administration (ENA) et l'Ecole nationale supérieure de création industrielle (ENSCI). La Direction régionale de la jeunesse, sports et cohésion sociale (DRJSCS) Occitanie figure parmi les 5 projets lauréats de cette première vague.

Ce programme de formation-action a pour ambition d'accompagner des services régionaux de l'Etat dans l'expérimentation de projets sociaux innovants, en mobilisant des méthodes inspirées du design pour sensibiliser les agents publics à de nouveaux modes d'action. Sur une durée de 6 mois, chaque direction régionale devait associer un groupe d’agents, y compris en DDCS(PP) pour conduire cette exploration de pistes d’innovation, accompagnée par les équipes de la Chaire innovation publique. Les agents sélectionnés devaient être curieux de découvrir la pratique de l’innovation et de se former à de nouvelles méthodes d’action et motivés par l’envie de contribuer à la transformation des services publics. 

ENJEUX ET OBJECTIFS

Aujourd'hui l'évaluation des politiques sociales est peu structurée, peu répandue et reléguée au second plan, derrière les missions régaliennes de contrôles réglementaires. Ces derniers peuvent toutefois sembler lourds et chronophages, et ne permettent pas toujours d'appréhender l'efficacité et l'impact de ces dispositifs.

L'objectif de l'expérimentation est de prototyper une nouvelle démarche d'évaluation, complémentaire des procédures de contrôle "classiques" et associant davantage les usagers. Il s'agit non seulement d'appréhender plus finement les risques, la qualité de la prise en charge et les impacts des dispositifs, mais aussi de concevoir un protocole d'évaluation plus souple et plus opérationnel que les contrôles traditionnels. La démarche suppose un changement de la posture de l'Etat, davantage orienté sur le conseil et l'accompagnement que sur la sanction. Pour cette expérimentation, il a été décidé d'explorer la problématique de l'accès aux droits dans les centres d'hébergement et de réinsertion sociale (CHRSCentre d'hébergement et de réinsertion sociale).

La formation-action s'est déroulée entre fin mars et mi-juin. Elle a été ponctuée d'ateliers d'échange à Paris entre les différents porteurs de projet ainsi que de travaux sur le terrain (immersion, exploration, prototypage, etc.), avec l'appui méthodologique de l'équipe de la chaire.

La mission s'est déroulée en trois grandes phases:

1) une phase d'immersion en avril, pour comprendre les besoins des usagers et mieux cerner leur vécu dans les CHRSCentre d'hébergement et de réinsertion sociale; les agents de l'équipe-projet ont bénéficié de l'aide de designers de la chaire ENAÉcole nationale d'administration/ENSCI pour préparer cette phase d'immersion (choix du sujet, des personnes à interviewer, des outils adaptés: parcours usager, visite de l'établissement par l'usager, observation passive, entretiens individuels, etc.); ils se sont rendus dans un CHRSCentre d'hébergement et de réinsertion sociale accueillant des jeunes de moins de 25 ans pour tester les outils et la démarche d'évaluation; cette immersion a permis de recueillir de la matière qualitative sur l'expérience vécue et leurs attentes des usagers, de compléter la "première lecture" basée sur la grille de contrôles et d'ajuster l'appréhension de la qualité de la prise en charge des jeunes (à titre d'exemples, certains éléments tels que la vie collective ne figuraient pas dans la grille de contrôles alors qu'elle semblait très importante aux yeux des jeunes rencontrés); l'immersion a également permis d'interroger la pertinence de certains dispositifs (à titre d'exemples: la redondance entre des documents tels que les projets individuels personnalisés et les bilans d'évaluation). 

2) animation

3) coconstruction et expérimentation des pistes de solution