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Dossiers : Tutelle des chambres consulaires (CCI-CMA)

Mise à jour : 09 juin 2020

Établissements publics de l'État, dotés d'un statut et d’une gouvernance spécifique,  les chambres de commerce et d'industrie et les chambres de métiers et de l'artisanat constituent des partenaires incontournables pour le développement des petites et moyennes entreprises, de l’industrie, du commerce, de l'artisanat et des services.

Le préfet de la région Normandie, conformément au code de commerce pour les CCIChambres de commerce et d'industrie et au code de l’artisanat pour les CMA, exerce la tutelle sur ces organismes consulaires. A ce titre et pour répondre aux exigences du contrôle administratif et financier, les organismes consulaires se doivent de faire parvenir à l’autorité de tutelle toutes les décisions/délibérations votées (budgétaires, institutionnelles, financières, immobilières…).

Tutelle des chambres consulaires, dématérialisation des actes

S’il est à noter que l’autorité de tutelle (représentée par les services du secrétariat général pour les affaires régionales sous l’autorité du préfet de la région Normandie) n’a pas à émettre un avis sur toutes les décisions/délibérations des organismes consulaires, néanmoins elles doivent toutes être présentées pour information, examen ou avis.

Le principe de la démarche de dématérialisation est à la fois de simplifier et fluidifier les nécessaires échanges de documents administratifs et financiers de manière sécurisée, mais également de permettre de suivre l’avancement du traitement de chaque décision/délibération déposée.

I – Comment est conçu l’outil

Du point de vue de la chambre

Dès la création de votre compte Démarches Simplifiées, vous pourrez déposer sur la plateforme dédiée tous documents utiles s’agissant des budgets primitif, rectifiés et exécuté à l’autorité de tutelle et les services experts (Préfecture de la région Normandie pour l’autorité de tutelle, DRFiP Normandie pour le contrôle financier et DIRECCTEDirection régionale de l'entreprise de la concurrence de la consommation du travail et de l'emploi Normandie pour le contrôle réglementaire) ; ainsi que tous documents liés au fonctionnement institutionnel, immobilier ou financier de votre organisme consulaire.

Vous pourrez donc à chaque étape importante de la vie de la chambre consulaire déposer vos documents, et suivre l’avancement de votre dossier :

  • avant la tenue de l’assemblée générale, par l’envoi de l’ordre du jour et des projets de documents administratifs, budgétaires et financiers
  • après la tenue de l’assemblée générale (dans le délai de 15 jours qui suit celle-ci), par l’envoi des documents adoptés lors de celle-ci et les délibérations signées
  • à tout autre moment que vous estimerez nécessaire ou sur demande de l’autorité de tutelle.

 

Du point de vue des services experts

La DRFiP et la DIRECCTE sont saisies de manière dématérialisée par l’autorité de tutelle. L’ensemble des pièces nécessaires (préalablement adressées par la chambre consulaire) pour proposer un avis à l’autorité de tutelle seront accessibles dans l’application.

Les experts attestent de manière dématérialisée auprès de l’autorité de tutelle la bonne réception de l’ensemble des pièces et demandes.

Dès que l’analyse des services experts est finalisée (à tout le moins avant la fin du délai contraint imparti lorsqu’il existe), ils adressent celui-ci de manière dématérialisée à l’autorité de tutelle.

 

Du point de vue de l’autorité de tutelle

L’autorité de tutelle attestera en deux temps, via l’application dématérialisée, de la réception des documents auprès de l’organisme consulaire:

  • un accusé réception automatique qui ne vaut pas complétude sera adressé à la chambre consulaire dès effectivité du dépôt
  • puis après étude des pièces soit un accusé réception de complétude du dossier (nommé accusé de réception instruction dans l’application), soit un accusé réception de suspension nécessitant pour la chambre consulaire de produire des éléments complémentaires, sera généré.

L’accusé réception de complétude marquera le début du délai imparti (lorsqu’il en existe un) pour que l’autorité de tutelle rende son avis (qui peut être suspendu le cas échéant).

L’autorité de tutelle saisit alors les services experts en charge du contrôle financier (DRFIP) et réglementaire (DIRECCTEDirection régionale de l'entreprise de la concurrence de la consommation du travail et de l'emploi), tous les documents utiles seront accessibles de manière dématérialisée dans l’application.

Au retour des avis dématérialisés des services experts, l’autorité de tutelle rédige son avis qui peut être :

  • un avis d’approbation des décisions présentées à l’autorité de tutelle, adressé (signé de l’autorité) de manière dématérialisée à la chambre consulaire.
  • un avis d’approbation avec des réserves des décisions présentées à l’autorité de tutelle, adressé (signé de l’autorité) de manière dématérialisée à la chambre consulaire.
  • un avis de non-approbation des décisions présentées à l’autorité de tutelle, adressé (signé de l’autorité) de manière dématérialisée à la chambre consulaire.

   

Mode opératoire

La chambre consulaire se connecte pour la première fois sur demarches-simplifiees.fr et ne possède pas de compte: il convient de cliquer sur le bouton « Créer un compte », rentrer un e-mail, choisir un mot de passe et cliquer sur « se connecter ».

La chambre consulaire devra renseigner son n° SIRET. Grâce à l’API Entreprises, les informations sur la personne morale (raison sociale, adresse du siège, etc.) seront automatiquement renseignées.

L’adresse mail fonctionnelle qu’il conviendra d’utiliser pour toute question qui ne trouverait pas réponse via l’applicatif est : chambres-consulaires@normandie.gouv.fr

L’équipe de la mission coordination générale, stratégie immobilière et pilotage budgétaire du SGARSecrétariat général pour les affaires régionales Normandie, administrateur de cette application reste et demeure en sa qualité d’autorité de tutelle votre interlocuteur direct.

Nous assurons à ce titre toutes les liaisons nécessaires avec les experts que sont la DRFIP et la DIRECCTEDirection régionale de l'entreprise de la concurrence de la consommation du travail et de l'emploi.

Synopsis des démarches possibles sous l’applicatif Démarches Simplifiées

Typologie de démarche

Budgétaire avec avis de la tutelle dans le mois

(pour avis)

Budgétaire avec avis de la tutelle dans les deux mois

(pour avis)

Institutionnelle / Fonctionnement / Divers

(pour information, examen ou avis)

Immobilière / Participation

(pour information, examen ou avis)

Financière

(pour information, examen ou avis)
Liste des rubriques existantes

- budget primitif (CMA uniquement)

- budget rectifié (CMA uniquement)

- budget primitif (CCIChambres de commerce et d'industrie uniquement)

- budget rectifié (CCIChambres de commerce et d'industrie uniquement)

- budget exécuté (CCIChambres de commerce et d'industrie et CMA)

- assemblée générale - bureau

- délégations

- élections

- mouvements des élus - démissions (volontaire, d'office)

- projet de création d'un groupement interconsulaire (GIC)

- PLUPlan local d'urbanisme, PLUI

- ressources humaines

- schéma directeur (CCIR uniquement)

- schéma sectoriel et rapport

- schéma sectoriel relatif à la formation, l'enseignement et l'emploi

- DIVERS

- acquisitions

- associations

- autorisation d'occupation ou d'utilisation temporaire (AOT)

- écoles - CFACentre de Formation des Apprentis

- prise à bail

- SCI

- syndicats mixtes

- ventes et cessions

- DIVERS

- apport en compte courant

- apport en nature

- apport numéraire pour augmentation du capital

- contrat d'objectifs et de moyens - CCIR/CRMA

- convention de dépassement du droit additionnel - CRMA

- conventions et leurs avenants

- délégation de service public (DSP)

- emprunts

- garanties

- indemnités de mandat

- marchés

- participation au capital des sociétés par actions simplifiée

- projet de transaction

- régies

- subventions

- tarifications

- DIVERS

II – Comment déposer vos documents

Le nouveau mode opérationnel de dépôt des documents à soumettre à l’autorité de tutelle est actif. Vous pouvez désormais déposer votre dossier, par voie dématérialisée, au moyen de l’application « démarches-simplifiees ».

Il convient d’utiliser l’un des six liens créés.

A ces six démarches, nous en avons ajouté une septième qui permet :

  • le dépôt de la convocation à l’assemblée générale (et des documents liés)
  • le dépôt des compléments sollicités dans les avis de l’autorité de tutelle
  • le dépôt pour recommandations éventuelles, en amont du vote, de délibérations ou conventions 

https://www.demarches-simplifiees.fr/commencer/cci-ccir-cma-crma-recommandations-complementseavis

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