Dossiers : Le Lab-O, laboratoire d'innovations des services de l'Etat en Occitanie
Le Lab-O impulse et accompagne la transformation des services de l'Etat (préfectures et sous-préfectures, directions régionales et départementales) en Occitanie. Il permet aux agents des services de l'Etat de découvrir et d'expérimenter de nouvelles manières de travailler, de concevoir et de mettre en oeuvre des politiques publiques. Au programme: conférences, ateliers, formations, appui à la conception et à l'organisation d'ateliers créatifs et participatifs et accompagnement à la conduite de projets innovants... Depuis 2019, son offre de services se recentre sur la transformation numérique, avec le dispositif Incub'O.
Incub-O: kesak-O?
La transformation numérique, nouvelle feuille de route du Lab'O!
Lauréat du Fonds de transformation de l'action publique (FTAP) en 2018, le projet Incub-O est un dispositif d'appui à l'accélération de la transformation numérique de l’État en région. Il constitue la nouvelle feuille de route stratégique du Lab'O jusqu'en 2022.
Le programme Incub'O repose sur la conviction que la transformation numérique ne se limite pas à l'implémentation de nouveaux outils mais qu'elle induit des changements profonds qui doivent être accompagnés, au risque d'accentuer les lignes de fracture ou de décrochage (entre administration et citoyens, entre agents ou entre usagers). Il vise à concilier plusieurs grandes ambitions : moderniser les processus et les outils de travail, pour une administration plus efficiente et plus réactive, tout en favorisant l'acculturation des agents et l'inclusion des usagers les plus éloignés du numérique, dans une région à 13 départements dont certains très ruraux et à 105 quartiers prioritaires de la « politique de la ville ».
Axe 1 - Dématérialiser les procédures
Le président de la République a fixé un objectif ambitieux de dématérialisation totale des procédures d'ici 2022. Le programme Incub'O accompagne les services déconcentrés de l'Etat pour dématérialiser leurs démarches, avec le souci de garantir une simplification pour les usagers comme pour les agents. Selon un premier recensement, il resterait environ 1 000 procédures à dématérialiser partiellement ou totalement dans l'ensemble des services de l’État de la région. Sans appui méthodologique, le risque est de produire une multitude de formulaires en ligne de qualité inégale susceptibles de générer plus de confusion et de complexité pour les agents et les usagers. Le dispositif d'accompagnement Incub'O offre aux services un accompagnement pour repenser leurs processus, les simplifier au maximum avant de concevoir un processus cible dématérialisable avec l'outil "démarches-simplifiees."
Axe 2 - Développement de nouveaux outils ou services numériques
Pour moderniser l'environnement de travail des agents, le programme Incub'O accompagne des services de l'Etat pour développer des prototypes « en mode start-up d’État », en partant de l’identification d’une friction entre usagers et administration ou de gaspillages internes et en procédant par itérations successives avec des utilisateurs. En se positionnant comme un « pré-incubateur » régional, Incub-O permet de valider le scénario d’usage, la proposition de valeur et la faisabilité technique de l’outil ou du service, en partant des besoins concrets des services déconcentrés. Dans une logique ascendante, ces « preuves de concept » auront vocation à être reprises par des incubateurs nationaux (des ministères) en vue de leur généralisation et de leur mise en production. Notre capacité à opérer est démontrée par une expérimentation menée dans le cadre du Lab-O avec la DIRECCTE (développement de la première version d’un outil transversal de partage des informations sur les entreprises de la région en 4 mois, avant reprise par la direction des systèmes d’information du ministère des Affaire sociales).
Axe 3 - Acculturation des agents au numérique
Bien souvent, la transformation numérique est vécue sous l’angle de la contrainte. Les potentialités et marges de manoeuvre qu’elle permet de dégager ne sont pas toujours exploitées à bon escient. Le projet cible en particulier des agents potentiellement démunis, dans une région où la moyenne d’âge des agents publics de l’État est particulièrement élevé (50 ans pour 42,4 ans au niveau national). Ce programme de recherche-action, qui sera conçu en partenariat avec la Fondation internet nouvelle génération (FING), prototypera des ressources pédagogiques innovantes (webinaires, MOOC, micro-learning, etc.) et des dispositifs d’animation engageants, en ligne ou en présentiel afin d’entraîner l’ensemble des agents dans une dynamique d’autonomisation (« temps forts collectifs », ateliers, séances d’acculturation au code, etc.), en complément de l’offre de formations ministérielles et interministérielles « classiques ».
Axe 4 - Faciliter l'inclusion numérique des usagers les plus vulnérables
En partenariat avec la Mednum, une coopérative d’acteurs de la médiation numérique, il s’agira de prototyper et d’expérimenter une palette de solutions pour fluidifier les parcours de certaines catégories d’usagers (par exemples : réfugiés, jeunes et femmes habitant dans des quartiers prioritaires, seniors en zone rurale, personnes en situation de handicap, etc.). Une première expérimentation a été réalisée au dernier trimestre 2018 suite à un besoin identifié par le délégué du préfet et la déléguée départementale du droit des femmes pour des femmes immigrées habitant dans les quartiers prioritaires de la ville.
